2 POSTING 2ième AFFICHAGE

2nd POSTING
2ième AFFICHAGE
TO:
All personnel
FROM:
Human Resource Services
SUBJECT:
Position to be filled – Champlain Regional College (College Administration)
POSITION
Champlain Regional College is seeking the services of an ADMINISTRATION TECHNICIAN, NONUNIONIZED, to work on a full-time one (1) year replacement basis at Champlain Regional College,
College Administration in Sherbrooke.
FUNCTIONS
Reporting to the Director General, the incumbent carries out the various kinds of technical tasks of an
administrative nature in areas related to the administration of the Director General’s Office and acts as
secretary to the Board of Governors and the Executive Committee.
SPECIFIC DUTIES
1. Organize and coordinate administrative and secretarial work in the office of the Director General,
including:
a. Maintain the Director General’s agenda;
b. Compose and draft department memos and correspondence;
c. Translate documents;
d. Ensure report transmissions prior to deadlines;
e. Prepare travel expense reports.
2. Act as secretary to the Board of Governors, the Executive Committee, and the Audit Committee,
including:
a. Reserve and arrange meeting facilities;
b. Coordinate the preparation and distribution of Board and committee packages;
c. Prepare and transcribe the minutes and reports emanating from the meetings;
d. Maintain records and documentation electronically;
e. Assist the Secretary General in matters related to the Board of Governors and the Executive
Committee.
3. Support the activities related to the Board of Governors, including:
a. Update of the Board of Governors web page;
b. Assist in the orientation of new Board members;
c. Create new Board members user access in Web Services, post biographies, and keep
member listings updated;
d. Assist Board members with creation and transmission of travel expense requisitions;
e. Organize travel arrangements for Board travel and conference registrations;
f. Respond to any inquiries and provide assistance as needed.
4. Support the activities of the Director General’s Advisory Committee;
5. Coordinate the use of the College Vehicle.
Perform any other related tasks.
N.B.: Responsibilities related to the Board of Governors and Executive Committee require
availability two to three evenings a month and travel to the campus locations and/or
Drummondville.
QUALIFICATIONS
Education
College Diploma in an appropriate specialty or a diploma or an attestation of studies
which is recognized as equivalent by the competent authority
Experience
Relevant experience in general administrative work
Other
Must be proficient in English, both in oral and written
Must be able to communicate in French with a strong command in writing
Must possess a thorough knowledge of MS Office
Competencies
Excellent interpersonal and communication skills
Result oriented with important consideration towards the quality of service
rendered
Collaborative
SCHEDULE
Monday to Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
ANTICIPATED
STARTING DATE
Monday, May 14, 2012
DATE OF POSTING
Tuesday, April 3, 2012
CLOSING DATE
FOR APPLICATIONS
Monday, April 16, 2012 at 8:00 a.m.
SALARY
From $17.49 to $26.20 per hour in accordance with schooling and
experience
IN ACCORDANCE WITH COLLEGE POLICY, NOTICE IS HEREBY GIVEN THAT THE ABOVE MENTIONED
IS NOW OPEN
Please submit your curriculum vitae and presentation letter in ENGLISH to:
Selection Committee for the Administration Technician,
Office of the Director General
CHAMPLAIN REGIONAL COLLEGE
1301 Portland Blvd
Sherbrooke (Quebec) J1J 1S2
Fax: 819-564-3623 E-mail: [email protected]
N.B. Candidates may be required to submit to selection tests.
Only candidates selected for an interview will be contacted.
Champlain Regional College is an equal opportunity employer and invites candidates to signify
their belonging to groups targeted by the Act respecting equal access to employment in public bodies
2nd POSTING
2ième AFFICHAGE
À:
Tout le personnel
DE:
Service des ressources humaines
OBJET:
Poste à combler – Champlain Regional College (Centre administratif)
POSTE
Champlain Regional College requiert les services d'un TECHNICIEN ou d’une TECHNICIENNE EN
ADMINISTRATION, NON-SYNDIQUÉ(É), pour un poste de remplacement d’un an (1) à temps plein à
Champlain Regional College, Centre administratif situé à Sherbrooke.
FONCTIONS
Relevant du directeur général, le(la) titulaire effectue diverses tâches techniques à caractère administratif
dans les domaines reliés à l’administration du bureau du directeur général et agit à titre de secrétaire
auprès du conseil d’administration et du comité exécutif.
TÂCHES SPÉCIFIQUES
1. Organise et coordonne les tâches administratives et de secrétariat au bureau du directeur général,
incluant:
a. Gère l’agenda du directeur général;
b. Conçoit et rédige les notes de service ainsi que la correspondance courante;
c. Traduit des documents;
d. Assure la transmission de rapports avant les échéances;
e. Prépare les demandes de remboursement pour les dépenses de déplacements.
2. Agit à titre de secrétaire du conseil d’administration, du comité exécutif et du comité de vérification,
incluant:
a. Procède aux réservations nécessaires pour les réunions;
b. Coordonne la préparation et la distribution des documents électroniques pour les réunions;
c. Prépare et transcrit les procès-verbaux et rapports émanent des réunions;
d. Maintient les documents électroniques;
e. Assiste le secrétaire général pour les tâches relatives au conseil d’administration et au comité
exécutif.
3. Aide aux activités relatives du conseil d’administration, incluant:
a. Mise à jour de la page web des membres du conseil d’administration;
b. Assiste les membres du conseil d’administration pour la création et la transmission de
comptes de dépenses et déplacements;
c. Crée l’accès aux Services web pour les nouveaux membres du conseil, affiche les
biographies, et maintient à jour la liste des membres du conseil;
d. Organise les déplacements et les inscriptions pour les membres du conseil lors de
conférences;
e. Répond aux demandes et procure une assistance tel que requis.
4. Aide aux activités du comité consultatif du directeur général (Director General’s Advisory Committee);
5. Coordonne l’utilisation du véhicule du collège.
Effectue toute autre tâche connexe, au besoin.
N.B.: Les responsabilités relatives au conseil d’administration et au comité exécutif requièrent
d’être disponible pour deux à trois réunions par mois le soir et d’effectuer des déplacements
sur les campus et/ou à Drummondville.
QUALIFICATIONS
Formation
Détenir un diplôme d'études collégiales avec champ de spécialisation approprié
ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue
par l'autorité compétente
Expérience
Posséder de l’expérience pertinente dans le travail administratif général
Autres exigences
Maitrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
Aptitude à communiquer en français avec des bases solides en écriture
Maîtrise l’utilisation de MS Office
Compétences
Posséder d’excellentes habilités au niveau des relations interpersonnelles et de la
communication
Orienté vers les résultats avec considération importante vers la qualité du service
rendu
Esprit de collaboration
HORAIRE DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
DATE PRÉVISIBLE
D'ENTRÉE EN FONCTION
Lundi, le 14 mai 2012
DATE DE L'AFFICHAGE
Mardi, le 3 avril 2012
DATE LIMITE POUR
LES CANDIDATURES
Lundi, le 16 avril 2012 à 8h00
SALAIRE
Entre 17,49$ et 26,20$ l’heure, selon la scolarité et l'expérience
SELON LA POLITIQUE DU COLLÈGE, LA PRÉSENTE CONSTITUE L'AVIS QUE LE BESOIN CI-DESSUS
MENTIONNÉ EST MAINTENANT OFFERT
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de présentation en ANGLAIS à :
Comité de sélection pour le(la) technicien(ne) en administration,
Direction générale
Service des ressources humaines
CHAMPLAIN REGIONAL COLLEGE
1301 boul. Portland
Sherbrooke (Québec) J1J 1S2
Télécopieur : (819) 564-3623 Courriel : [email protected]
N.B.: Il est possible que les candidat(e)s soient appelé(e)s à passer des tests de sélection.
Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Champlain Regional College est un employeur favorisant l'accès à l'égalité et invite les candidat(e)s à identifier
leur appartenance à un groupe visé par la Loi d’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics