CHEO Research Institute Job Fact Sheet

JOB DESCRIPTION - COMPETITION RI-16-013
POSTING PERIOD / PÉRIODE D’AFFICHAGE Du 08/16/2016 to/au 09/02/2016
TITLE:
RESEARCH FINANCE OFFICER
TERM:
Maternity Leave Replacement (September 2016)
REPORTS TO:
Chief Financial Officer, Research Institute
SUMMARY:
As a key member of the CHEO Research Institute Administration Team, the
Research Finance Officer works on various administrative matters with the
Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute, other Research
Institutes, External Granting Agencies and the Faculty of Medical Research and
Graduate Studies at the University of Ottawa.
MAIN RESPONSIBILITIES (This is not an exhaustive list)
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Draft Preparation & submission of Financial Statements/Invoices to Granting Agencies
Process expenditures and maintain records of Research Institute Grant Accounts, and review and follow-up with
Investigators as required
Communicate/respond to financial inquiries with Research Staff, Purchasing and Investigators regarding Financial
Policies, Individual Budget Expenditure Queries, various deadlines, etc.
Communicate with representatives of various external agencies
Keep up to date on the various External Granting Agencies Financial Reporting Policies and Guidelines.
Keep track of Cost Centre Deficits and prepare report for the Chief Financial Officer
Maintain current grants/awards in ROMEO Database
Collects the Data and assists with the preparation of Documentation for various reports, Including Reports to the
University of Ottawa on Funds Held and Administered by the CHEO Research Institute, CofO Report, Federal Indirect
Cost Report, CAHO Report as well as other Institutional Reports.
Prepare documentation and assist CFO with yearly Audit
Tracking expenses for Resident Research Grant Program
Tracking and Reconciling of Corporate Visa and Diners Cards
Maintenance and user training of ROMEO Database System
Tracking, monitoring and reconciling various institutional commitments (Endowments from foundation, OGS/OGSST,
Faculty of Health Sciences partnership program, etc.)
Maintains records of expenditures, including all Research Institute Grant Accounts assigned as well as Institution
Operational Accounts
Assist in the preparation of the Financial Data for the Institution’s Annual Report
Monthly Reconciliation/Monitoring of Institutional Accounts
Monitoring/preparation of monthly accruals and prepaids
Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all
CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
Perform other related duties as assigned by supervisor.
QUALIFICATIONS:
• The ideal candidate will have a post-secondary degree or diploma in Accounting or Business Administration;
equivalent combinations of education and experience will be considered
• Minimum 5 years of related experience including: knowledge of financial management and accounting principles and
practices, experience with financial analysis and forecasting
• Experience in a research financial environment; knowledge of research policies procedures and guidelines for major
funding sponsors and experience working with grant applications
• Proficiency in Microsoft applications (Excel, Word, PowerPoint), Outlook applications (mail, calendars)
COMPETENCIES/SKILLS
• Strong analytical and problem solving skills with a demonstrated ability to generate timely, accurate and professional
information and reports
• Excellent interpersonal and communication skills, with the ability to identify, investigate, analyze and problem-solve
issues and discrepancies relating to the financial aspect of research projects
• Superior organizational skills and an ability to work effectively under pressure
• Must be able to multi-task and set appropriate priorities with minimal supervision
• Works well in team environment
• Ability to prioritize, Time Management Skills (essential)
• Able to work with heavy workloads (essential)
• Detail Oriented (essential)
ADDITIONALREQUIREMENTS
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Police Record Check (essential)
Compensation will be commensurate with experience
Interested candidates should submit a cover letter of interest and curriculum vitae to [email protected]
Should the applicant require any accommodations during the application process please notify CHEO RI Human
Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all applicants for their interest. However, only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE TRAVAIL - CONCOURS RI-16-013
POSTING PERIOD / PÉRIODE D’AFFICHAGE Du 08/16/2016 to/au 09/02/2016
TITRE DU POSTE :
AGENT FINANCIER – RECHERCHE
MANDAT :
Remplacement de congé de maternité (septembre 2016)
SUPERVISEUR :
Chef des finances, Institut de recherche
RÉSUMÉ DES
FONCTIONS :
En tant que membre clé de l’équipe administrative de l’Institut de recherche du
CHEO, le ou la titulaire travaille sur des questions administratives diverses avec
le Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (CHEO), d’autres instituts
de recherche, des organismes subventionnaires externes ainsi que la Faculté de
la recherche médicale et des études supérieures de l’Université d’Ottawa.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES (Ceci n’est pas une liste exhaustive)
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Préparer et soumettre les ébauches de rapports financiers ainsi que les factures aux agences subventionnaires.
Traiter les dépenses, maintenir les registres des comptes de subvention de l’Institut de recherche, examiner ces
derniers et faire leur suivi avec les chercheurs au besoin.
Communiquer des renseignements financiers et répondre aux demandes venant du personnel de recherche, du
service d’approvisionnement et des chercheurs en ce qui a trait aux politiques financières, aux requêtes de dépenses
budgétaires individuelles, aux diverses échéances, etc.
Communiquer avec les représentants de divers organismes externes.
Rester à jour en ce qui a trait aux diverses lignes directrices et politiques de rapports financiers des organismes
subventionnaires externes
Suivre l’évolution des déficits des centres de coûts et en préparer des rapports au chef des finances.
Maintenir les subventions et les bourses actuelles dans la base de données ROMEO.
Recueillir des données et aider à préparer la documentation nécessaire pour divers rapports, dont les rapports à
remettre à l’Université d’Ottawa sur les fonds que détient et qu’administre l’Institut de recherche du CHEO, le rapport
du chef des finances, le rapport sur les coûts indirects à soumettre au gouvernement fédéral, le rapport pour le CAHO
et d’autres rapports de l’Institut.
Aider le chef des finances à mener les audits annuels et en préparer la documentation.
Suivre les dépenses du programme des subventions de recherche pour les résidents.
Effectuer le suivi et le rapprochement des dépenses payées par cartes de crédit Visa et Diners de l’Institut.
Tenir à jour la base de données ROMEO et en former les utilisateurs.
Suivre, surveiller et rapprocher divers engagements de l’Institut (dotations de la Fondation, bourses d’études
supérieures de l’Ontario, programme de partenariat avec la Faculté des sciences de la santé, etc.).
Tenir les livres des dépenses, ce qui comprend tous les comptes de subvention de l’Institut de recherche et les
comptes opérationnels de l’établissement.
Aider à préparer les données financières nécessaires pour préparer le rapport annuel de l’établissement.
Effectuer le rapprochement mensuel et surveiller les comptes de l’Institut.
Surveiller et préparer les régularisations mensuelles et prépayées.
Effectuer ses tâches en conformité avec les dispositions de la législation en matière d'hygiène et de sécurité du travail
et selon les règlements et toutes les politiques et procédures du CHEO (ceux des services et de tout l’organisme)
relatives à la santé et à la sécurité au travail.
S’acquitter d’autres tâches assignées par le superviseur.
QUALITÉS REQUISES:
• Le candidat idéal ou la candidate idéale possèdera un diplôme post-secondaire ou un diplôme en comptabilité ou
administration des affaires. Une combinaison appropriée d’études et d’expérience sera prise en considération.
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Minimum de 5 ans d’expérience dans un domaine connexe y compris: la connaissance de la gestion financière et des
principes et pratiques de comptabilité, expérience des prévisions et analyses financières
Expérience des finances dans un milieu de recherche; connaissance des politiques et procédures en recherche ainsi
que des lignes directrices des organismes subventionnaires importants et expérience des demandes de subventions
Connaissance pratique des applications de Microsoft (Excel, Word, PowerPoint), applications Outlook (courriels,
calendriers)
COMPÉTENCES/HABILETÉS
• Solides compétences en analyse et résolution de problèmes; capacité manifeste de production d’information et de
rapports professionnels exacts et en temps voulu
• Excellent entregent et compétences en communication, avec la capacité d’identifier, d’examiner, d’analyser et de
résoudre les problèmes et les écarts en lien avec les aspects financiers des projets de recherche
• Excellentes compétences en organisation et capacité de travailler efficacement sous pression
• Doit être capable d’accomplir plusieurs tâches à la fois et determiner les priorités nécessaires avec un minimum de
supervision
• Savoir travailler en équipe
COMPÉTENCES SUPPLÉMENTAIRES
• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
La rémunération sera fonction de l’expérience
Les candidats intéressés doivent soumettre une lettre d’accompagnement et leur curriculum vitae à
[email protected]
Les candidats qui auront besoin d’accommodements pendant ce processus de candidature sont priés de s’adresser aux
Ressources humaines de l’IR conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes
retenues pour une entrevue.