6.2. Documents et archives : une gestion efficace au

6.2. Documents et archives : une gestion efficace au cœur de
votre entreprise
Elle a beau être parfois basique, l’information est cruciale. Le gouvernement exige à toute
entreprise, même les plus petites, de conserver pendant une période donnée un certain
nombre de documents (comptabilité de la société, documents justificatifs des écritures
comptables, fiches de salaires, etc.). Une mauvaise gestion des documents peut faire en sorte
que l’on ne retrouve plus les informations nécessaires et que l’on s’expose par conséquent, à
des amendes, voire à la fermeture de l’entreprise. Pour que l’information soit accessible à tout
moment, il est donc essentiel d’avoir une gestion des documents organisée et des solutions de
classement et d’archivage adaptées. – (P.T.)
De nos jours, avec les avancées technologiques, la vitesse à laquelle nous créons et
partageons l’information a considérablement augmenté. La quantité de documents qu’une
entreprise doit traiter quotidiennement ne cesse de croître. Ces documents atteignent
l’entreprise sous différentes formes et par le biais de divers canaux : il peut s’agir de lettres
papier dans le courrier, de messages électroniques, de documents scannés, de fichiers
électroniques, etc. Des études démontrent qu’un collaborateur consacre en moyenne 20 à 30%
de son temps à la réception, au traitement, à la sauvegarde et à la transmission de ces
informations. D’où l’importance d’identifier clairement ces flux d’informations, de les
rationaliser, et dans la mesure du possible, de les automatiser et de les consolider à l’aide de
la technologie.
Conseils pratiques
Classement des documents
La clé d’un bon classement repose sur la hiérarchisation et l’étiquetage. Il est généralement
logique de classer les documents selon leur contenu, par ordre alphabétique ou numérique.
Par exemple, le dossier d’un employé comprend son nom, sa date de naissance, son numéro
de matricule, sa date d’embauche, etc. Ce sont autant d’éléments qui peuvent vous permettre
de classer les dossiers de façon à gagner du temps pour les retrouver. Créez une table des
indexes ou une base de données de ces critères d’identification pour croiser les références.
Ainsi, il vous suffira d’en connaître une pour retrouver ce que vous cherchez.
Optimisation de l’espace
Dans le respect des règles légales, réglementaires et internes à l’entreprise sur la durée de
conservation des documents, minimiser la durée de conservation des documents aura un
impact important sur l’efficacité de votre gestion documentaire. Encouragez donc le personnel
à détruire dès que possible les informations qui ne sont plus utiles et à respecter le calendrier
établi pour le reste. Recherchez ensuite la solution la plus efficace pour stocker les documents.
Trouver l’équilibre entre contrôle, praticité, rapidité, sécurité et coût est très important. La
mise en place d’une procédure formelle qui détermine comment et où stocker les documents
est dès lors une démarche utile.
Politique de gestion des documents adoptée par tous
Les documents qui sont mal classés n’ont pas plus d’utilité que ceux détruits par erreur ou
égarés. Une procédure de gestion des documents doit être la plus efficace possible. Pour cela,
assurez-vous que tous les collaborateurs en ont pris connaissance et l’ont bien comprise.
Sauvegarde les documents importants
Il est recommandé de stocker dans des boîtes d’archives ignifuges et hydrofuges les
documents de haute importance nécessitant un traitement spécial. Prévoyez une procédure en
cas de sinistre et un système de sauvegarde au cas où ces documents seraient détruits. Des
experts ou archivistes pourront vous aiguiller vers des solutions répondant à vos besoins.
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Mode d’emploi pour une gestion efficace des documents
1. Analyser les documents existants
La première étape consiste à analyser les documents existants.
• De quels types de documents disposez-vous ?
Pour répondre à cette question, rien de tel que de réaliser un audit pour dresser la liste des
différents documents que vous traitez, leur support (papier, électronique, etc.), leur sujet et
tout autre élément vous permettant d’obtenir une vue d’ensemble.
• Où les documents sont-ils rangés ?
Notez toutes les possibilités de rangement et de stockage dont vous disposez.
• Évaluez la quantité de documents dont vous disposez ?
Faites un inventaire de la quantité et du volume des documents dont dispose votre entreprise.
Combien d’espace vous faut-il pour chaque catégorie de documents et quels types
d’équipements avez-vous besoin pour les ranger ?
2. Déterminer pour quelle raison et combien de temps vous devez conserver ces
documents
L’étape suivante consiste à connaître les règles légales, réglementaires et internes à
l’entreprise sur la durée de conservation des documents.
Créez un calendrier vous assurant que les périodes de conservation sont connues et respectées
de tous : cela évitera que des documents importants soient détruits prématurément. Par
ailleurs, un rangement bien étudié vous permettra un gain de place.
Le but de cette opération consiste à réduire au maximum le nombre de documents stockés. Ne
conservez les documents que pour une bonne raison. Plusieurs personnes peuvent détenir la
même information, c’est pourquoi il est important que tout le monde soit informé et impliqué
dans la politique de gestion des documents.
3. Choisir des solutions de classement et d’archivage adéquates
La dernière étape consiste à choisir les solutions de classement et d’archivage correspondant à
vos besoins spécifiques.
Le choix du bon produit de classement d’archivage constitue la clé d’une gestion efficace des
documents. Pour faire le bon choix, il vous faut avant tout déterminer à quelle fréquence vous
allez consulter les documents. Vous pourrez ensuite établir votre espace de rangement et
d’archivage à l’aide de divers outils :
• Les modules de rangement
Solution idéale lorsque l’espace de stockage est restreint et pour les documents que vous êtes
appelé à consulter fréquemment.
• Les boîtes d’archives
Solution idéale pour classer des documents que vous consultez occasionnellement.
• Les caisses pour archives
Solution idéale pour archiver les documents à conserver ou à consulter très occasionnellement.
Ces caisses peuvent également se révéler utiles lors du transport pour l’archivage hors-site.
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Une gestion des documents trop souvent chaotique
Une étude réalisée en 2012 par Iron Mountain, le spécialiste des services de conservation et
de gestion de l’information, révèle que les entreprises européennes s’exposent aux risques de
perdre des informations étant donné que leurs programmes de stockage des archives papier
sont trop souvent chaotiques.
De plus, cette étude indique que pour beaucoup de sociétés en Europe, le papier reste un
support de communication majeur, en dépit de l’ère numérique en pleine expansion. Les
entreprises ont toujours besoin des documents papier pour leur fonctionnement. L’étude
démontre aussi que l’archivage de documents sur site pose souvent des problèmes.
Plus de la moitié (51 %) des entreprises sondées par Iron Mountain reconnaissent conserver
en vrac les impressions de leurs échanges avec leurs clients, pourtant elles sont 45 % à
déplorer des conditions d’accès et de stockage extrêmement difficiles, qui empêchent la
récupération des informations dans des délais raisonnables et donc la protection des données.
37 % vont jusqu’à qualifier leurs conditions de stockage de chaotiques et sans structure, à tel
point que certains dossiers archivés ne réapparaissent jamais. Plus inquiétant encore, 2 % des
entreprises n’ont aucune structure permettant de stocker leur communication avec leurs
clients.
Beaucoup se préoccupent de l’impact commercial de leur gestion de documents papier. Moins
d’un quart (24 %) estiment que leur accès aux informations des clients est suffisant pour
assurer des niveaux satisfaisants de gestion de la relation client. 49 % craignent de perdre des
documents historiques de valeur.
PME-KMO Magazine 04/02/2014
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