Posting number: Title: Campus: Work Location: Education

Posting number:
14-136
Title:
Administrative Support Agent, Class I
Campus:
Lennoxville Campus
Work Location:
554 Ontario, Sherbrooke, Quebec, Canada, J1J3R6
Champlain Regional College is seeking the services of an ADMINISTRATIVE SUPPORT AGENT, CLASS I, to work
on a regular full-time position in Continuing Education at Champlain Regional College (Lennoxville Campus).
FUNCTIONS
Reporting to the Coordinator, Continuing Education, the incumbent will perform a variety of administrative and
customer service duties within Continuing Education, primarily for Business and Industry Services, as well as the
AEC programs.
MAIN RESPONSIBILITIES
1. Carry out a variety of administrative and clerical duties for Business and Industry Services, Continuing Education
as well as AEC programs including greeting visitors, responding to customer queries and handling incoming and
outgoing mail.
2. Provide support to the Coordinator and Continuing Education Services, follow-up on items with internal and
external stakeholders, schedule meetings and prepare agendas along with supporting documentation.
3. Assist the Coordinator in the preparation of contracts, service offers, grant applications and proposals.
4. Prepare and draft various correspondence and presentations, format documents and compile statistics.
5. Maintain the customer relationship database, update client records, and produce reports and lists.
6. Assist with the preparation of advertising for Continuing Education programs, courses and training offerings and
submit to both print and social media such as LinkedIn and Facebook.
7. In collaboration with Human Resources Service, assist with the preparation of payroll and HR documents, including
faculty timesheets.
Working Conditions:
Monday to Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
Education:
Must possess a diploma of vocational studies (DEP) with appropriate specialty or a
secondary school diploma (DES) or have a diploma or an attestation of studies in which
is recognized as equivalent by the competent authority.
Requirements:
Must be proficient in English and in French, orally and written.
The candidates will be required to submit to language tests.
Must be proficient with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
The candidates will be required to submit to Word Excel and Powerpoint tests.
Competencies:
Strong organizational skills.
Strong customer service skills.
Attention to detail.
Discretion and professionalism.
Anticipated Start
Date:
As soon as possible.
Hourly Rate:
18,91$ - 21,59$
Posting Dates:
From 2015-04-10 10:47 to 2015-04-23 23:59
In accordance with College policy, notice is hereby given that the above mentioned is now open
TO APPLY ONLINE
Access the College Career Site located on the Job Opportunities page at www.champlaincollege.qc.ca
N.B.: Only candidates selected for an interview will be contacted.
Champlain Regional College is an equal opportunity employer and invites candidates to signify their
belonging to groups targeted by the Act Respecting Equal Access to Employment in Public Bodies
Numéro de
concours :
14-136
Titre du poste :
Agente ou agent de soutien administratif, classe I
Campus :
Lennoxville Campus
Lieu de travail :
554 Ontario, Sherbrooke, Québec, Canada, J1J3R6
Champlain Champlain Regional College requiert les services d’une AGENTE ou d’un AGENT DE SOUTIEN
ADMINISTRATIF, CLASSE I, pour un travail régulier à temps plein à Champlain Regional College (Lennoxville
Campus).
FONCTIONS
Relevant du coordonnateur au Service de la Formation continue, la(le) titulaire accomplira un ensemble de tâches
administratives et service client pour la formation continue, principalement pour les services aux entreprises, ainsi
que pour les programmes d’AEC.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Accomplir une variété de tâches administratives et cléricales pour les services aux entreprises ainsi que pour les
programmes d’AEC; accueillir les visiteurs, répondre aux requêtes des clients et traiter le courrier entrant et sortant.
2. Fournir un soutien administratif au coordonnateur et au Service de la Formation continue, effectuer les suivis des
items relatifs aux parties prenantes internes et externes, prendre les rendez-vous et préparer les ordres du jour ainsi
que les documents d’appui.
3. Assister le coordonnateur à la préparation des contrats, des offres de services, des demandes de subvention et
des propositions.
4. Préparer et rédiger divers projets de lettres et de présentations, effectuer les mises en page et compiler des
données.
5. Maintenir la base de données de la clientèle, tenir à jour les dossiers clients, produire des rapports et des listes.
6. Aider à la préparation des publicités des programmes de la formation continue, des cours et des formations
offertes et soumettre l’information en format imprimé et électronique.
7. En collaboration avec le Service des ressources humaines, assister à la préparation des documents de la paie et
des ressources humaines, incluant les feuilles de temps pour le personnel enseignant.
Conditions de
travail :
Lundi au vendredi, de 8H30 à 16h30
Scolarité :
Doit posséder un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou
un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études
dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Exigences :
Maîtriser l’anglais et le français, à l’oral comme à l’écrit.
Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer des tests linguistiques en anglais et en
français.
Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint).
Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer des tests de connaissances informatiques
(Word, Excel et Powerpoint).
Compétences :
Posséder de fortes habilités organisationnelles.
Posséder un grand souci du détail.
Être orienté vers le service à la clientèle.
Faire preuve de professionnalisme et de discrétion.
Date prévisible
d'entrée en fonction :
Dès que possible.
Taux horaire :
18,91$ - 21,59$
Période d'affichage :
Du 2015-04-10 10:47 au 2015-04-23 23:59
Selon la politique du Collège, la présente constitue l'avis que le poste ci-dessus mentionné est maintenant
ouvert
POUR POSTULER EN LIGNE
Accédez au Site d’emploi du Collège sur la page « Job Opportunities » à www.champlaincollege.qc.ca
N.B. : Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Champlain Regional College est un employeur favorisant l'accès à l'égalité et invite les candidat(e)s à
identifier leur appartenance à un groupe visé par la Loi d'accès à l'égalité en emploi dans les
organismes publics