summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
ORGANIZATION
:
OPERATIONAL LOGISTICS PLANNING AND SUPPORT PROGRAMME OFFICE (LK)
TITLE
:
Consultant – Senior Advisor
POSITION No.
:
CO-5129
DUTY LOCATIONS
:
NSPA Capellen, Afghanistan, Kosovo and others as required
SUMMARY
The incumbent is directly responsible to the Chief of the Operational Logistics Support Branch in the
Operational Logistics Planning and Support Programme Office. More precisely, he/she is responsible for
performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
 Advising the Branch Head in his management of designated projects, including time and resource
planning aspects, as well as providing recommendations for the administrative control and technical
direction of the overall project or maintenance activity.
 Advising on analysis, planning and for the maintenance of a close interface with other NATO elements
and stakeholders in their operations.
 Facilitating the management of allocated resources in terms of finance and personnel throughout the
designated project life cycle.
 Preparing the submission of the annual operational and administrative budgetary requirements for
assigned projects.
 Supporting the monitoring of the approved credits and making proposals for the budget revision.
 Drafting, coordinating and implementing all procedures necessary to ensure an appropriate interface
with customers and contractors in coordination with the procurement staff and other NSPA
organizational elements as required.
 Assisting the Branch Chief in developing/maintaining Operating Procedures (OPs) and in other studies
and tasks aimed at improving the Programme Office management and performance.
 Advising on the reporting functions to decision-making authorities at HQ NATO, Allied Command
Operations (ACO) and national Ministries of Defense (MODs), as assigned.
 Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.
 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities
 Facilitating the supervision of teams and project teams as required from both technical and
administrative point of view, assisting to ensure their professional training and development and
providing them with conceptual guidance as required.
 Drafting technical instructions, procedures and concepts.
CO-5129 (LK) - 2015
 When directed, working with customers to identify and confirm requirements, funding and employment
of services provided.
 Assisting the overseeing the full contracting processes for his/her activity responsibilities, including the
management of the contractors.
 Advising on on-site capability management and technical assistance provided.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications
 University degree or equivalent education.
 Good knowledge of logistics support and sustainment of expeditionary operations.
 Good knowledge of engineering and/or project management and contracting.
 Strong background/experience in joint military planning and operations.
 Good understanding of the Agency’s role within NATO.
 Strong networking skills and experience working in an international environment (with International
Organizations and personnel).
 Experience working with senior military officers and staff.
 Good skills in technical writing, communication and presentations.
 Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
 Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other.
 A "NATO SECRET" security clearance.
Specific Qualifications
 Masters’ Degree in Business Administration / Management, or equivalent experience would be an
asset.
 Specialized knowledge in the area of logistics acquisition and maintenance for in-theatre operations.
 Knowledge of resource management related to logistics support activities, base operations support or
public works.
DESIRABLE QUALIFICATIONS
 Good knowledge of the second official NATO language would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS
 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "PLANIFICATION ET SOUTIEN DE LA LOGISTIQUE OPÉRATIONNELLE" (LK)
TITRE
:
Consultant – Conseiller(-ère) principal(e)
POSTE N°
:
CO-5129
LIEUX D'AFFECTATION
:
NSPA (Capellen), Afghanistan, Kosovo et autres lieux en fonction des besoins
RÉSUMÉ
Le (la) titulaire relève directement du chef de la branche "soutien logistique opérationnel" du Bureau de
programme "planification et soutien de la logistique opérationnelle". Il (elle) exerce plus précisément les
fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
 conseiller le chef de branche dans la gestion des projets qui lui sont confiés, notamment en ce qui
concerne les aspects de planification du temps et des ressources, et formuler des recommandations
concernant le contrôle administratif et la direction technique de l'ensemble du projet ou de l'activité
de maintenance ;
 donner des conseils concernant l'analyse, la planification et le maintien d'une coordination étroite
avec d'autres éléments et parties prenantes de l'OTAN dans le cadre de leurs opérations ;
 aider à la gestion, pendant tout le cycle de vie prévu du projet, des ressources financières et humaines
affectées ;
 préparer la soumission des besoins budgétaires opérationnels et administratifs annuels pour les
projets qui lui sont confiés ;
 aider à contrôler l'utilisation des crédits approuvés et formuler des propositions concernant la révision
des budgets ;
 élaborer, coordonner et mettre en œuvre toutes les procédures nécessaires pour permettre de
bonnes relations avec les clients et les titulaires de marché, en coordination avec le personnel chargé
des achats et d'autres services de la NSPA, en fonction des besoins ;
 aider le chef de branche à élaborer et à tenir à jour les procédures d’exploitation et à réaliser d’autres
études et tâches visant à améliorer la gestion et l’efficacité du bureau de programme ;
 donner des conseils concernant les fonctions de compte rendu aux autorités décisionnaires au siège de
l'OTAN, au Commandement allié Opérations (ACO) et dans les ministères de la Défense nationaux,
suivant les instructions qui lui sont données ;
 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
 En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de
ses autorités nationales.
Responsabilités particulières
 aider à superviser des équipes et des équipes de projet le cas échéant, des points de vue technique et
administratif ; fournir une assistance dans le cadre de leur formation et leur évolution professionnelles
et leur donner des orientations conceptuelles selon les besoins ;
 élaborer des instructions, des procédures et des concepts techniques ;
 travailler, suivant les directives reçues, avec les clients afin de recenser et de confirmer les besoins ainsi
que le financement et l'utilisation des services fournis ;
 aider à superviser la totalité des processus de passation de marchés relevant des responsabilités liées à
son activité, notamment la gestion des titulaires de marché ;
 donner des conseils concernant la gestion des capacités sur site et l'assistance technique fournie.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales
 Diplôme universitaire ou formation équivalente.
 Bonne connaissance en matière de soutien logistique et d'appui durable des opérations
expéditionnaires.
 Bonnes connaissances dans le domaine de l'ingénierie et/ou de la gestion de projets et de la passation
de marchés.
 Solides connaissances et grande expérience en matière de planification et d'exécution d'opérations
militaires interarmées.
 Bonne compréhension du rôle de l'Agence au sein de l'OTAN.
 Excellentes compétences en matière de réseautage et expérience professionnelle dans un
environnement international (organisations internationales et leur personnel).
 Expérience de travail avec des officiers et responsables supérieurs.
 Bonnes aptitudes en matière de rédaction technique, de communication et de présentation.
 Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
 Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'OTAN et connaissance pratique de l'autre.
 Habilitation de sécurité "NATO SECRET".
Qualifications particulières
 Un master en administration des affaires/en gestion ou une expérience équivalente constituerait un
atout.
 Connaissances spécialisées dans les domaines de l'acquisition logistique et de la maintenance dans le
cadre d'opérations menées sur un théâtre.
 Connaissances en matière de gestion des ressources appliquée aux activités de soutien logistique, aux
services d'exploitation d'une base ou aux travaux publics.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
 Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'OTAN constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES
 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au
texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le
sens des responsabilités et le professionnalisme.