CHEO Research Institute Job Fact Sheet

JOB DESCRIPTION
RI-16-007
POSTING PERIOD / PÉRIODE D’AFFICHAGE Du 06/30/2016 to/au 07/14/2016
TITLE:
RESEARCH ADMINISTRATIVE ASSISTANT - LEVEL I
CHEO RESEARCH INSTITUTE
REPORTS TO:
Dr. Sherri Katz
TERM:
Part time, one year term (renewable)
SUMMARY:
As an important member of Dr. Katz’s Research Team, this individual is responsible for providing a broad range of
clerical and administrative support duties, to both the Dr. Katz and to her Research Team. Maintenance of
confidentiality and discretion is mandatory.
MAIN RESPONSIBILITIES
•
Coordinates meetings and prepares related documentation.
•
Prepares meeting minutes, agendas, and other documents as required.
•
Books rooms, audiovisual equipment and catering for meetings as required.
•
Maintain internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports as
required and confidential files.
•
Works with members of other research programs, hospitals and universities on research related business.
•
Assists with staff recruiting including preparing paperwork and booking interviews.
•
Arrange for appropriate orientation and training for new team members as well as renewals of paperwork for said members of the
research team
•
Tracking and ensuring each member of the team has current Mandatory training
•
Perform clerical functions such as processing and tracking payment requisitions, deposits, receipts, paying invoices etc.
•
Assisting with Grant preparations, such as entering information into ROMEO and obtaining signatures, CVs etc.
•
Performs general office duties including photocopying, scanning, internet searches, etc.
•
Performs work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO
corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
•
Perform other related duties as assigned by the Supervisor.
EDUCATION/EXPERIENCE:
•
Police Record Check (PRC)
•
Post-Secondary Diploma, preferably in the office administration field
•
Minimum of 1 year experience in a research setting
•
Proficiency in computer skills (Microsoft Office)
•
Ability to prioritize, superior time management skills
•
High degree of accuracy and detail orientation
•
Excellent communication (verbal and written), interpersonal skills
•
Bilingualism (English and French)
(Essential)
(Essential)
(Preferred)
(Essential)
(Essential)
(Essential)
(Essential)
(Preferred)
WORKING CONDITIONS
•
Able to work in a dynamic, often hectic environment and be able to multi-task
•
Able to professionally deal with colleagues, visitors, representatives from various levels and organizations.
•
Able to be flexible with working hours in order to meet deadlines
•
Able to work under tight deadlines
•
Able to work in a team as well as independently
Interested applicants may send a cover letter and CV to Lynda Hoey at [email protected] by July 14th 2016.
Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human Resources as per the Accessibility
for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all applicants for their interest. However, only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE TRAVAIL – RI-16-007
TITRE :
ADJOINTE ADMINISTRATIVE, ADJOINT ADMINISTRATIF DE RECHERCHE – NIVEAU I – INSTITUT DE
RECHERCHE DU CHEO
SUPERVISEURE :
D Sherri Katz
MANDAT :
Poste à temps partiel, mandat d’un an (renouvelable)
RÉSUMÉ DES
FONCTIONS :
Le ou la titulaire sera un membre important de l’équipe de recherche de la D Katz. Il ou elle sera responsable
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d’effectuer un vaste éventail de tâches de bureau et de soutien administratif pour la D Katz et pour les membres de
son équipe de recherche. Le ou la titulaire devra observer la plus grande confidentialité.
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RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
•
Coordonner les réunions et en préparer la documentation nécessaire.
•
Préparer les procès-verbaux, les ordres du jour et autres documents requis.
•
Réserver des salles, de l’équipement audiovisuel et les services de traiteur nécessaires pour les réunions.
•
Tenir à jour les systèmes internes de soutien du bureau comme les bases de données, les systèmes de suivi, les systèmes de
classement, les rapports mensuels et les dossiers confidentiels.
•
Collaborer avec les membres d’autres programmes de recherche ainsi qu’avec des hôpitaux et des universités sur des activités de
recherche.
•
Aider à recruter du personnel en préparant la documentation et en fixant des rendez-vous pour les entrevues.
•
Organiser l’orientation et la formation des nouveaux membres de l’équipe et s’occuper des documents de renouvellement de tous
les membres de l’équipe.
•
Effectuer un suivi et veiller à ce que tous les membres de l’équipe aient suivi les séances de formation obligatoires.
•
Accomplir des tâches de bureau comme le traitement et le suivi des demandes de paiement, les dépôts, le paiement des
factures, etc.
•
Aider à préparer les demandes de soumission en saisissant des renseignements dans ROMEO et en obtenant les signatures, les
CV et autres documents requis.
•
Accomplir des tâches générales de bureau comme de la photocopie, de la numérisation de documents, des recherches dans
Internet, etc.
•
Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et
procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail.
•
Accomplir d’autres tâches connexes à la demande de la superviseure.
ÉTUDES ET EXPÉRIENCE
•
Vérification du casier judiciaire
•
Diplôme d’études postsecondaires dans le domaine de l’administration de bureau
•
Expérience d’au moins un an dans un milieu de recherche
•
Connaissance pratique de l’informatique (Microsoft Office)
•
Capacité d’établir des priorités et excellentes compétences en gestion du temps
•
Sens poussé de la précision et du détail
•
Excellentes compétences en communication (verbale et écrite) et bon entregent
•
Bilinguisme (français et anglais)
(Essentiel)
(Essentiel)
(Préférable)
(Essentiel)
(Essentiel)
(Essentiel)
(Essentiel)
(Préférable)
CONDITIONS DE TRAVAIL
•
Capacité de travailler dans un milieu dynamique et souvent frénétique et d’accomplir plusieurs tâches simultanément.
•
Capacité de traiter de manière professionnelle avec les collègues, avec les visiteurs et avec des représentants de différents
niveaux de la hiérarchie et d’organismes divers.
•
Capacité d’assouplir son horaire de travail pour respecter les délais.
•
Capacité de respecter des délais serrés.
•
Capacité de travailler en équipe et en autonomie.
Les candidats sont priés d’envoyer leur CV avec une lettre de présentation à Lynda Hoey à [email protected] d’ici au 14 juillet 2016.
Les candidats qui auront besoin d’aménagements pendant ce processus de candidature sont priés de s’adresser à Ressources humaines
conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.