SUMMARY RESPONSIBILITIES General - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
24 May 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
NATO AIRLIFT MANAGEMENT PROGRAMME OFFICE, Wing Support Division, Infrastructure
and Facility Management Branch
POSITION No.
:
NA-60
TITLE
:
Junior Technician (Infrastructure)
GRADE
:
B-4
JOB CODE
:
A641
DUTY LOCATION
:
Pápa, HUN
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for providing administrative support to infrastructure
management related to the development, operation and maintenance of Strategic Airlift Capability (SAC)
utilized facilities located at Pápa Air Base (AB). More precisely, he/she is responsible for executing the
following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Providing administrative support services to the Infrastructure Development and Facility Management
Project and corresponding project teams in executing project management related tasks.

Assisting with project planning and execution processes.

Preparing presentations and drafting minutes for all project-related meetings.

Providing inputs and preparing reports for all levels of reporting.

Assisting in preparing Business Case Analysis (BCA), Statements of Work (SOWs) or other project
documentation as required

Assisting with project-related data entries, data records and providing Quality Assurance (QA) for data
management and report generation.

Assisting with cross-project coordination.

Supporting the development of new project management tools or tool-related procedures.

Assisting in developing budget requirements and in tracking projects budget by ensuring financial
procedures are followed, preparing the necessary financial documents and following-up on financial
transactions.

Collecting and providing, in the development phase of the Facility Management Project (FMP), relevant
information regarding office furniture/equipment and supporting the moving plan.

Developing office furniture standards documentation.

Developing and implementing a disposal procedure for office furniture.

Developing and implementing an office furniture inventory procedure.

Assisting in developing and updating the Key Performance Indicators (KPIs) to improve business processes
for FM.
NA-60
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Devising the proper tools to streamline the FM processes and also provide transparency to them, thereby
reducing the costs and leading time while enhancing quality.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Liaising with Contractors, internal users, Finance and Procurement Offices in contracting, managing
contractor-user relationship, defining requirements, preparing the SOW, supervising and confirming the
implementation of purchased services and/or materiel.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience in administrative support normally acquired as a Senior Clerk after three to five years in the
Agency or in a similar organization.

Good organizational skills and proven ability to develop and set in place new processes and procedures;

Experience with project management / project planning methods and tools.

Knowledge of principles of accounting and finance.

Ability to take initiative and a flexible approach to adapt reliably and competently to changing
requirements in a demanding environment.

Ability to work in a multi-functional and international organization.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Good communication skills.

Experience in the use of advanced computer-based tools (MS Office, especially MS Word, Excel,
PowerPoint, MS Project).

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. However the work of this post is conducted in
English and therefore fluency in that language is essential.

A working level knowledge of Hungarian would be an asset in this post.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Knowledge of NATO structure, practice and procedures would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
NA-60
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ADDITIONAL INFORMATION

The incumbent should be prepared to work flexible or extended working hours if required by the
operations.
NA-60
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
24 mai 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
BUREAU DU PROGRAMME OTAN DE GESTION DU TRANSPORT AÉRIEN, Division "soutien de
l'escadre", Branche "Gestion des infrastructures et des installations"
POSTE N°
:
NA-60
TITRE
:
Technicien(ne) adjoint(e) (infrastructure)
GRADE
:
B-4
CODE POSTE
:
A641
LIEU D'AFFECTATION
:
Pápa, HUN
RÉSUMÉ
Responsable envers le (la) chef de branche, le (la) titulaire est chargé(e) de fournir un soutien administratif
dans le cadre de la gestion de l'infrastructure en rapport avec l'aménagement, l'exploitation et la maintenance
des installations utilisées par la Capacité de transport aérien stratégique (SAC) situées à la base aérienne de
Pápa. Il (elle) exécute plus précisément les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

fournir des services de soutien administratif dans le cadre du projet d'aménagement des infrastructures
et de gestion des installations en appui des équipes de projet correspondantes en exécutant des tâches
liées à la gestion de projet ;

apporter une aide dans les processus de planification et d'exécution des projets ;

élaborer des présentations et dresser des procès-verbaux concernant toutes les réunions liées aux
projets ;

fournir des informations et élaborer des rapports pour tous les niveaux auxquels des comptes rendus
doivent être adressés ;

aider à l'élaboration d'analyses faisant l'objet de dossiers justificatifs, de cahiers des charges ou d'autres
documents liés aux projets, selon les besoins ;

fournir une assistance pour la saisie de données, les enregistrements de données, et assurer une
assurance qualité pour la gestion de données et la création de rapports ;

aider à la coordination entre les projets ;

appuyer l'élaboration de nouveaux outils de gestion de projets ou de procédures liées à ces outils ;

aider à l'établissement des besoins budgétaires et au suivi du budget des projets en veillant au respect
des procédures financières, en élaborant les documents financiers nécessaires et en assurant le suivi des
opérations financières ;

rassembler et fournir, au cours de la phase d'élaboration du projet d'aménagement des installations, des
informations pertinentes relatives au mobilier et au matériel de bureau et apporter un soutien au titre du
plan de déménagement ;

élaborer la documentation relative aux normes des mobiliers de bureau ;

élaborer et mettre en place une procédure d'élimination des mobiliers de bureau ;

élaborer et mettre en place une procédure d'inventaire des mobiliers de bureau ;

aider à l'élaboration et à la tenue à jour des indicateurs de résultats essentiels (KPI) afin d'améliorer les
processus d'activité liés à la gestion des installations ;
NA-60
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
1256_14#2xx.docx

concevoir les outils appropriés afin de rationaliser les processus de gestion des installations et de les
rendre transparents, ce qui permet de réduire les coûts et les délais tout en améliorant la qualité ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

assurer la liaison avec les titulaires de marché, les utilisateurs internes, les bureaux des finances et des
achats pour la passation des marchés, la gestion des relations entre les titulaires de marché et les
utilisateurs, la définition des besoins, l'élaboration des cahiers des charges, la supervision et la
confirmation de la mise en place des services et/ou matériels achetés.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience du soutien administratif normalement acquise après trois à cinq années de service en qualité
d'employé(e) principal(e) au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Au moins deux à trois années d'expérience. Bonnes aptitudes en matière d'organisation et aptitude
confirmée à élaborer et mettre en place de nouveaux processus et de nouvelles procédures.

Expérience des méthodes et outils de gestion et de planification de projets.

Connaissance des principes comptables et financiers.

Aptitude à prendre des initiatives et à adopter une démarche souple de manière à s'adapter de façon
fiable et compétente à des besoins changeants dans un environnement exigeant.

Capacité à travailler au sein d'une organisation multifonctionnelle et internationale.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Bonne aptitude à communiquer.

Expérience en tant qu'utilisateur d'outils informatiques de pointe (suite Office de Microsoft,
particulièrement Word, Excel, PowerPoint et MS Project).

La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) constituerait un atout.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Toutefois, la langue de travail à ce poste
étant l’anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue.

Une connaissance pratique du hongrois serait un atout pour ce poste.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une connaissance de la structure de l'OTAN et des pratiques et procédures qui y sont en vigueur
constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
NA-60
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Le (la) titulaire doit être prêt(e) à travailler, en fonction des besoins opérationnels, selon un horaire
souple dépassant l'horaire de travail normal.
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DOSSIER 2016