summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
22 January 2016
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Logistics Services Branch, eSupply Section
POSITION No.
:
LB-86
TITLE
:
Technical Officer
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A351
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Section for providing technical authority and services within the
e-Supply Section. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Assisting the Chief of Section in managing the NATO Logistics Stock Exchange (NLSE) and the Help Desk,
ensuring effective support to the customers in terms of operating the NLSE system, including its
processes, functionalities and user friendliness in accordance with defined standards and procedures
related to the daily operations of the NLSE Help Desk.

Assisting the Chief of Section in managing proper business follow-up to match NLSE standards in terms of
accepting orders, shipping within contractual terms and conditions, providing proof of shipment/receipt,
providing accurate invoice as well as ensuring prompt response to any type of transactional request.

Providing NLSE training and marketing presentations.

Acting as the focal Point of Contact (POC) for one or more specific designated nation(s) regarding the
coordination and the development of all the business performed within the NLSE.

Ensuring that International Organization for Standardization (ISO) quality assurance standards are
reflected in Operating Procedures (OPs) for all activities entrusted to the incumbent.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.
Specific Responsibilities

Organizing User Group (UG) meetings for the Armed Forces.

Ensuring the proper population (inventory data from the nations) of the Common Item Material
Management System (COMMIT) database.


LB-86
Ensuring consistency in applying the COMMIT virtual stock pooling concept to all Armed Forces and
proposing standard working methods amongst the various UGs.
Assisting in the assessment of COMMIT redistribution and replenishment proposals on the basis of the
global stock analysis for subsequent decision by the customers.
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Preparing Minimum Technical Requirement (MTR)/Statements of Work (SOWs) which fully define the
materiel or services requested including the definition of contractual requirements and coordination of
the related Requests for Proposals (RFPs).

Analysing contractor technical reports and test results to ensure conformity with technical and
contractual requirements, and making appropriate recommendations for contract award.

Participating in site and pre-award surveys for technical assessments for the material and services to be
procured, including on-site Quality Control (QC) and work acceptance inspections.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree, preferably in the field of mathematics, mechanical or civil engineering, or equivalent
education.

Good experience in the field of material management and project management principles.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Thorough conceptual and technical understanding of stock management, ability to present conceptual
views in general and material management in particular.

Ability to manipulate /extract data and provide statistical analysis, forecasting as well as inventory
management information (virtual stock management).

Ability to establish and maintain good relations with middle and top management within the Ministries of
Defense (MODs) and Armed Forces in participating nations.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. Both languages are important in the work of this
post, therefore fluency in French and working knowledge of English are essential.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Good knowledge of supply, codification and data handling.

Ability to work in team.

Willingness to work whenever required outside normal working hours, the NLSE web platform being
accessible 24/7.

A broad knowledge in eBusiness/eLogistics environment would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

LB-86
N/A
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
22 janvier 2016
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Branche "services
logistiques", Section "approvisionnement électronique"
POSTE No
:
LB-86
TITRE
:
Responsable technique
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A351
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire est chargé(e) d'assurer la fonction d'autorité technique
et de fournir des services techniques au sein de la Section "approvisionnement électronique". Il (Elle) exerce
plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

aider le chef de section à gérer la bourse logistique de l'OTAN (NLSE) et le service d'assistance, fournir un
soutien efficace aux clients en matière d'exploitation du système NLSE, notamment en ce qui concerne
ses processus, ses fonctionnalités et sa convivialité conformément aux normes et procédures en vigueur,
en ce qui concerne le fonctionnement quotidien du service d'assistance de la NLSE ;

aider le chef de section à gérer le suivi adéquat des activités afin que les normes applicables à la NLSE
soient respectées, notamment pour l'acceptation des commandes, la réalisation des expéditions
conformément aux dispositions contractuelles, la fourniture de preuves d'expédition et d'accusés de
réception, l'établissement de factures correctes ainsi que la fourniture de réponses rapides à tout type de
demande d'opérations ;

dispenser des séances de formation relatives à la NLSE et fournir des présentations de marketing ;

servir de point de contact principal pour un ou plusieurs pays spécifiques désignés concernant la
coordination et le déroulement de l'ensemble des activités exécutées dans le cadre de la NLSE ;

veiller à ce que les normes définies par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) en matière
d'assurance de la qualité soient prises en compte dans les procédures d'exploitation (OP) pour toutes les
activités dont le (la) titulaire est chargé(e) ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.
Responsabilités particulières

organiser des réunions de groupes d'utilisateurs d'articles pour les forces armées ;

veiller à alimenter comme il convient la base de données du système de gestion des articles communs
(COMMIT) (données relatives aux stocks communiquées par les pays) ;


LB-86
veiller à la cohérence dans l'application du concept de mise en commun d'un stock virtuel du système
COMMIT au sein de toutes les forces armées et proposer des méthodes de travail standard pour les divers
groupes d'utilisateurs ;
aider à évaluer les propositions de redistribution et de recomplètement du système COMMIT en fonction
de l'analyse de la situation du stock global afin de permettre aux clients de prendre des décisions
ultérieures ;
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
115_16#1xx.docx

élaborer des énoncés de besoins techniques minimum (MTR)/des cahiers des charges qui définissent
complètement les matériels ou services demandés, ce qui comporte la définition des exigences
contractuelles et la coordination des appels d'offres connexes ;

analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats des tests afin
de s'assurer du respect des exigences techniques et contractuelles, et formuler des recommandations
appropriées concernant l'attribution des marchés ;

participer aux études sur site et aux enquêtes préalables à l'attribution des marchés afin de procéder à
des évaluations techniques concernant les matériels et les services à acheter (ce qui comprend les
contrôles de qualité et les inspections de réception des travaux sur site).
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures, de préférence dans le domaine des mathématiques ou en génie
mécanique ou civil ou formation équivalente.

Bonne expérience dans le domaine de la gestion de matériels et des principes de gestion de projets.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Connaissance conceptuelle et technique approfondie de la gestion des stocks ; aptitude générale à
exposer des notions conceptuelles, et aptitude particulière à présenter des dossiers de gestion de
matériels.

Aptitude à manipuler/à extraire des données et à fournir des analyses statistiques, des prévisions ainsi
que des informations de gestion des stocks (gestion de stocks virtuels).

Aptitude à établir et à entretenir de bonnes relations avec les personnels des échelons hiérarchiques
intermédiaire et supérieur des ministères de la Défense et des forces armées des pays participants.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Les deux langues étant importantes
pour le travail effectué à ce poste, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise du français et une
connaissance pratique de l'anglais.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Bonnes connaissances en matière d'approvisionnement, de codification et de traitement de données.

Aptitude à travailler en équipe.

Volonté de travailler en dehors des heures de travail normales chaque fois que cela est nécessaire, la
plate-forme web de la NLSE étant accessible 24h sur 24, 7 jours sur 7.

Une connaissance étendue de l'environnement du commerce électronique (eBusiness) ou de la logistique
électronique (eLogistics) constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

LB-86
S.O.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016