Focus sur l`archivage La gestion de l`archivage physique et

Focus sur l’archivage
La gestion de l’archivage physique et électronique est une fonction plus ou moins reconnue dans les entreprises
privées, traditionnellement rattachée aux Services Généraux, elle l’est de plus en plus aux DSI voire même aux
directions métier. Les employés de l’entreprise consacrent fort peu de temps à la conservation de leurs
documents. Les services généraux ne sont plus seuls à devoir pallier les lacunes d’organisation de leurs clients
internes dans la gestion du document. C’est maintenant l’affaire de tous comme le spécifie la série des normes
documentaires ISO 30300 consacrée à la gestion des documents des directions métiers. Avec la
dématérialisation, l’archivage électronique devient une obligation.
À ce titre, les services généraux partagent tous les mêmes problèmes, jour après jour : «l’infobésité » des
messageries, bases de données et tous fichiers bureautiques qu’il faut sauvegarder et restituer chaque jour.
Il faut se battre pour 4 raisons, au moins :
1. Ce qui est bien classé, bien archivé, se retrouve facilement et l’utilisateur gagne du temps (gains entre 5 % et
30 % constatés).
2. Un plan de classement intelligemment pensé permet d’éliminer les doublons de classement, et par
conséquent, de réduire l’espace utilisé pour le classement et l’archivage. Le plan de classement est par ailleurs
réglementairement requis par les différentes normes sur l’archivage (La norme ISO15489 préconise un
classement par activité. Ceci étant le seul moyen permettant de définir le cycle de vie des archives, notamment
pour les flux documentaires).
3.
Un archivage bien géré permet de réduire les coûts de conservation, certaines sociétés organisent des
opérations de tri et d’archivage (clean up day pour les anglo-saxons) qui permettent de n’archiver que les
documents soumis aux tableaux de gestion grâce aux opérations de sélection en amont (avant l’archivage), et de
destruction en aval (après) une durée de conservation connue et appliquée (gains de 50 à 55 % constatés
usuellement).
4. Un archivage de qualité, c’est avant tout assurer la conservation et la sécurité des accès aux informations
ciblées comme essentielles à la conduite de l’entreprise et c’est donc la réduction des risques encourus pour
elle, c’est en outre aussi la pérennité de l’histoire de l’entreprise. En France, l’archivage de ces données et des
documents d’activités est une obligation légale, quel que soit le support. Cet archivage (vs stockage) comprend
l’application de la durée de conservation légale, mais aussi l’obligation d’élimination/anonymisation dès l’atteinte
de la durée de conservation réglementaire (cf exigences édictée par la CNIL).
L’archivage constitue un acte de management car les enjeux sont :
- Stratégiques : avec la mise en place d’une politique au sein de l’entreprise, soutenue au plus haut niveau pour
assurer la mise en œuvre de l’organisation et l’exploitation des connaissances capitalisées et sécurisées. C’est
une action essentielle pour soutenir la prise de décision.
- Légaux : il s’agit de respecter les lois en vigueur et de se conformer aux exigences des normes dans les
différents secteurs d’activité juridique, il est nécessaire de s’assurer, qu’en cas de contentieux, son organisation
sera capable de retrouver et présenter le document ayant une valeur de preuve. Pour ce faire, il est essentiel
d’avoir un archivage électronique à vocation probatoire.
- Technologiques : quelles solutions adopter dans un univers technologique en pleine évolution ?
- Financiers : au regard des investissements à réaliser pour mettre en place un système d’archivage
électronique (SAE) et au regard du coût si l’organisation n’est pas capable de retrouver un document faisant
office de preuve, devant un tribunal ou une administration.
- Historiques : valorisation du patrimoine, contentieux
L’archivage électronique
Les archives électroniques sont produites et reçues sous plusieurs formes : un document natif électronique
comportant ou pas une signature électronique. Mais la numérisation d’un document peut aussi déboucher sur un
archivage électronique dès lors que le processus de numérisation a été normalisé. Dans ce dernier cas, le
document papier reste l’original le document numérisé pouvant être, en respectant un traitement et une
conservation adéquate en se référant à l’état de l’art en la matière auprès des professionnels concernés, une
copie fidèle et durable, ce qui suffit dans un certain nombre de cas et qui peut permettre aussi la suppression du
papier.
L’archivage électronique se compose de l’ensemble des actions suivantes : identification, classement,
conservation en vue d’une consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour une durée respectant
les obligations légales ou celle des besoins d’information.
Les comptables en sont souvent les premiers
bénéficiaires.
L’apport à l’entreprise de la dématérialisation et de l’archivage électronique associé
• Réduction des espaces consacrés à l’archivage ou bien des coûts de conservation extérieurs
• Protection de l’original et mise à disposition plus rapide de l’information
• Permettre la mise en œuvre d’un référentiel de conservation, donc une procédure de SELECTION des
documents essentiels pour documenter les actions, les risques, les coûts..
• Faculté de consultation quasi-immédiate par un grand nombre d’utilisateurs voire des clients eux-mêmes.
• Possibilité de reproduire les documents visualisés.
• Outils aujourd’hui performants notamment pour mettre en œuvre l’indexation automatique.
• Motivation des salariés qui (outil informatique oblige) y trouvent une valeur ajoutée dans leur travail quotidien.
• Solutions de dématérialisation sont aujourd’hui hautement standardisées et permettent une mise en œuvre plus
aisée et moins coûteuse que dans le passé.
• Une meilleure qualité du service au client (rapidité d’accès aux documents dans les centres d’appels par
exemple).
Les inconvénients de la dématérialisation
• Le coût de mise en œuvre de la dématérialisation, Il est nécessaire de ce fait de maîtriser son archivage
physique ceci afin de pouvoir sélectionner ce qui doit être numériser : tout n’est pas à numériser : évaluation
nécessaire des risques au regard des coûts, ceci afin d’assurer l’efficience du projet.- Une culture papier forte
dans les organisations qui, de fait, entraîne une consommation de papier aussi importante.
• Les conséquences fortes sur les organisations et les pratiques quand on met en place la dématérialisation qui
nécessite un accompagnement à la transformation (conduite du changement, actions de communication,
ingénierie de formation adaptée et en volume important, etc.)
Disposer d'une solution de dématérialisation et d'un archivage électronique pour ses archives ne dispense pas
de l'obligation de conservation.
Quel prestataire choisir pour l’externalisation d’archives publiques ?
Depuis le 1er octobre 2010, plus aucun marché ne peut être attribué à un dépositaire non agréé. Le ministère de
la Culture et de la Communication est l’unique autorité habilitée à délivrer un agrément.
Une liste des personnes physiques ou morales agréées est disponible auprès de l’administration centrale des
archives (consultable sur internet). L’agrément est accordé pour une durée limitée dans le temps, fixée à 5 ans
pour les archives sur support traditionnel et réduite à 3 ans pour les archives sur support numérique.
Il est conseillé aux entreprises qui souhaitent sous-traiter de :
- Parfaitement identifier leurs besoins et leurs contraintes par recours à des questionnaires utilisateurs.
- Faire parfaitement collaborer services producteurs, le service qualité, service informatique et services généraux
pour mettre en cohérence les informations à archiver sur le support le plus adéquat sans qu’il y ait des
redondances coûteuses pour l’entreprise.
- Rédiger un cahier des charges et réaliser un appel d’offres.
- Déterminer qui fait quoi dans la gestion de l’archivage physique et électronique : classement, enregistrement,
transmission, signature et horodatage électronique, mise en conteneurs ou gravage, étiquetage, indexation,
contrôle, manutention, transport, conditions de recherche, délais, gestion, rappel des dates butoirs (notamment
pour la destruction) et états statistiques, sans oublier des audits annuels obligatoires à prévoir.
LÉGISLATION
La France a été l’un des premiers pays à se doter, en 1979, d’une loi innovante sur les archives.
La loi N° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives qui remplace la loi N° 79-18 du 3 janvier 1979 reprend
pratiquement l’ensemble des articles cités en 1979 tel que :
Article 1 : « Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leurs dates, forme et support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tous les services et organismes publics ou privés
dans l’exercice de leur activité».
Elle réaffirme, par ailleurs, le statut des archives publiques et donne un accès plus large aux documents
historiques archivés en réduisant les délais de communication à 25 ans( au lieu de 30) et 50 ans( au lieu de 60 )
selon la catégorie des archives. Elle consacre aussi la possibilité de recourir à une prestation externalisée
actuellement réglementée (certification afnor service)
La loi N°2000-230 . du 13 Mars 2000 établit l’équivalence probatoire entre l’écrit sous forme électronique et l’écrit
sur papier, sous réserve que certaines conditions soient remplies. L’article 1316-1 du code civil énonce les
conditions : « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sous forme papier,
sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des
conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
La loi N° 2008-561 du 17 juin 2008 qui porte réforme de la prescription en matière civile. La durée de
prescription, donc de la conservation des documents administratifs s’y référant, se trouve réduite à 5 ans pour les
cas normaux. Attention, des archives antérieures au 17 JUIN 2008(durée de conservation 10 ans par exemple)
devront être détruites après celles créées à partir du 17 juin 2008(durée de conservation 5 ans).
Le J.O du 12 décembre 2009 a publié l'arrêté du 4/12/2009 du Ministère de la Culture précisant les normes
relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée :
- Pour le papier, il s'agit de la NF Z 40-350,
- Pour les documents sous forme électronique de la NF Z 42-013.
La norme NF Z 42-013 fournit des spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes d’archivage
électronique et ce sur trois aspects essentiels :
Prise en compte de nouveaux types de support d’archivage (notamment les supports réinscriptibles ; disques
durs, CD DVD type RW, coffre-fort électronique etc..)
- Extension du périmètre d’application de la norme aux documents sonores et audiovisuels
- Définition d’un ensemble d’exigences minimales
Notons que cette norme fait actuellement l’objet d’une procédure de normalisation ISO ce qui permettra pour les
entreprises internationales de voir pris en compte l’archivage au plan multi-national.
La norme ISO 3030X sur la gestion des informations et des documents des activités (ou Records Management
en anglais) vient compléter la norme mondiale ISO 15489 consacrée à l’archivage sur tous les supports. Il s’agit
de la « la gestion du cycle de vie des documents et données produits par un organisme afin de constituer une
information authentique, fiable, intègre et exploitable » tant pour les supports traditionnels que les nouveaux
supports. Cette norme permettra pour chaque entreprise de certifier son propre système de gestion
documentaire et d’archives. C’est dire son importance pour les services de chaque entreprise. Cette norme est
ainsi plus que jamais d’actualité et la plupart des appels d’offres y font référence.
La norme mondiale ISO 15489 sur l’archivage tous supports ou records-management ou « la gestion du cycle de
vie des documents et données produits par un organisme afin de constituer une information authentique, fiable,
intègre et exploitable » tant pour les supports traditionnels que les nouveaux supports.
Cette norme est plus que jamais d’actualité et les appels d’offres doivent y faire référence. Les travaux
internationaux ont prévus de promulguer les normes techniques complémentaires sur les métadonnées
(notamment comment décrire les documents à transmettre) et sur la pratique de la certification.
La norme internationale pour l’archivage électronique ISO 19005 sur le format international électronique « PDF/A
» pour l’archivage des documents numériques.
ll est à noter que de plus en plus de sociétés intègrent aussi dans leurs réflexions, la série de normes ISO 27000
relative à la sécurité de l’information ; celles-ci intégrant alors la NF Z42-013 en simple support technique. Au
besoin, elles utilisent aussi la série ISO 20000 relative à la qualité du service.
Les prescriptions
La prescription légale est le délai au terme duquel aucune action en justice ne peut plus être intentée et au terme
duquel aucun droit ne peut plus être revendiqué. Cette prescription s’applique naturellement autant à un
document sous format papier qu’électronique comme l’autorise désormais la loi et les codes.
Les durées de conservation sont dictées par les différents codes : code de Commerce, du Travail, des Impôts,
Civil, de la Sécurité Sociale, etc.
Les délais de prescription sont en général de :
• Droit civil : de 5 à 30 ans
• Droit commercial : 10 ans
• Droit fiscal : 1 à 3 ans
• Droit pénal : 10 ans (crimes), 3 ans (délits), 1 an (contraventions)
MÉTHODES
Trois possibilités pour gérer les documents dans l’entreprise
1- La politique «de l'autruche» : C’est-à-dire gérer des m2 d’étagères et agrandir la surface disponible chaque
année, sans chercher d’autre solution ou laisser les messageries déborder et racheter un serveur plus puissant
avec davantage de capacité disques à chaque fois qu’une saturation est constatée. Cette méthode est encore la
plus répandue.
2- La politique «au coup par coup» : C’est la deuxième façon de gérer l’archivage, par à-coups, par obligation.
Tous les 2, 5, 10 ou 20 ans ou, pire, en cas de déménagement ou de transfert d’entreprise, un « nettoyage » de
grande envergure permet de refaire de la place et de libérer des m2. Cette méthode « de nettoyage par
obligation » est encore très utilisée dans les entreprises, mais gare à la destruction abusive ou accidentelle.
3-La politique «pro-active» : applicable dès qu’il y a une intention réelle d’apporter des améliorations à la gestion
des documents de sa société en s’appuyant sur les nouvelles technologies.
Avant de proposer une telle solution, il faut s’assurer qu’elle s’inscrit dans la stratégie de sa société. Il s’agit de
définir dans chaque entreprise une politique de gestion des documents et des connaissances quelque soit le
support (papier et électronique) et de mettre en place un système pour garantir la pérennité des preuves à
produire dans le déroulement normal ou exceptionnel des activités.
Le plan de continuité d’activité mise en œuvre dans le cadre d’une politique du risque doit naturellement
comprendre un volet reprise d’archivage papier et électronique.
Validité des documents
Tout document papier ou électronique doit respecter les caractéristiques suivantes :
- Être authentique, il a été produit conformément aux règles par les personnes habilitées).
- Être fiable, le contenu du document doit refléter la totalité des informations représentatives de l’action
concernée).
- Être intégral, toutes les informations doivent être présentes et exactes.
- Faire partie d’un ensemble (dossier ou fonds) exhaustif.
- Être exploitable dans le temps.
Gessco-management se tient à votre disposition pour toute étude et travaux
d’archivage et de numérisation.
Contactez nous au : 06.52.09.18.03 ou par mail : [email protected]