Posting number: Title: Campus: Work Location: Education

Posting number:
15-108
Title:
Administrative Secretary
Campus:
St. Lambert Campus
Work Location:
900 Riverside Drive, Saint-Lambert, Quebec, Canada, J4P3P2
Champlain Regional College is seeking the services of an ADMINISTRATIVE SECRETARY to work on a temporary,
part-time (28 hours per week) basis in Human Resources at Champlain Regional College (St. Lambert Campus).
This is a specific project for approximately one (1) year, with possibility of renewal.
Functions:
Reporting to the Coordinator of Human Resources, the incumbent will carry out various secretarial tasks, including
those of a complex nature, in collaboration with one or more persons. She/he will provide the secretarial support
required to successfully complete a federal government project.
Main Responsibilities:
1. Transcribe, edit, compose, and draft various documents and correspondence.
2. Edit and produce various reports and documents required by the funding agency; maintain up-to-date data
and ensure follow-ups as required.
3. Provide secretarial and first-line customer support for the service.
4. Assist the Coordinator and Technician with the preparation for meetings including scheduling, preparing
documentation and making the necessary reservations.
5. Prepare, develop, and maintain a classification system and keep files up-to-date for both the project and the
service.
Duration of contract:
At the latest, until June 17, 2016, with the possibility of renewal.
Working Conditions:
Monday, Wednesday and Thursday from 9:30 a.m. to 4:30 p.m.
Tuesday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m. and Friday from 9:00 a.m. to 12:00 p.m.
Education:
Must have a diploma of vocational studies (DEP) in an appropriate specialty or a
secondary school diploma (DES) or have a diploma or an attestation of studies which is
recognized as equivalent by the competent authority.
Experience:
Must have at least four (4) years of pertinent experience.
Requirements:
Fluently bilingual in English and in French, both oral and written.
The candidates will be required to submit to language tests.
Proficiency with Microsoft Office Suite.
The candidates will be required to submit to computer knowledge tests.
Must be able to type at least 50 words per minute.
The candidates will be required to submit to a typing test.
Strong organizational skills and ability to multi-task.
Attention to detail.
Customer service oriented.
Professionalism, discretion and diplomacy.
Anticipated Start
Date:
As soon as possible.
Hourly Rate:
20,58$ - 22,55$
Posting Dates:
From Friday, September 18, 2015 to Thursday, September 24, 2015.
In accordance with College policy, notice is hereby given that the above mentioned is now open
TO APPLY ONLINE
Access the College Career Site located on the Job Opportunities page at www.champlaincollege.qc.ca
N.B.: Only candidates selected for an interview will be contacted.
Champlain Regional College is an equal opportunity employer and invites candidates to signify their
belonging to groups targeted by the Act Respecting Equal Access to Employment in Public Bodies
Numéro de
concours :
15-108
Titre du poste :
Secrétaire administrative
Campus :
St. Lambert Campus
Lieu de travail :
900 Riverside Drive, Saint-Lambert, Québec, Canada, J4P3P2
Champlain Regional College requiert les services d’un ou d’une SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE, pour un travail
temporaire à temps partiel (28 heures par semaine) au Service des ressources humaines à Champlain Regional
College (St. Lambert Campus). Ceci est un projet spécifique d’une durée approximative d’un (1) an, avec possibilité
de renouvellement.
Fonctions:
Relevant de la coordonnatrice des ressources humaines, le(la) titulaire effectuera diverses tâches de secrétariat, dont
les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Il/elle fournira les services de secrétariat
nécessaires pour mener à bien un projet du gouvernement fédéral.
Principales responsabilités
1. Transcrire, modifier, composer et rédiger divers documents et correspondances.
2. Corriger et produire divers rapports et documents exigés par l’organisme de financement; tenir à jour les
données et assurer le suivi au besoin.
3. Fournir un soutien de secrétariat et un service à la clientèle de première ligne pour le service.
4. Assister la coordonnatrice et la technicienne à la préparation de réunions, y compris la planification, la
préparation des documentations ainsi que effectuer les réservations nécessaires.
5. Préparer, élaborer et tenir à jour un système de classement et tenir à jour les dossiers pour le projet ainsi que
le service.
Durée du contrat :
Au plus tard jusqu’au 17 juin 2016, avec possibilité de renouvellement.
Conditions de
travail :
Lundi, mercredi et jeudi de 9h30 à 16h30, mardi de 8h30 à 16h30 et vendredi de 9h00 à
12h00.
Scolarité :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un
diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont
l'équivalence est reconnue parl’autorité compétente.
Expérience :
Doit avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente.
Exigences :
Couramment bilingue en anglais et en français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer des tests linguistiques.
Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office.
Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer des tests de connaissances informatiques.
Capacité de taper 50 mots par minute
Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer un test de dactylographie.
Solides compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches.
Souci du détail.
Orienté vers le service à la clientèle.
Professionnalisme, discrétion et diplomatie.
Date prévisible
Dès que possible.
d'entrée en fonction :
Taux horaire :
20,58$ - 22,55$
Période d'affichage :
Du vendredi, le 18 septembre 2015 au jeudi, le 24 septembre 2015.
Selon la politique du Collège, la présente constitue l'avis que le poste ci-dessus mentionné est maintenant
ouvert
POUR POSTULER EN LIGNE
Accédez au Site d’emploi du Collège sur la page « Job Opportunities » à www.champlaincollege.qc.ca
N.B. : Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Champlain Regional College est un employeur favorisant l'accès à l'égalité et invite les candidat(e)s à
identifier leur appartenance à un groupe visé par la Loi d'accès à l'égalité en emploi dans les
organismes publics