CHEO Research Institute Job Fact Sheet

JOB DESCRIPTION
COMPETITION RI-15-022
POSTING PERIOD / PÉRIODE D’AFFICHAGE Du 12/10/2015 to/au 01/10/2016
TITLE:
RESEARCH FINANCE OFFICER
TERM:
One Year Maternity Leave Replacement (February 2016)
REPORTS TO:
Chief Financial Officer , Research Institute
SUMMARY:
As a key member of the CHEO Research Institute Administration Team, the
Research Finance Officer works on various administrative matters with the
Children’s Hospital of Eastern Ontario, other Research Institutes, External
Granting Agencies and the Faculty of Medical Research and Graduate Studies at
the University of Ottawa.
MAIN RESPONSIBILITIES (This is not an exhaustive list)
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Draft Preparation & submission of Financial Statements/Invoices to Granting Agencies
Process expenditures and maintain records of Research Institute Grant Accounts, and review and follow-up with
Investigators as required
Communicate/respond to financial inquiries with Research Staff, Purchasing and Investigators regarding Financial
Policies, Individual Budget Expenditure Queries, various deadlines, etc.
Communicate with representatives of various external agencies
Keep up to date on the various External Granting Agencies Financial Reporting Policies and Guidelines.
Keep track of Cost Centre Deficits and prepare report for the Chief Financial Officer
Maintain current grants/awards in ROMEO Database
Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and
all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
Perform other related duties as assigned by supervisor.
QUALIFICATIONS:
• The ideal candidate will have a post-secondary degree or diploma in Accounting or Business Administration;
equivalent combinations of education and experience will be considered
• Minimum 2 years of related experience including: knowledge of financial management and accounting principles
and practices, experience with financial analysis and forecasting
• Experience in a research financial environment; knowledge of research policies procedures and guidelines for
major funding sponsors and experience working with grant applications
• Proficiency in Microsoft applications (Excel, Word, PowerPoint), Outlook applications (mail, calendars)
COMPETENCIES/SKILLS
• Strong analytical and problem solving skills with a demonstrated ability to generate timely, accurate and
professional information and reports
• Excellent interpersonal and communication skills, with the ability to identify, investigate, analyze and problemsolve issues and discrepancies relating to the financial aspect of research projects
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Superior organizational skills and an ability to work effectively under pressure
Must be able to multi-task and set appropriate priorities with minimal supervision
Works well in team environment
ADDITIONALREQUIREMENTS
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Police Record Check (Essential)
Compensation will be commensurate with experience
Interested candidates should submit a cover letter of interest and curriculum vitae to [email protected]
Should the applicant require any accommodations during the application process please notify CHEO RI Human
Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all applicants for their interest. However, only those invited for an interview will be contacted
DESCRIPTION DE TRAVAIL - CONCOURS RI-15-022
POSTING PERIOD / PÉRIODE D’AFFICHAGE : Du 12/10/2015 to/au 01/10/2016
TITRE DU POSTE:
AGENT FINANCIER – RECHERCHE
MANDAT:
Remplacement de congé de maternité d’un an (février 2016)
SUPERVISEUR:
Chef des finances, Institut de recherche
RÉSUMÉ DES
FONCTIONS :
En tant que membre clé de l’équipe administrative de l’Institut de recherche du
CHEO, le ou la titulaire travaille sur des questions administratives diverses avec
le Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (CHEO), d’autres instituts
de recherche, des organismes subventionnaires externes ainsi que la Faculté de
la recherche médicale et des études supérieures de l’Université d’Ottawa.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES (Ceci n’est pas une liste exhaustive)
 Préparer et soumettre les ébauches de rapports financiers ainsi que les factures aux agences subventionnaires.
 Traiter les dépenses, maintenir les registres des comptes de subvention de l’Institut de recherche, examiner ces
derniers et faire leur suivi avec les chercheurs au besoin.
 Communiquer des renseignements financiers et répondre aux demandes venant du personnel de recherche, du
service d’approvisionnement et des chercheurs en ce qui a trait aux politiques financières, aux requêtes de dépenses
budgétaires individuelles, aux diverses échéances, etc.
 Communiquer avec les représentants de divers organismes externes.
 Rester à jour en ce qui a trait aux diverses lignes directrices et politiques de rapports financiers des organismes
subventionnaires externes
 Suivre l’évolution des déficits des centres de coûts et en préparer des rapports au chef des finances.
 Maintenir les subventions et les bourses actuelles dans la base de données ROMEO.
 Effectuer ses tâches en conformité avec les dispositions de la législation en matière d'hygiène et de sécurité du travail
et selon les règlements et toutes les politiques et procédures du CHEO (ceux des services et de tout l’organisme)
relatives à la santé et à la sécurité au travail.
 S’acquitter d’autres tâches assignées par le superviseur.
QUALIFICATIONS:
• Le candidat idéal ou la candidate idéale possèdera un diplôme post-secondaire ou un diplôme en comptabilité ou
administration des affaires. Une combinaison appropriée d’études et d’expérience sera prise en considération.
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un domaine connexe y compris: la connaissance de la gestion financière et
des principes et pratiques de comptabilité, expérience des prévisions et analyses financières
• Expérience des finances dans un milieu de recherche; connaissance des politiques et procédures en recherche
ainsi que des lignes directrices des organismes subventionnaires importants et expérience des demandes de
subventions
• Connaissance pratique des applications de Microsoft (Excel, Word, PowerPoint), applications Outlook (courriels,
calendriers)
COMPÉTENCES/HABILETÉS
• Solides compétences en analyse et résolution de problèmes; capacité manifeste de production d’information et
de rapports professionnels exacts et en temps voulu
• Excellent entregent et compétences en communication, avec la capacité d’identifier, d’examiner, d’analyser et de
résoudre les problèmes et les écarts en lien avec les aspects financiers des projets de recherche
• Excellentes compétences en organisation et capacité de travailler efficacement sous pression
• Doit être capable d’accomplir plusieurs tâches à la fois et determiner les priorités nécessaires avec un minimum
de supervision
• Savoir travailler en équipe
COMPÉTENCES SUPPLÉMENTAIRES
• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
La rémunération sera fonction de l’expérience
Les candidats intéressés doivent soumettre une lettre d’accompagnement et leur curriculum vitae à
[email protected]
Les candidats qui auront besoin d’accommodements pendant ce processus de candidature sont priés de s’adresser aux
Ressources humaines de l’IR conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes
retenues pour une entrevue.