summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
13 August 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
AVIATION SUPPORT PROGRAMME OFFICE, Helicopter Support Section
POSITIONS Nos
:
LA-46,49
TITLE
:
Technician
GRADE
:
B-5
JOB CODE
:
A31
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Section for executing tasks related to supply and maintenance
contract administration for the Depot Level Maintenance (DLM) and other support linked to the Helicopter
Support Partnership (SP). More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Assisting in preparing Statements of Work (SOWs) and Purchase Requests (PRs) for the procurement of
materiel and services with guidance as required.

Assisting in analyzing the resulting Requests for Proposal (RFPs) and providing advice with regard to the
technical aspect and Level of Effort (LOE).

Preparing Service Orders (SOs) and Call-off Purchase Orders (POs) for any relevant contracts and
administering maintenance and technical services contracts, including verifying contractors’ technical
compliance with contractual requirements.

Assisting in controlling the maintenance contract execution and ensuring the contractors’ adherence to
contract conditions, schedules and agreements.

Assisting in the investigation, tracking and resolution of suppliers / customers’ Discrepancy Reports (DRs)

Assisting in processing technical and engineering issues (design deficiency reports, technical order
deviations, part substitution requests, etc.).

Coordinating and implementing configuration status accounting procedures as required.

Assisting in establishing and maintaining Quality Assurance (QA) procedures for the procurement of spare
parts and modification kits.

Assisting in evaluating the contractors’ performance including QA and recommending appropriate actions.

Assisting in technical evaluation of quotations and proposals.

Preparing the required Technical Documentation Packages (TDPs) for RFPs for supply and maintenance
contracts.

Assisting in establishing and monitoring US Foreign Military Sales (FMS) cases as required.

Assisting in researching technical documentation to obtain data needed for engineering investigations.

Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using
modern office automation equipment and software.
LA-46,49
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Participating in meetings, conferences and Working Groups (WGs) as required.

Performing Travel on Duty (TDY) as required.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Assisting in coordinating with design authorities on all helicopter maintenance issues.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Full higher technical school or equivalent education.

Not less than three years of experience in the supply and maintenance support of helicopter systems and
associated equipment/test equipment and the management of associated technical documentation.

Experience in maintenance contract administration.

Good knowledge of relevant QA standards and policies.

Good knowledge of US FMS procedures.

Proficiency in technical and administrative writing.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Experience in military helicopter support programmes.

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and beginner knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
LA-46,49
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
13 août 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "SOUTIEN AVIATION", Section "soutien des hélicoptères"
:
LA-46,49
TITRE
:
Technicien(ne)
GRADE
:
B-5
POSTES N
os
CODE POSTE
:
A31
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le (la) chef de section, le (la) titulaire exécute des tâches relatives à l'administration de
contrats d'approvisionnement et de maintenance relatifs à la maintenance à l'échelon "dépôt" (DLM) et à
d'autres prestations de soutien liées à l'Association de soutien (AS) "hélicoptères". Il (elle) exerce plus
précisément les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

aider à l'élaboration des cahiers des charges (SOW) et demandes d'achat (PR) en vue de l'achat de
matériels et de services, avec des orientations selon les besoins ;

aider à l'analyse des résultats des appels d'offres et formuler des avis pour ce qui concerne les aspects
techniques et la quantité de travail à fournir ;

établir des ordres de service (SO) et des commandes (PO) par appel sur contrat pour tout contrat
pertinent et administrer des contrats de fourniture de services techniques et de maintenance,
notamment en vérifiant le respect, par les titulaires de marché, des exigences techniques qui y figurent ;

aider à contrôler l'exécution des contrats de maintenance et veiller à ce que les titulaires de marché
respectent les conditions, calendriers et conventions prévus dans les contrats ;

aider à l'analyse et au suivi des rapports de litige (DR) émis par les fournisseurs et les clients et au
règlement des litiges correspondants ;

aider à traiter les questions techniques et d'ingénierie (rapports de défectuosités liées à la conception,
dérogations aux notices techniques, demandes de substitution d'articles, etc.) ;

coordonner et mettre en œuvre les procédures de suivi de la configuration selon les besoins ;

aider à élaborer et tenir à jour des procédures d'assurance de la qualité relatives aux achats de rechanges
et de lots de modification ;

aider à évaluer les prestations des titulaires de marché, y compris les aspects liés à l'assurance de la
qualité, et recommander les suites à donner ;

aider à l'évaluation technique des offres et propositions ;

établir les dossiers techniques (TDP) nécessaires en vue de lancer les appels d'offres relatifs aux marchés
d'approvisionnement et de maintenance ;

aider à l'établissement et au suivi des contrats de ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) selon
les besoins ;

aider à effectuer des recherches dans la documentation technique afin d'y trouver les données
nécessaires aux enquêtes techniques ;

établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des "requêtes" d'interrogation
de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ;
LA-46,49
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
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
participer à des réunions, conférences et groupes de travail selon les besoins ;

effectuer des déplacements de service selon les besoins ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

aider aux travaux de coordination avec les autorités chargées de la conception pour toutes les questions
liées à la maintenance d'hélicoptères.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études techniques supérieures complètes ou formation équivalente.

Au moins trois années d'expérience du soutien en matière d'approvisionnement et de maintenance des
systèmes d'hélicoptère ainsi que des équipements et matériels de test connexes, et de gestion de la
documentation technique pertinente.

Expérience en matière d'administration des contrats de maintenance.

Bonne connaissance des normes et principes d'assurance de la qualité dans le domaine concerné.

Bonne connaissance des procédures relatives aux ventes militaires américaines à l'étranger (FMS).

Aptitude à rédiger des textes à caractère technique et administratif.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Expérience des programmes de soutien d'hélicoptères militaires.

La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) constituerait un atout.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
élémentaire du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
LA-46,49
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015