summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
17 June 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
INFORMATION SYSTEMS DIVISION, Division Chief's Office
POSITION No.
:
IT-118
TITLE
:
Principal IS Service Delivery Officer
GRADE
:
A-4
JOB CODE
:
A62
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Division for the overall development of the Agency's Information
Systems (IS) Architecture and for the oversight of the services delivered by external parties as well as services
delivered to customers by the Division. More precisely, he/she is responsible for performing the following
functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Serving as the principal advisor on service delivery, including services received from external sources
[including the NATO Communication and Information Agency (NCIA)] and services provided to customers
by the NSPA Information Technology (IT) function.

Ensuring coherence, security, interoperability and cost effectiveness of the future IS service delivery
architecture while planning its long-term evolution to best support NSPA business requirements and
customers.

Managing high-profile projects and being fully responsible for all aspects of projects management and
implementation.

Controlling projects in all areas of IT from setup through execution to closure phases.

Developing, reviewing and vetting Service Level Agreements (SLAs) with suppliers (including NCIA) and
customers of the IT function.

Managing and/or supervising service delivery by suppliers to IT and by IT to customers, according to
contracts and SLAs.

Developing and reviewing IT architecture and strategy prioritizing service delivery and quality.

Providing high-level input, especially for IT projects, to the Information and Communication Technologies
(ICT) plan.

Proposing policy, strategy and architecture for the Agency's enterprise software (SAP)-based business
backbone and supervising its implementation.

Developing and revising/reviewing business cases and projects plans with specific consideration to the
business value of an IT project.

Ascertaining that IT projects contribute to business goals, identifying the value of IT projects and
documenting this value at inception, throughout project execution and at project closure.
IT-118
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Ascertaining overall alignment of the IT function with the business units and business requirements of the
Agency.

Preparing IS related briefings and information to senior management as required.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Assisting with risk identification and assessment at corporate IT level.

Performing business process analysis and optimization, at corporate IT level.

Preparing SLAs ensuring costs are apportioned equitably to users and the Total Cost of Ownership (TCO) is
contained.

Liaising and maintaining close interface with NCIA and other NATO bodies, as required, including NATO
working groups, ensuring NSPA interests are properly represented and the interoperability of NSPA IS's
with NATO and national systems is ascertained.

Measuring and monitoring the overall quality, costs, risks and benefits of IS projects and ensuring that
risks are understood and managed and that benefits are realized.

Keeping up-to-date with current and trending IS technical developments and assessing whether these
may be appropriate for the Agency.

Participating in the Agency's business development activities and liaising with NATO bodies to integrate
new operational and interoperability requirements in IS plans.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree in computer science, information systems management, computer information systems
or similar related field equivalent to a Master's.

Not less than ten years of experience in the IT profession with proven track record of successful
achievements in delivering results at the management level, ideally gained in mid-sized public or private
sector organizations.

Experience in administration at the senior staff level, acquired in a sizeable and complex organization.

Ability to facilitate/present with strong persuasion to secure buy-in and highly effective negotiating skills
to achieve desired outcomes including business growth.

Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality
products under short-notice deadlines.
Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), to set
performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to
engage problems early to mitigate risk and redirect performance.
Specific Qualifications

Broad knowledge of SAP including all functional areas like Finance, Procurement, Logistics and Human
Resources (HR).

Broad and up-to-date knowledge of and proven experience in the life-cycle of corporate IS and Enterprise
Architecture (EA) technology, preferably in the domain of defense logistics.

Experience in IS aspects of transformation initiatives in large, complex organizations.
IT-118
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Experience in the NATO environment would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organization.
Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives.

Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit
of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
IT-118
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
17 juin 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
DIVISION DES SYSTÈMES D'INFORMATION, Bureau du chef de division
:
IT-118
TITRE
:
Premier(-ère) responsable de la fourniture de services informatiques
GRADE
:
A-4
POSTE N
o
CODE POSTE
:
A62
LIEU D’AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le (la) chef de division, le (la) titulaire est chargé(e) de l'élaboration globale de
l'architecture des systèmes d'information de l'Agence et de la supervision des services fournis par des tiers
externes et des services fournis à des clients par la division. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions
suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

tenir le rôle de conseiller principal dans le domaine de la fourniture de services, y compris de services
fournis par des fournisseurs externes [notamment l'Agence OTAN d'information et de communication
(NCIA)] et de services fournis aux clients par la fonction informatique de la NSPA ;

assurer la cohérence, la sécurité, l'interopérabilité et le bon rapport coût-efficacité de l'architecture
future de fourniture de services informatiques tout en planifiant son évolution à long terme de manière à
soutenir au mieux les besoins opérationnels de la NSPA et ses clients ;

gérer des projets à haute visibilité et être pleinement responsable de tous les aspects de la gestion et de
la mise en œuvre des projets ;

superviser des projets dans tous les domaines informatiques, depuis la phase de mise en place jusqu'à la
phase de clôture, en passant par la phase d'exécution ;

élaborer, examiner et approuver les accords sur les niveaux de service (SLA) avec les fournisseurs (y
compris la NCIA) et les clients de la fonction informatique ;

gérer et/ou superviser la fourniture de services par des fournisseurs à la Division des systèmes
d'information (IT) et par la Division IT à ses clients, conformément aux contrats et SLA ;

mettre au point et revoir l'architecture et la stratégie informatiques en mettant la priorité sur la
fourniture de services et la qualité ;

soumettre des contributions de haut niveau, concernant en particulier les projets informatiques,
destinées au Plan des technologies de l'information et de la communication ;

proposer des politiques générales, une stratégie et une architecture pour la dorsale opérationnelle de
l'Agence basée sur le progiciel de gestion intégrée (SAP) et superviser sa mise en œuvre ;

élaborer des dossiers justificatifs et des plans de projet, et les réviser/revoir, en tenant spécifiquement
compte de la valeur opérationnelle des projets informatiques ;

s'assurer que les projets informatiques contribuent aux buts opérationnels, en déterminant leur valeur et
en la documentant au début du projet, tout au long de son exécution et lors de sa clôture ;
IT-118
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
756_16#2xx.docx

s'assurer de l'alignement global de la fonction informatique sur les unités opérationnelles et les besoins
opérationnels de l'Agence ;

préparer, en fonction des besoins, des exposés et des informations portant sur les systèmes d'information
et destinés à la direction ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre ;

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l’accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

aider à identifier et à évaluer les risques dans le domaine informatique à l'échelle de l'Agence ;

procéder à l'analyse et à l'optimisation des processus de travail dans le domaine informatique à l'échelle
de l'Agence ;

élaborer des SLA en veillant à ce que les coûts soient répartis équitablement entre les utilisateurs et à ce
que le coût global de possession soit maîtrisé ;

assurer la liaison et une coordination étroite avec la NCIA et d'autres organismes de l'OTAN, en fonction
des besoins, y compris des groupes de travail de l'OTAN, en veillant à ce que les intérêts de la NSPA soient
correctement représentés et à ce que l'interopérabilité des systèmes d'information de la NSPA avec ceux
de l'OTAN et des pays soit vérifiée ;

mesurer et contrôler la qualité, les coûts, les risques et les avantages globaux liés aux projets
informatiques et veiller à ce que les risques soient compris et gérés et à ce que des avantages soient
réalisés ;

se tenir au courant des évolutions actuelles et des tendances en matière technique dans le domaine des
systèmes d'information, et déterminer si elles peuvent être applicables à l'Agence ;

participer aux travaux de développement des activités de l'Agence et assurer la liaison avec des
organismes de l'OTAN en vue d'intégrer aux plans informatiques les nouvelles exigences en matière
d'opérations et d'interopérabilité.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures en science informatique, en gestion des systèmes d'information, en
systèmes d'information sur ordinateur, ou dans un domaine connexe similaire, équivalent à un master.

Au moins dix années d'expérience professionnelle dans le domaine informatique, assortie d'un bilan
positif dans la réalisation d'objectifs liés à l'obtention de résultats à un niveau d'encadrement, idéalement
acquise dans des organismes publics ou privés de taille moyenne.

Expérience de l'administration au niveau supérieur de l'encadrement, acquise au sein d'un organisme
complexe et important.

Aptitude à animer/exposer avec une grande force de persuasion afin d'emporter l'adhésion de ses
interlocuteurs et talents de négociateur(-trice) hors pair permettant d'obtenir les résultats souhaités,
notamment une croissance de l'activité.

Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression
tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.
Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en
ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer les résultats visés et attendus, à élaborer la
politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin
d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.
Qualifications particulières

Connaissance étendue du progiciel SAP, y compris de tous les domaines fonctionnels tels que les finances,
les achats, la logistique et les ressources humaines (RH).

Connaissance étendue et à jour, et expérience confirmée du cycle de vie des systèmes d'information
d'entreprise et de la technologie liée à l'architecture d'entreprise, de préférence dans le domaine de la
logistique de défense.

Expérience du volet "informatique" acquise dans le cadre d'initiatives de transformation menées au sein
de grandes organisations complexes.
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une expérience de l'environnement OTAN constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques
au sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans
stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'Agence.

Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et
capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
IT-118
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016