SUMMARY RESPONSIBILITIES General - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
27 August 2015
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
SOUTHERN OPERATIONAL CENTRE, Operations and Logistics Support Office, Operations
Branch
POSITION No.
:
S-87
TITLE
:
Chief of Branch
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A36
DUTY LOCATION
:
Taranto, ITA
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Operations Manager while in Taranto. When deployed, he/she reports to
the Commander of the Headquarters (HQ) Support Unit and/or to the Camp Commander assigned. More
precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Branch.

When deployed, managing the cost effective delivery of a capability for the reception, storage,
maintenance, shipment, transportation, and disposal of material, including all Allied Command
Operations (ACO) or other Agency assets as required.

Preparing programmes of work within established financial parameters and maintaining required
readiness levels for ACO expeditionary equipment.

Ensuring execution of the maintenance plan and update of related documentation.

Ensuring the Branch staff is adequately trained, equipped and healthy to execute tasks in accordance with
the assigned Notice to Move.

Organizing and supervising training of related personnel on deployable HQ assets, including Branch staff,
according to Supreme Headquarters Allied Powers in Europe (SHAPE) Procedures, Projects, plans and
NSPA prescriptive documents.

Ensuring the materiel readiness, both from a technical and maintenance point of view, of the stored
deployable HQ assets and reporting to the Commander SOC on all aspects of readiness regarding ACO
expeditionary equipment.

Organizing deployment, set up, operation, maintenance and redeployment of the deployable HQ assets.

Preparing accurate and timely reports as required.

Representing Southern Operational Centre (SOC) on the Capability Packages Users Group and providing
updates and briefings as required.

Preparing for and participating in ACO certification activities as required.

Ensuring that the execution of customs formalities has been properly performed.
S-87
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Contributing to the disposal activities in liaison with the Support Group and with the Logistic Support
Branch

Managing and maintaining the technical library up to date.

If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved
operations/missions.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.

The incumbent is further responsible for the correctness of management information concerning assigned
responsibilities.
Specific Responsibilities

Managing, where applicable, the deployment of the staff and equipment, reporting on the readiness of
deployable SOC personnel and assets.

Assisting the Property Accounting Officer (PAO) and working in close coordination with users
(representatives from NATO HQ) and ensuring accountability transfers for deployable HQ assets when
deployment and/or redeployment are required for contingency operations and exercise planning.

Coordinating and developing Operating Procedures (OPs) to implement NSPO Governance Documents
and NSPA Operating Instructions (OIs).
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree or equivalent education.

Extensive experience in deployable operations normally acquired in the Agency or in a similar
organization.

Experience and extensive background in logistics procedures.

Good experience and good knowledge of modern and containerized supply, transportation and shipment
procedures, depot operations and field maintenance technique.

Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes.

Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines.

Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on
performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems
early to mitigate risk and redirect performance.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Knowledge of dangerous goods and classified material transportation regulations.

Experience in field military management, administration at unit level and practical experience in rapid
deployment.

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) and NATO Depot and Support System (NDSS) in
particular would be an asset.

Knowledge of NSPA quality, security, safety and personnel administration regulations would be an asset.
S-87
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Knowledge in business management and personnel administration in a sizeable organization.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams
working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while
remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

S-87
Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national
policy.
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
27 août 2015
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
CENTRE D'EXPLOITATION SUD, Bureau "opérations et soutien logistique", Branche
"opérations"
POSTE N°
:
S-87
TITRE
:
Chef de branche
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A36
LIEU D'AFFECTATION
:
Tarente, ITA
RÉSUMÉ
Lorsque le (la) titulaire se trouve à Tarente, il (elle) rend compte au gestionnaire des opérations. En
déploiement, il (elle) rend compte au commandant de l'unité de soutien du quartier général et/ou au
commandant du camp dont il (elle) relève. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

gérer le personnel affecté à la branche, tant du point de vue technique que sur le plan administratif ;

lorsqu'il (elle) est en déploiement, gérer la mise à disposition économique d'une capacité permettant
l'exécution des opérations de réception, de stockage, de maintenance, d'expédition, de transport et
d'élimination du matériel, et notamment de tous les moyens du Commandement allié Opérations (ACO)
ou d'autres agences, selon les besoins ;

élaborer des programmes de travail dans les limites des paramètres financiers qui ont été fixés et
maintenir les niveaux de disponibilité opérationnelle requis pour les matériels des opérations
expéditionnaires de l'ACO ;

veiller à l'exécution du plan de maintenance et à la mise à jour des documents connexes ;

veiller à ce que le personnel de la branche soit suffisamment formé, équipé et en bonne santé pour
exécuter les tâches qui lui sont confiées, conformément au préavis de mouvement qui le concerne ;

organiser et superviser la formation du personnel concerné, y compris le personnel de la branche, aux
équipements des quartiers généraux déployables conformément aux procédures, aux projets et aux plans
du Grand quartier général des puissances alliées en Europe (SHAPE) et aux documents réglementaires de
la NSPA ;

veiller au maintien en condition, tant du point de vue technique que du point de vue de la maintenance,
des équipements détenus en stock pour les quartiers généraux déployables et rendre compte au
commandant du SOC de tous les aspects de la disponibilité opérationnelle des matériels destinés aux
opérations expéditionnaires de l'ACO ;

organiser le déploiement, l'installation, l'exploitation, la maintenance et le redéploiement des
équipements des quartiers généraux déployables ;

établir des rapports précis et dans les délais, selon les besoins ;

représenter le Centre d'exploitation sud (SOC) au Groupe des utilisateurs des paquets de capacités et
présenter des points de situation et des exposés en fonction des besoins ;

préparer les activités de certification de l'ACO et y participer selon les besoins ;

veiller à ce que les formalités douanières soient correctement remplies ;
S-87
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1023_15#1xx.docx

contribuer à l'exécution des activités d'élimination de matériels en liaison avec le Groupe "soutien" et
avec la Branche "soutien logistique" ;

assurer la gestion et la tenue à jour de la bibliothèque technique ;

si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct
d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.

Le (la) titulaire est par ailleurs responsable de l'exactitude des informations de gestion relatives à ses
fonctions.
Responsabilités particulières

Le cas échéant, assurer la gestion du déploiement du personnel et du matériel, et rendre compte de la
disponibilité du personnel et des moyens déployables du SOC ;

assister l'agent comptable des biens et travailler en étroite collaboration avec les utilisateurs
(représentants du siège de l'OTAN) et veiller aux transferts de responsabilité concernant les équipements
de quartiers généraux déployables en cas de déploiement ou de redéploiement nécessaire dans le cadre
d'opérations de circonstance et de la planification des exercices ;

coordonner et élaborer des procédures d'exploitation (OP) pour la mise en œuvre des documents
réglementaires de la NSPO et des instructions d'exploitation (OI) de la NSPA.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente.

Expérience étendue des opérations en déploiement normalement acquise au sein de l'Agence ou d'un
organisme similaire.

Expérience et connaissance étendue des procédures logistiques.

Bonne expérience et bonne connaissance des procédures modernes d'approvisionnement, de transport
et d'expédition en conteneur, des opérations effectuées dans un dépôt ainsi que des techniques de
maintenance de niveau intermédiaire.

Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre
les résultats souhaités.

Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de
qualité dans de brefs délais.

Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui
concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les
indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de
réorienter l'exécution du travail.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Connaissance des règlements relatifs au transport des marchandises dangereuses et des matériels
classifiés.

Expérience en matière de gestion militaire sur le terrain, d'administration à l'échelon des unités et
expérience pratique du déploiement rapide.

La connaissance du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'Agence et en particulier du système de soutien
des dépôts de l'OTAN (NDSS) constituerait un atout.

Une connaissance des règlements de la NSPA en matière de qualité, de sécurité, de sûreté et
d'administration du personnel constituerait un atout.
S-87
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015

Connaissance de l'administration des affaires et de la gestion du personnel au sein d'un organisme
important.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération. Capacité à diriger des équipes
travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S-87
Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur
travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015