GESTION DES ARCHIVES

GESTION DES
ARCHIVES
DEPUIS LE STOCKAGE DE VOS DOCUMENTS DE TRAVAIL
JUSQU’AUX SOLUTIONS ÉLECTRONIQUES COMPLÈTES
Les documents professionnels d’une entreprise représentent une valeur
d’exploitation et une valeur financière.
Une gestion professionnelle de l’archivage est par conséquent d’une
signification déterminante. Elle concerne plus que la simple gestion
des archives: parallèlement à la protection des donnèes, il doit
également être possible de garantir un accès fiable aux documents.
Iron Mountain Suisse propose des solutions hautement professionnelles
pour une gestion et une accessibilité en toute sécurité de vos
documents importants, ce qui permet sur le long terme d’accroître
votre efficacité.
IRON MOUNTAIN SUISSE/
SECUR’ARCHIV
022 827 80 25
0800 00 24 24
IRONMOUNTAIN.CH/FR
UNE GESTION
DES ARCHIVES EN
TOUTE SÉCURITÉ
DES SOLUTIONS
ADAPTÉES AUX BESOINS
Nos différentes possibilités
d’archivage peuvent répondre
à l’ensemble de vos souhaits.
Parallèlement à la délocalisation
de vos archives dans nos installations «Off Site», nous permettons
également le suivi «Sur site» de
vos archives chez vous.
De plus, nos solutions vont
rendre vos documents gérables
ainsi que diverses possibilités
d’archivage (par ex. dans des
cartons) – en fonction de la
fréquence avec laquelle vous
devez les consulter.
Notre service de numérisation
«Image on Demand» propose la
fourniture sous forme numérique
de documents archivés. Cette
variante est par exemple recommandée lorsque vous souhaitez
avoir le plus rapidement possible
accès à certains documents ou
lorsque plusieurs utilisateurs
doivent avoir accès au même
document.
Avec nous, vous accéderez ainsi
très simplement au Lifecycle
Records Management certifié ISO.
L’ARCHIVAGE DES INFORMATIONS SEMBLE ÊTRE
UNE CHOSE SIMPLE AU PREMIER COUP D’ŒIL –
MAIS CE N’EST PAS LE CAS. PAR EXEMPLE, IL FAUT
QUE LES INSTALLATIONS CHOISIES SOIENT
EFFICACES AU NIVEAU DES COÛTS ET PRÉSENTENT
DES MESURES DE SÉCURITÉ AU PLUS HAUT NIVEAU.
Avec la délocalisation de vos documents professionnels dans
l’une de nos installations, vous pouvez réduire les coûts de
stockage et de gestion, optimiser les processus ainsi que vous
concentrer sur l’essentiel – c’est-à-dire le cœur de vos activités.
De plus, nous garantissons un archivage sécurisé et conforme
au droit dans le respect de tous les standards spécifiques au
secteur d’activité et en matière de qualité. Toutes les procédures d’archivage sont certifiées ISO. Certifié par la confédération, ISO Mountain Suisse propose également des services
d’archivage en conformité avec les GLP (Bonnes pratiques de
laboratoire).
«VOS ENREGISTREMENTS SONT DÉPOSÉS
DE MANIÈRE ANONYME ET DÉSORGANISÉS
(CONFORMÉMENT AUX DIRECTIVES
INTERNATIONALES STATE OF ART).»
Vous conservez toujours un regard sur vos documents. Tous
les mouvements sont documentés.
Avec les codes-barres, les enregistrements peuvent être clairement identifiés et suivis en cas de besoin, ils sont disponibles
à tout moment. Nous vous proposons diverses possibilités
d’accès. Lorsque vous le souhaitez, nous vous fournissons vos
documents originaux par nos véhicules sécurisés. De manière
alternative, vous pouvez aussi demander la numérisation d’un
document (Image on Demand). Vous pouvez être assuré que
vous obtiendrez à tout instant l’information souhaitée au bon
moment et au format adapté.
En Suisse nous disposons de nombreux sites – l’un d’entre eux
est certainement près de chez vous.
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UNE CHAÎNE
DE TRAÇABILITÉ
SANS FAILLE
Grâce à des processus de travail organisés de manière rigoureuse, nous
garantissons une chaîne de traçabilité sans faille. Dans toutes les phases –
depuis l’enregistrement de l’inventaire en passant par l’archivage dans
nos installations et la commande physique – la sécurité est notre priorité
maximale.
2. SCAN
3. TRANSPORT
Les classeurs sont scannés
et mis en carton.
5. LOGICIEL
Transport vers nos centres
d’archivage avec nos propres
véhicules sécurisés.
6. COMMANDE D’UN
CLASSEUR
1. INVENTAIRE
Chaque classeur est individuellement
doté d’un code-barres, la description
exacte est saisie et elle est immédiatement enregistrée dans notre système
informatique.
4. RANGEMENT
Les cartons d’archives sont à
nouveau scannés à chaque fois
lors du déchargement ainsi que
pour la mise en stockage.
7. LIVRAISON D’ARCHIVE
@
Le client reçoit son inventaire
par e-mail.
8. SÉCURITÉ
À chaque livraison, l’identité du
destinataire est vérifiée.
Vous avez besoin d’un classeur?
Passez votre commande en indiquant
le n° de code-barres et la date de
livraison souhaitée.
9. DROITS D’ACCÈS
Seuls les collaborateurs habilités
peuvent avoir accès aux classeurs.
La livraison intervient selon vos
désirs, en 1 heure ou le lendemain.
10. TRAÇABILITÉ
Le bon de livraison est signé par les
deux parties, le classeur est scanné une
nouvelle fois. Les mouvements peuvent
ainsi être suivis à tout moment.
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LA CONVERSION
DES ARCHIVES
COMME PROCESSUS
DE CLASSEMENT
Indépendamment du fait que vous preniez la décision d’un archivage «Off Site»
dans l’une de nos installations ou d’un archivage «On Site» au sein de votre
société – nous vous épaulerons lors de votre processus d’archivage.
Dans le cadre de la conversion des archives, il est possible d’administrer
efficacement vos archives sur papier et de les gérer numériquement.
Pour cela, vous profitez de procédures de travail améliorées et plus sûres.
Grâce à l’établissement d’une structure claire de Records Management et
d’un catalogue de métadonnées, il est possible à tout moment d’accéder aux
unités d’archivage.
1. Tout d’abord nous définissons avec vos critères la manière dont
les documents doivent être recherchés par la suite.
2. Les archives sont clairement identifiés au moyen de codes-barres.
3. Les critères de recherche définis sont saisis.
4. Les unités saisies sont conditionnées dans des boîtes d’archivage.
5. Les boîtes sont transportées dans nos centres d’archivage.
6. La banque de données est soumise à une assurance de qualité.
7. Les boîtes d’archives sont affectées clairement à des adresses dans nos centres.
Grâce à ces mesures de gestion de l’information, cela vous permettra de
mettre de l’ordre dans vos méthodes et flux de travail de votre entreprise.
«NOUS BÂTISSONS SUR UNE COLLABORATION A LONG TERME
DANS LAQUELLE IRON MOUNTAIN SUISSE A FAIT SES PREUVES
EN QUALITÉ DE PARTENAIRE TOUJOURS FIABLE POUR
L’ARCHIVAGE DE NOS DOCUMENTATIONS PROFESSIONNELLES
IMPORTANTES EN SUISSE .»
REGINA WOELLNER, Records Management Officer, Bâle
F. Hoffmann – La Roche AG
022 827 80 25 | 0800 00 24 24 | IRONMOUNTAIN.CH/FR | [email protected]
AU SUJET DE IRON MOUNTAIN
Iron Mountain Suisse est un leader spécialisé dans les services de gestion et de stockage des informations professionnelles.
En couvrant les différents secteurs, l’entreprise apporte son soutien aux sociétés clientes pour structurer et archiver les documents,
les actes et les supports de données professionnelles importantes – et ceci aussi bien de manière physique que numérique. Les
prestations de services s’étendent de la gestion des archives et des données, du conseil jusqu’au scannage. Cela aide les clients à
organiser les processus de manière plus efficace, à économiser de la place et des coûts, à optimiser la conformité et la gouvernance
et à garantir une grande disponibilité des informations professionnelles importantes.
Globalement, Iron Mountain fournit à plus de 220’000 sociétés clientes une infrastructure d’archivage de plus de 7,4 millions de
mètres carrés, répartie sur plus de 1’350 sites dans 45 pays.
© 2016 Iron Mountain Incorporated – Tous droits réservés.
Iron Mountain Incorporated et le symbole des montages sont des marques enregistrées pour Iron Mountain Incorporated.
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