summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
18 November 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
AIR AND LAND COMBAT SYSTEMS PROGRAMME OFFICE
POSITIONS Nos.
:
LM-4,9,146,161
TITLE
:
Clerk
GRADE
:
B-2
JOB CODE
:
A65
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Assisting in the preparation of the administrative tasks in support of the various Support Partnerships
(SPs) managed by the Programme Office.

Assisting in the administrative support of the Programme Managers Office (PMO) and/or Branches.

Executing a variety of typing tasks in both official NATO languages.

Executing clerical work of a responsible nature such as: maintaining a filing system, distributing incoming
correspondence, proofreading and ensuring the correctness and format of outgoing correspondence and
assigning filing numbers.

Participating in the various customer meetings as directed by the SPC Secretary.

Drafting agendas, Decision Sheets (DS) and summary records of the respective meetings.

Ensuring the minutes, records and documents related to the Support Partnership Committees (SPCs) are
properly filed and distributed in accordance with (IAW) policy guidelines.

Assisting in maintaining an action item lists database.

Assisting in maintaining the internal Operating Procedures (OPs).

Assembling, reproducing and distributing documents.

Receiving visitors and answering telephone calls.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Assisting in maintaining the documents published on the Infohub related to respective projects.
LM-4,9,146,161
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience normally acquired after one to two years as a Junior Clerk/Typist in the Agency or in a similar
organization.

Ability to type 45 w.p.m. in one of the two official NATO languages.

Ability and willingness to operate NSPA standard office automation equipment and software and to
receive appropriate training, as required (previous experience or training in this field would be an asset).

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

N/A
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
LM-4,9,146,161
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
18 novembre 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES DE COMBAT AÉRIEN ET TERRESTRE"
:
LM-4,9,146,161
TITRE
:
Employé(e)
GRADE
:
B-2
POSTES N
os
CODE POSTE
:
A65
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers son chef, le (la) titulaire exécute les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

aider à la préparation des travaux administratifs dans le cadre du soutien assuré aux différentes
associations de soutien (AS) gérées par le bureau de programme ;

aider à assurer le soutien administratif du bureau du gestionnaire de programme et/ou des branches ;

réaliser divers travaux de dactylographie dans les deux langues officielles de l'OTAN ;

effectuer des travaux de bureau comportant des responsabilités, tels que la tenue d'un classement, la
distribution du courrier "arrivée", la relecture et la vérification de la correction et de la présentation du
courrier "départ", ainsi que l'attribution des numéros de classement ;

participer aux différentes réunions avec les clients conformément aux instructions du secrétaire de CAS ;

rédiger les ordres du jour, feuilles de décision et procès-verbaux des différentes réunions ;

veiller à ce que les comptes rendus, procès-verbaux et documents relatifs aux comités d'association de
soutien (CAS) soient correctement classés et diffusés conformément aux lignes directrices ;

aider à assurer la tenue d'une base de données des listes de suites à donner ;

contribuer à la tenue à jour des procédures d'exploitation (OP) internes du bureau de programme ;

assurer l'assemblage, la reproduction et la diffusion de documents ;

accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

aider à assurer la tenue des documents publiés dans le centre d'information (Infohub) relatifs aux
différents projets.
LM-4,9,146,161
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1026_07#4xx.docx
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience normalement acquise après un à deux ans de service en qualité d'employé(e) adjoint(e) au
sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Aptitude à dactylographier 45 mots/minute dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN.

Capacité et volonté d'exploiter les matériels et les logiciels de bureautique standard de la NSPA et à suivre
une formation appropriée en tant que de besoin (une certaine expérience ou une formation acquise
antérieurement dans ce domaine constituerait un atout).

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

S.O.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
LM-4,9,146,161
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015