FT, Data Request and Research Coordinator, BORN Ontario

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Posted Date:
Monday, January 4, 2016
Due Date:
Sunday, January 10, 2016
Job type:
Permanent
Position Number:
4401
Position Title:
Competition Number:
16-007
Salary:
$61,327.50 to $75,270.00 per year
Union:
OPSEU
Supervision:
Scientific Manager
POSITION SUMMARY
Manages BORN Ontario’s data request, data preparation, and data output to external and internal
requestors. The scope of work includes up to 200 data requests/yr of varying complexity, from clinical
care providers MOHLTC, MCYS, school boards, LHINs, Health Quality Ontario, Provincial Council for
Maternal Child Health, midwifery stakeholder groups, screening labs and other provincial
committees/programs. Also manages BORN’s internal and external research projects including grant
proposals, investigator meetings, communication, REB approvals, site coordination and assistance with
manuscript preparation.
BORN Ontario | CHEO Research Institute | Centre for Practice-Changing Research Building
401 Smyth Road |Ottawa, ON | K1H 8L1 | T: 613.737.7600 x 6022 | F: 613.737. 6504| www.BORNOntario.ca
RESPONSIBILITIES
Data Requests:

Triage and manage research and data requests coming into BORN

Decide on eligibility to receive data from BORN among requestors/researchers and privacy
implications of each request.

Manage and track the work of four analysts to ensure best possible use of time and appropriate
deadlines

Ensure proper de-identification of datasets occurs as per the BORN privacy guidelines

Verify all work coming back from data analysts to ensure the tables are correct, small cell sizes
are suppressed, appropriate interpretation notes are included – where unsure, checks with
epidemiologist or scientific manager

Manages all paperwork associated with data requests. Consults with privacy officer as required
ensuring Registry requirements are met.

Liaise with CHEO and other REB and Research offices for ethics approval and research
agreements.

Logs all data requests, research agreements and status reports as per the registry guidelines

Safely transmit data to requestors/researchers as per the registry guidelines

Assist or develop/maintain systems and processes for organizing data and research requests

Manages the cost recovery process associated with data requests – invoicing, payments, tracking

Prepare annual reports on data request activities
Research

Administration of the study or clinical trial.

Oversee recruitment including screening and obtaining informed consents

Creation of data forms and study procedure manuals

Communication between study personnel, sites and investigators

Supervision of the collection, scoring, and coding of research information.

Grant-related requirements including REB submissions

Report writing

Contribute to the preparation of manuscripts

Training and supervision of study personnel.

Development and management of budgets) for grant proposals and monitoring/reporting on
budgets for active grants

Coordinate, organize and chair relevant research meetings.

Participates in professional development activities related to job requirements
QUALIFICATIONS

Police Record Check (PRC) (Essential)

Minimum 3 years research coordination experience (maternal child preferred) (Preferred)

Understanding of research design, procedures, guidelines and standards governing clinical
research including the Ontario Personal Health Information Protection Act (Preferred)

Demonstrated management and organizational skills (Essential)

Data management experience (Essential)

Proficiency in computer skills (Microsoft Office) (Essential)

Excellent communication (verbal and written), interpersonal and organizational skills (Essential)

Experience with REB submissions, Good Clinical Practice Guidelines (Preferred)

Experience with protection of personal health information and privacy requirements (Preferred)

Bilingual (French and English) (Preferred)
* Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU).
Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human
Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Le ou la titulaire gère la demande de données, la préparation des données ainsi que leur envoi aux
requérants de l’interne et de l’extérieur. Il ou elle traite chaque année jusqu’à 200 demandes de données
de complexité variable provenant de fournisseurs de soins cliniques, du MSSLDO, du MSEJ, des
conseils scolaires, des RLISS, de Qualité des services de santé Ontario, du Provincial Council for
Maternal Child Health, de groupes de sages-femmes, de laboratoires de dépistage et d’autres comités et
programmes provinciaux. Il ou elle gère aussi des projets de recherche du Registre BORN menés à
l’interne et à l’extérieur, ce qui comprend la rédaction de demandes de subvention, la participation à des
réunions de chercheurs, la communication entre les participants à la recherche, des demandes
d’approbation du CER, la coordination des centres et l’aide à la préparation de manuscrits.
RESPONSABILITÉS
Demandes de données

Trier et gérer les demandes de recherche et de données que reçoit le Registre BORN.

Décider si les requérants et les chercheurs sont admissibles aux données demandées et
déterminer les répercussions que chaque demande pourrait avoir sur la protection des
renseignements personnels.

Gérer et suivre les travaux de quatre analystes afin d’utiliser le temps le plus efficacement
possible et de respecter les délais.

Veiller à l’anonymisation des ensembles de données conformément aux lignes directrices du
Registre BORN sur la protection des renseignements personnels.

Vérifier tout le travail qu’accomplissent les analystes de données pour voir si les tableaux sont
corrects, si l’on a supprimé les cellules de petite taille et si l’on a inséré des notes d’interprétation
adéquates; en cas de doute, s’adresser à l’épidémiologiste ou au gestionnaire scientifique.

Gérer toute la documentation liée aux demandes de données; au besoin, consulter l’agent de la
protection de la vie privée afin de respecter toutes les exigences du Registre.

Traiter avec le CHEO et avec d’autres bureaux de CER et de recherche au sujet de l’approbation
éthique et des conventions de recherche.

Inscrire toutes les demandes de données, les conventions de recherche et les rapports d’étape
conformément aux lignes directrices du Registre.

Transmettre les données de façon sécuritaire aux requérants et aux chercheurs conformément aux
lignes directrices du Registre.

Créer ou mettre à jour des systèmes et des processus d’organisation des données et des demandes
de recherche.

Gérer le processus de recouvrement des coûts liés aux demandes de données – facturation,
paiement, suivi.

Préparer les rapports annuels sur les activités de demande de données.
Recherche

Administrer des études et des essais cliniques.

Surveiller le recrutement, ce qui comprend la sélection et l’obtention de consentements éclairés.

Créer des formes de données et des manuels de procédure pour les études.

Assurer la communication entre le personnel de l’étude, les centres et les chercheurs.

Superviser la collection des données, noter et codifier les renseignements de recherche.

Traiter les demandes de subvention ainsi que les présentations au CER.

Rédiger des rapports.

Contribuer à la préparation de manuscrits.

Former et superviser le personnel de l’étude.

Élaborer et gérer des budgets pour les demandes de subvention; surveiller les budgets des
subventions actives et présenter des rapports.

Coordonner, organiser et présider les réunions de recherche pertinentes.

Participer à des activités de perfectionnement professionnel liées aux exigences du poste.
QUALIFICATIONS

Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

Expérience d’au moins 3 ans en coordination de recherche (de préférence sur les soins aux mères
et aux nouveau-nés) (Préférable)

Compréhension de la conception de recherche, des procédures, des lignes directrices et des
normes qui régissent la recherche clinique, ce qui comprend la Loi sur la protection des
renseignements personnels sur la santé (Préférable)

Compétences manifestes en gestion et en organisation (Essentiel)

Expérience de la gestion des données (Essentiel)

Connaissance pratique de l’informatique (Microsoft Office) (Essentiel)

Excellentes compétences en communication (verbale et écrite), bon entregent et bon sens de
l’organisation (Essentiel)

Expérience des présentations aux CER et des bonnes pratiques cliniques (Préférable)

Expérience de la protection des renseignements personnels sur la santé et de la vie privée
(Préférable)

Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)
* Veuillez noter que vous serez représenté(e) par le syndicat des employés de la fonction publique de
l’Ontario.
Si le candidat ou la candidate requiert des accommodements lors du processus de candidature, veuillez
en avertir les Resssources humaines en vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées
de l’Ontario.
Please apply by sending a current resume and filing an application form, to the Human Resources
Department OR please send your cover letter and a current resume indicating the competition number to
[email protected]. Please ensure your documents are in Word or PDF format and sent within the required
timeframe.
Veuillez poser votre candidature en envoyant un curriculum vitae à jour et un formulaire de demande
d’emploi au service des Ressources humaines OU envoyer votre lettre de présentation et votre
curriculum vitae à jour indiquant le numéro du concours à [email protected]. Veuillez vous assurer que
vos documents sont en Word ou format PDF et envoyés dans les délais requis.

FT, Data Request and Research Coordinator, BORN Ontario

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