Organisation des documents électroniques

L’ORGANISATION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES
Cadre
législatif et
réglementaire
Service
archives
Fiche
pratique
Modèle conceptuel : OAIS (Système ouvert d'archivage de l'information), Modèle
conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de
documents numériques (Version internationale : ISO 14721 : 2012).
Norme technique : Afnor NF Z42-013 de 2009, Spécifications relatives à la
conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la
conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (Version
internationale : ISO 14641-1 : 2012).
Moreq 2010 (Modular Requirements for Records Systems), Exigences-types pour
la maîtrise de l'archivage électronique.
Norme fonctionnelle : ISO 15489-1 : 2001 Records management.
Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l'information et relative à la signature électronique.
L’intensification de la production de documents électroniques et le développement des procédures
administratives rendent nécessaire la mise en place d’une organisation adaptée sur le serveur informatique
de la collectivité pour structurer l’information.
Organiser l’information présente plusieurs avantages :
Assurer la cohérence et la fiabilité de l’information : plan de classement et politique de nommage
Gérer les flux pour éviter l’augmentation exponentielle des fichiers : repérage et élimination des
doublons
Assurer un accès aisé à l’information.
Organiser l’information correspond à :
Mettre en place des outils d’organisation visant à bien identifier les données :

Plan de classement pour organiser la production numérique.

Règles de nommage pour identifier les fichiers numériques.

Repérage et éliminations des doublons pour accéder à une information unique.

Gestion électronique des documents, système informatique collaboration pour créer,
modifier, organiser, gérer et partager des documents.
Mettre en place des outils d’utilisation : charte informatique qui définit les droits et les devoirs des
utilisateurs.
Service Archives
01 39 49 63 24 / [email protected]
L’organisation des documents électroniques
Octobre 2014
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L’ORGANISATION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES
Etapes
Objectifs
Faire
- Nommer
création.
Règles de
nommage
- Faciliter la gestion de
l’information
et
son
intégration dans un plan de
classement.
- Harmoniser
des fichiers.
le
nommage
un
document
Service
archives
Fiche
pratique
Ne pas faire
dès
sa
- Définir des règles simples en matière
de nommage : utiliser les 26 lettres de
l’alphabet latin pour le nom (court et
simple)
Utiliser les 10 chiffres arabes
pour la date et la version
Utiliser
le
séparateur
underscore (_)
- Utiliser des abréviations,
des accents, des espaces.
- Définir des règles
longues
et
contraignantes.
trop
trop
- Ne pas toujours utiliser les
mêmes règles.
- Vérifier l’extension au moment de
l’enregistrement (utiliser les formats
ouverts plutôt que les formats
propriétaires).
Plan de
classement
- Utiliser le serveur comme lieu unique
- Suivre l’organigramme.
de stockage.
- Mettre un même fichier à
- Retrouver
et
consulter - Normaliser
l’arborescence
inforplusieurs
endroits
dans
facilement et rapidement vos matique.
l’arborescence.
documents électroniques.
- Structurer le plan en fonction des
- Multiplier les niveaux de
activités principales, en 4 à 5 niveaux
classement.
maximum.
Gestion
électronique
des
documents
- Se lancer dans des projets
- Sélectionner les documents à prendre de GED et/ou dématériaen compte.
lisation sans avoir :
- Structurer l’information.
Elaboré un plan de
- Gérer le cycle de vie des - Evaluer leur valeur.
classement,
documents.
- Inventorier les applications métier et
Pris en compte la
question de l’archi- Dématérialiser le support les formats utilisés.
vage électronique,
d’information.
- Suivre le plan de classement établi au
Défini des règles
préalable.
d’accès.
- Fixer les règles d’utilisation - Prendre en compte l’environnement
des moyens informatiques juridique existant.
(réseau, mes documents,
- Respecter la notion de vie privée.
internet, messagerie).
Charte
informatique - Sensibiliser et responsa- - L’annexer au règlement intérieur.
biliser les utilisateurs.
- Informer les utilisateurs.
- Définir
un
d’application.
périmètre
- Travailler à partir
contenu imprécis.
d’un
- Négliger la communication.
- Sécuriser les données.
Le service Archives du CIG vous accompagne dans vos démarches
d’archivage électronique.
Service Archives
01 39 49 63 24 / [email protected]
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