une plateforme d`archivage électronique sous licence libre

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internet.mairie - N° 286 - 2 novembre 2012
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LE
E N D E Z
NUMÉRIQUE AU
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ÈME
CONGRÈS DES MAIRES
Le 95ème congrès des maires de France
se déroulera du 20 au 22 novembre à
Paris sur le thème : “les territoires,
acteurs d’un monde en mutation”. Un
atelier sur l’aménagement numérique du territoire sera animé par Jean
Dionis du Séjour, député-maire d’Agen
(Lot-et-Garonne) et Daniel Nouaille,
maire d’Aixe-sur-Vienne (Haute-Vienne), le 21 novembre au matin. ◗ Une
dizaine de conférences sur le thème
des Tic sont aussi prévues lors du Salon des maires (SMCL) qui se déroule
en parallèle : dématérialisation, parapheur électronique, industrialisation
numérique du territoire, paiement du
stationnement par SMS... Les prix de
l’innovation seront remis le 21 novembre à 18 h.
www.amf.asso.fr
http://smcl.salons.groupemoniteur.fr/
TIC
ET ENSEIGNEMENT
Le salon Éducatec-Éducatice, sur l’innovation et le multimédia appliqués à
l’enseignement, se tiendra du 21 au 23
novembre à Paris. Un espace (Démotice) y est réservé à la démonstration
des usages pédagogiques par des enseignants et leurs élèves.
Exemples : outils numériques, dédiés
notamment à l’écriture et à la lecture
au CM2 (Rennes et l’académie de
Rennes) ; constitution d’une
communauté éducative numérique
avec une classe de CM1-CM2 (SaintQuentin et l’académie d’Amiens) ;
création d’un catalogue ouvert de
ressources éducatives en ligne pour le
1er degré (LaCiotat et le CRDP de
l’académie d’Aix-Marseille)...
http://www.educateceducatice.com
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V O U S
E C T U R E
PUBLICATION DU TOME 8
“PAROLES D’ÉLUS”
DE
Sous le titre Allons enfants du numérique, le dernier tome de la collection
“Paroles d’élus” présente plus d’une
centaine d’expériences Tic réussies.
Nous reviendrons sur certaines d’entre
elles dans le prochain numéro.
www.parolesdelus.com
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Landes : une plateforme d’archivage
électronique sous licence libre
Les collectivités doivent archiver leurs documents, pa pier ou électroniques, elles-mêmes. Pour leur archivage
électronique, elles peuvent s’inspirer du projet dépar temental des Landes, dont les logiciels sont réutilisa bles et téléchargeables librement.
Lancée il y a quelques mois, par l’Agence landaise pour l’informatique (Alpi) et
le centre de gestion de la fonction publique territoriale des Landes (CDG 40),
la plateforme d’archivage sécurisée des documents électroniques publics
des Landes Archiland vient d’être agréée, pour trois ans, par le service
interministériel des Archives de France. Cet agrément, qui atteste sa fiabilité
et sa sécurité, est le premier de ce type, délivré à un système entièrement créé
et géré “par le service public, pour le service public”. La solution Archiland peut
servir d’exemple à d’autres collectivités car la plateforme est constituée
d’un assemblage de logiciels libres, réutilisables (cf. encadré). Pour le moment, les collectivités adhérentes de l’Alpi (plus de 500) peuvent y transférer
uniquement les documents nativement électroniques : marchés publics dématérialisés, documents comptables (Hélios), actes soumis au contrôle de
légalité (Actes) et états de paye. Par la suite, la plateforme accueillera tous
les documents électroniques, y compris ceux qui auront été numérisés. Archiland présente trois principaux avantages : accompagner les collectivités qui
adoptent l’e-archivage, mutualiser la plateforme et respecter l’environnement,
grâce à la réduction des impressions de documents et des déplacements.
LES
COLLECTIVITÉS DOIVENT ARCHIVER LES DOCUMENTS DANS LEURS
PROPRES LOCAUX
L’archivage et la mise en valeur des archives communales sont une obligation
pour les communes (article L.1421-3 du CGCT), qui ne peuvent pas les
confier à des prestataires externes. Les collectivités doivent conserver leurs
archives dans un bâtiment public, dans lequel quiconque peut les consulter, à
l’exclusion de tout autre lieu (article R.1421-4 du CGCT). Elles doivent prendre
Qu’est-ce que l’archivage ?
L’archivage consiste à conserver, à court, moyen ou long terme, des informations qui doivent pouvoir être exploitées ultérieurement. Il doit assurer la
fidélité et la pérennité des données conservées. L’archivage électronique
recouvre la collecte et la conservation de données sur support informatique,
ainsi que leur restitution. L’archivage électronique doit aussi respecter l’intégrité du document, des spécifications techniques, une politique d’archivage, l’identification de l’auteur de l’archive... Une archive publique connaît
trois étapes. 1- Les archives courantes des documents encore utilisés pour
la gestion de la collectivité. 2- Les archives intermédiaires où le document est conservé pour sa valeur probante en cas de litige ou de contrôles
réglementaires (durée : entre quelques mois et plus de cent ans). 3- Les archives définitives : le document est alors conservé, dans un service public
d’archives, s’il présente une valeur patrimoniale (historique) ; les autres son
détruits. Pour chaque type de documents, la durée de ces périodes est définie par accord entre l’administration productrice et l’administration des archives (article 15 du décret du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des
services d’archives publics). Les délais de classement des documents sur papier s’appliquent aux données électroniques.
Définition des archives : article L.211-1 du code du patrimoine.
Les archives publiques relèvent de l’article L.211-4.
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toutes mesures pour préserver leurs archives en cas de péril. En effet, le
volume sans cesse croissant des documents électroniques impose de trouver
des solutions adaptées, afin d’éviter une perte de données irrémédiable.
La plate-forme d’e-archivage départementale de la Maison des Communes des
Landes offre à ses adhérents un service centralisé complet : dématérialisation
totale des documents, classement, archivage, gestion des archives intermédiaires et de leur délai de garde, tri, destruction des documents après visa du
service des archives départementales, et envoi au même service pour l’archivage légal définitif (cf. encadré p.2), maintenance. La plateforme est
complétée par une solution de gestion électronique des documents
(Ged) qui automatise les processus (création de métadonnées notamment) et
gère le classement des documents avant leur transfert vers la plateforme
d’archivage intermédiaire.
LA
PLATEFORME OFFRE UNE TRAÇABILITÉ DES DOCUMENTS ARCHIVÉS
Archiland offre différentes fonctions : centralisation des documents électroniques, gestion des cycles de vie, sécurité (horodatage, gestion des droits d’accès au système, suivi des connexions...), signature électronique... Le logiciel
permet une traçabilité des documents archivés, la recherche par mot-clef ou
en “plein texte”, la transformation des documents dans un format recommandé pour l’archivage... La sécurité est assurée en stockant les archives dans
deux sites informatiques sécurisés : un site principal à la Maison des communes, un site de secours dans les locaux du conseil général.
DIAGNOSTIC,
INTERVENTION, MAINTENANCE
Le CDG 40 propose aussi à ses adhérents de conseiller les agents chargés du
classement des documents et de les former, en leur précisant, par exemple, quels sont les documents communicables au public. Les communes peuvent bénéficier de trois types de prestations. 1- Un diagnostic (état des lieux
des archives, conseils pour la conservation et le classement, devis pour un
éventuel traitement des archives). 2- L’intervention : traitement des dossiers
clos (tri, classement, rédaction d’un instrument de recherche) ainsi que
l’initiation du personnel aux techniques de classement et d’archivage. 3- La
maintenance et la mise à jour du classement et de l’archivage.
GAGNER
DU TEMPS DANS LA RECHERCHE D’INFORMATION
Avant de définir sa stratégie, la commune qui souhaite adopter une solution
d’archivage doit mener une réflexion préalable sur différents critères : volume, sécurité, durée d’archivage, plan de classement, format des fichiers...
L’archivage électronique permet de gagner du temps dans la recherche d’information et de limiter le nombre d’impressions de documents. La conservation électronique coûte cher ; en revanche, le traitement de l’archive (recherche, diffusion, publication, partage) est beaucoup plus économique. Dans
les Landes, les coûts ont pu être réduits par la mutualisation des investissements entre collectivités.
www.archiland.org
http://dematerialisation.landespublic.org
Un logiciel d’archivage et un didacticiel en libre accès
Le logiciel développé est élaboré à partir d’applications libres dont les codes
et documents d’installation sont téléchargeables, afin que l’expérimentation des Landes soit reproductible par d’autres collectivités : GED Alfresco
d’Atol CD, Asalae et I-Parapheur de l’Adullact, GEDOOo (génération documentaire), Openssl (serveur de signature, de vérification de signature et
d’horodatage), LiberSign (pour la signature électronique). Un didacticiel du
logiciel est également disponible sur le site.
www.adullact.org
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ENSEIGNEMENT
UN SITE ORIENTE LES JEUNES VERS
LES FORMATIONS SUPÉRIEURES
DANS LES VILLES MOYENNES
Fin octobre, la Fédération des villes
moyennes (FVM) a inauguré une plateforme internet de l’enseignement
supérieur dispensé sur leurs territoires. Destinée à faciliter l’orientation
des jeunes après le bac, elle présente
l’offre globale des 264 sites d’enseignement supérieur de proximité accessibles dans les villes de 20 000 à
100 000 habitants. Le site fournit
aussi des informations sur la vie
étudiante (logement, services...) et
sur l’actualité des formations. Un
espace de partage d’expériences et
d’aide à la décision est réservé aux
adhérents de la FVM. Aujourd’hui, les
villes moyennes accueillent 17% de la
population étudiante.
www.enseignement-sup-villesmoyennes.fr
ÉDUCATION
UNE “ARDOISE” NUMÉRIQUE POUR
LES ÉCOLES PRIMAIRES
Bic Éducation et Intel ont conçu une
tablette numérique pour les élèves du
primaire, fonctionnant sur système
d’exploitation libre Linux. Cette “ardoise”, très résistante aux chocs,
s’utilise avec un stylet adapté aux
mains des enfants. Des patins évitent aux ardoises BIC Tab de glisser et
de tomber d’une table. Le maître peut
envoyer, par ordinateur, un exercice
commun à toute la classe ou proposer
des travaux par petits groupes. Il a accès à l’ensemble des tablettes et peut
stocker des informations, sur son ordinateur ou sur une clef USB. Initialement créées pour apprendre à écrire comme sur un cahier en évitant la
cassure du poignet, ces tablettes seront livrées avec plusieurs centaines
d’exercices, dans toutes les matières
et pour tous les niveaux, mais les instituteurs pourront aussi créer des
exercices adaptés à leur enseignement. Une armoire dédiée permettra
de les ranger et de les recharger.
Coût : de 6 000 à 20 000 €, selon le
nombre d’ardoises (6, 15, 30) et le
contrat d’assistance choisis.
www.biceducation.com/page/ardoise