L`archivage électronique des emails

L’archivage électronique des emails :
Une solution pour faire des économies
de stockage ? (4/4)
Le 03/03/2016
Le système d’archivage donne accès aux données aussi bien selon des plans de classements individuels
que par le biais d’un moteur de recherche. (Joe The Goat Farmer via Visualhunt.com / CC BY)
L'archivage électronique des emails :
1. La valeur légale
2. Quels types d’emails faut-il conserver et archiver ?
3. Qui doit procéder à l'archivage des emails et comment sont protégées les
données ?
4. Une solution pour faire des économies de stockage
PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. L’archivage évite la croissance souvent vertigineuse
des bases de messagerie et libère de la place sur les postes de travail. Un
programme d’archivage utilise, en effet, des volumes moindres pour stocker
messages et fichiers, d’une part, parce que toutes les données y sont compressées
(la compression n’altère pas les données numérisées car elles peuvent être
reconstituées à l’identique) et, d’autre part, parce que l’archivage des messages et
des fichiers s’accompagne d’un « dédoublonnement », de sorte qu’un message ou
un fichier ne figure qu’une seule fois dans les archives.
Ces gains peuvent être évalués de la manière suivante.
1. Au niveau du poste de travail : suppression de toutes les archives locales
(PST). Remplacement du corps des messages par un raccourci, soit une
division par 30 de l’espace nécessaire à la duplication au niveau du poste de
travail de la part de la base du serveur Exchange relative à ce poste.
2. Au niveau de la base Exchange : l’archivage des données de la base
Exchange divise par 30 le volume global de cette dernière, ce qui constitue un
avantage considérable pour sa sauvegarde.
3. Au niveau de l’archivage : la place nécessaire pour loger les archives
dédoublonnées et leurs métadonnées est de l’ordre du tiers de ce qu’il aurait
fallu dans Exchange.
L’archivage permet-il de se passer des quotas de messagerie ?
Dans la plupart des organisations, les messageries sont limitées par des quotas en
volume imposés aux utilisateurs. Ces quotas ont pour but de limiter la croissance de
la base centrale de messagerie qui devient de plus en plus difficile à sauvegarder et,
tout simplement, à stocker. Lorsque le quota est atteint, plusieurs solutions sont
envisageables : soit l’effacement pur et simple des messages qui sont alors perdus,
soit leur archivage sous formes de fichiers « .PST » au niveau du poste de travail.
L’utilisation d’un système d’archivage évite les « .PST » qui encombrent les disques
durs des ordinateurs et diminuent la sécurité des données, et permet de remplacer
les messages par des raccourcis au sein même de la base de messagerie. Alors que
la taille moyenne d’un email est de 140 ko, celle d’un raccourci n’est que de l’ordre
de 5 ko au plus. Ceci permet de multiplier les quotas en vigueur d’un facteur de près
de 30.
SAE : de l’archivage électronique à l’administration électronique
Bien utilisé, un système d’archivage électronique (SAE) permet de n’avoir qu’en un
seul exemplaire et en lieu sûr tout document mis sous forme électronique, tout en
permettant de retrouver la situation physique des éléments initiaux qui peuvent être
matériels (documents papier, ouvrages, photographies, œuvres d’art, etc.). Toutes
les personnes autorisées de l’entreprise (de l’utilisateur lambda jusqu’au responsable
des archives en passant par sa hiérarchie, les services fonctionnels et bien sûr la
DSI) peuvent ainsi le visualiser et le supprimer sans pour autant qu’il soit perdu. Par
ailleurs, le système d’archivage donne accès aux données aussi bien selon des
plans de classements individuels que par le biais d’un moteur de recherche, laissant
à chacun le choix de sa méthode de travail.
Lorsque les données sont saisies au plus proche de leur source, le SAE peut
remplacer tous les dossiers physiques et offrir ainsi une mobilité totale des postes de
travail administratifs. Les accès aux données sont enregistrés et les utilisations
anormales peuvent être contrôlées, freinées ou empêchées. Si la production
bénéficie des ERP, l’administration bénéficie des SAE, ce qui devrait s’énoncer
Système d’administration électronique !
Pourquoi SAARK et les produits d’ARKHEOS ?
Des solutions comme SAARK d’Arkheos permettent de répondre à ces besoins.
Conçue pour être adaptée et complétée si nécessaire, SAARK est une solution
unifiée d’archivage électronique. Sur le plan technique, elle est indépendante des
architectures de traitement et de stockage, ses tâches informatiques sont
juxtaposables en fonction des volumes à traiter et les données archivées peuvent
être gérées selon des critères définis par les responsables des archives (records
management).
William Menant
Ingénieur Archivage électronique
01 77 12 39 40
http://www.arkheos.fr
[email protected]