summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
29 July 2016
VALIDATED BY
:
D. Bellini
ORGANIZATION
:
INFORMATIONS SYSTEMS DIVISION, Customer Dedicated Applications Branch, E-portal Apps
and EDI Section
POSITION No.
:
IT-93
TITLE
:
Chief of Section
GRADE
:
A-3
JOB CODE
:
A6211
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Section.

Performing studies, as assigned, to determine the cost/benefits and feasibility of designing/deploying
Information Systems (IS) or adapting/rationalizing existing systems.

Preparing written reports describing results of each study performed, with justified recommendations (i.e.
developing a "business case") concerning Information and Communication Technologies (ICT) and
Enterprise Resource Planning (ERP) solutions for related support requirements.

Estimating time and resources required for each project and preparing plans for implementation of the
approved requirements taking into account priorities and available resources.

Designing, reviewing and optimizing business processes to implement the appropriate balance of user
interaction and system automation.

Preparing, planning and executing the development/deployment of ICT and ERP solutions, including
feasibility studies, requirements analysis and definition, functional and technical specifications, user
acceptance and review; actively participating in their planning and ensuring user satisfaction in the stages
of testing, parallel operations and deployment for user acceptance (project implementation plan).

Preparing Project Description Sheets (PDSs), Project Initiation Documents (PIDs), Project Highlight Reports
(PHRs) and Project Closure Reports (PCR) according to the Division's Best Practices including estimation of
time and resources necessary, and the cost effectiveness of the project.

Communicating and coordinating with stakeholders and users concerning all aspects of Information
Technology (IT) solutions in order to achieve a successful delivery of ICT and ERP services.

Preparing Statements of Work (SOWs), supervising and reporting the progress/performance of ICT and
ERP consultants to the Division's Chiefs of Section.

Keeping up-to-date with modern technology appropriate to the equipment, software industry standards
and application systems.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.
IT-93
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Ensuring Section staff's professional training and development and providing them with conceptual
guidance as required.

Detecting and resolving any service delivery incidents within a short time frame and in accordance with
Service Level Agreements (SLAs) and ensuring necessary availability of IT services to operational missions.

Overseeing the professional operations, developments and technical support for the portfolio of
collaboration applications based on Microsoft SharePoint technologies.

Overseeing the professional operations, developments and technical support for the portfolio of web
applications connected to the Agency's corporate ERP.

Overseeing the professional operations, developments and technical support of Electronic Data
Interchange (EDI) and Enterprise Application Integration (EAI) platform.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree in Computer Sciences or equivalent education.

Organizational and project management abilities; proven ability to work as a member of multinational/multi-disciplinary teams (including contractors), dealing with complex, interrelated technical
issues.

At least seven years of experience in the information systems field, of which at least five years were in an
IT environment interconnecting systems, applications, processes and data.

At least one major project completed from feasibility study through to post implementation review, with
responsibility for project management at each stage of development.

Broad technical background in the area of IT infrastructure and applications including Collaboration
technologies, the Agency's enterprise software (SAP), EDI, Internet technology, Service Oriented
Architecture (SOA), network and systems security.

Ability to communicate clearly and effectively, both orally and in writing, in technical and non-technical
areas with technicians and non-technical managers in an often-stressful environment.

Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes.

Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines.

Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on
performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems
early to mitigate risk and redirect performance.
Specific Qualifications

In-depth knowledge, in the area of business automation EDI and EAI standards including the
software/hardware environments and architecture using Microsoft Biztalk.

Proven experience in implementing collaboration solutions and applications using Microsoft SharePoint.

Knowledge and experience of web design, web technologies and web security concepts.

Knowledge of the latest development tools and techniques: ASP.NET and Structured Query Language
(SQL) in an environment consisting of MS Windows servers, MS-SQL servers, MS Internet Information
Services (IIS) servers and Oracle Database servers.
IT-93
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English,
therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams
working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while
remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

IT-93
N/A
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
29 juillet 2016
VALIDÉ PAR
:
D. Bellini
ORGANISATION
:
DIVISION DES SYSTÈMES D'INFORMATION, Branche "applications propres aux clients",
Section "applications du portail électronique (ePortal) et échange de données informatisé
(EDI)"
POSTE No
:
IT-93
TITRE
:
Chef de section
GRADE
:
A-3
CODE POSTE
:
A6211
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire exerce les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales











IT-93
gérer, des points de vue à la fois technique et administratif, le personnel affecté à la section ;
conformément aux tâches qui lui sont confiées, réaliser des études en vue de déterminer les coûts et
avantages et la faisabilité de la conception et de la mise en service de systèmes d'information ou de
l'adaptation et/ou de la rationalisation des systèmes existants ;
rédiger des rapports décrivant les résultats de chaque étude effectuée, accompagnés de
recommandations étayées par des justifications (c'est-à-dire construire un "dossier d'analyse") pour ce
qui concerne les solutions en matière de technologies de l'information et de la communication (TIC) et de
progiciel de gestion intégrée (PGI) relatives aux demandes de soutien correspondantes ;
estimer le temps et les ressources nécessaires pour chaque projet et, une fois les besoins approuvés,
établir les plans d'exécution en tenant compte des priorités et des ressources disponibles ;
concevoir, vérifier et optimiser les processus de travail pour mettre en place le juste équilibre entre les
actions à effectuer par les utilisateurs et l'automatisation des systèmes ;
préparer, planifier et exécuter le développement et la mise en œuvre de solutions relatives aux TIC et PGI,
ce qui comporte des études de faisabilité, analyses et définitions de besoins, élaboration de spécifications
fonctionnelles et techniques, revue et réception par les utilisateurs ; participer activement à la
planification de ces actions et veiller à la satisfaction des utilisateurs aux stades des tests, du
fonctionnement en parallèle et de la mise en place des systèmes en vue de leur réception par les
utilisateurs (plan de mise en œuvre de projet) ;
établir les fiches descriptives des projets, les documents d'initialisation des projets, les comptes rendus
sur les points saillants des projets, les comptes rendus de clôture des projets conformément aux pratiques
optimales de la Division, et ce en incluant une estimation des délais et ressources nécessaires ainsi que du
rapport coût/efficacité de chaque projet ;
assurer la communication et la coordination avec les parties prenantes et les utilisateurs concernant tous
les aspects liés aux solutions informatiques afin d'assurer la bonne fourniture des services liés aux TIC et
PGI ;
élaborer des cahiers des charges, contrôler l'avancement des prestations des consultants travaillant sur
les TIC et les PGI et en rendre compte aux chefs de section de la Division ;
se tenir au courant des technologies modernes liées aux matériels, aux normes de l'industrie en matière
de logiciels et aux systèmes d'applications ;
exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
942_16#1xx.docx

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières





veiller à la formation et à l'évolution professionnelles du personnel de la section et à lui fournir des
orientations conceptuelles selon les besoins ;
détecter et régler dans un court délai tout incident lié à la fourniture de services en respectant le ou les
accords sur le niveau de service (SLA), et veiller à ce que les missions opérationnelles disposent des
services informatiques nécessaires ;
superviser l'exploitation professionnelle, les développements et le soutien technique du catalogue
d'applications de collaboration basées sur les technologies Microsoft SharePoint ;
superviser l'exploitation professionnelle, les développements et le soutien technique du catalogue
d'applications web connectées au progiciel de gestion intégrée (PGI) de l'Agence ;
superviser l'exploitation professionnelle, les développements et le soutien technique de la plateforme EDI
(échange de données informatisé) et EAI (intégration d'applications d'entreprise).
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales









Diplôme d'études supérieures en informatique ou formation équivalente.
Aptitude dans les domaines de l'organisation et de la gestion de projets ; aptitude confirmée à travailler
au sein d'équipes multinationales et pluridisciplinaires (qui comprennent des prestataires) traitant de
questions techniques complexes et interdépendantes.
Au minimum sept ans d'expérience dans le domaine des systèmes d'information, dont au moins cinq ans
dans un environnement informatique dans lequel des systèmes, des applications, des processus et des
données sont interconnectés.
Avoir mené à bien au moins un projet important, depuis l'étude de faisabilité jusqu'au bilan consécutif à
la mise en œuvre, en ayant exercé des responsabilités de gestion du projet à chaque stade de
développement.
Expérience technique étendue dans le domaine de l'infrastructure et des applications informatiques,
notamment concernant les technologies de collaboration, le progiciel de gestion intégrée (SAP) de
l'Agence, l'échange de données informatisé (EDI), la technologie Internet, l'architecture orientée services
(SOA) et la sécurité des réseaux et des systèmes.
Aptitude à communiquer clairement et efficacement, oralement et par écrit, dans des domaines
techniques et autres, avec des techniciens et des gestionnaires non spécialistes, dans un environnement
souvent stressant.
Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre
les résultats souhaités.
Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de
qualité dans de brefs délais.
Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui
concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les
indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de
réorienter l'exécution du travail.
Qualifications particulières




IT-93
Connaissances approfondies dans le domaine des normes d'automatisation de l'entreprise de types EDI
(échange de données informatisé) et EAI (intégration d'applications d'entreprise) et notamment des
environnements et de l'architecture des logiciels et matériels faisant appel à Microsoft Biztalk.
Expérience démontrée de la mise en œuvre de solutions et d'applications de collaboration faisant appel à
Microsoft SharePoint.
Connaissance et expérience en matière de conception de pages web, de technologies web et de concepts
de sécurité web.
Connaissance des outils et des techniques de développement les plus modernes : ASP.NET et le langage
SQL (Structured Query Language) dans un environnement composé de serveurs MS Windows, MS SQL,
MS Internet Information Services (IIS) et de serveurs de bases de données Oracle.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes
travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

IT-93
S.O.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016