EMPLOYMENT OPPORTUNITY Administrative Assistant

File Number: 6004-8-70
EMPLOYMENT OPPORTUNITY
Competition: # HQO-16-067
Open to:
This Category I unionized position is open to all interested parties. Preference will be granted in accordance with the
Collective Agreement for the UNDE/PSAC bargaining unit at CFMWS HQ.
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Administrative Assistant – PSP HQ
Non-Public Funds
Personnel Support Programs
Headquarters - Ottawa
Permanent Full Time Position
Who We Are:
CFMWS is committed to enhancing the morale and welfare of the military community, ultimately contributing to the
operational readiness and effectiveness of the Canadian Armed Forces (CAF). We pride ourselves on being part of
the Defence Team. For more information on who we are, please visit us at www.cfmws.com.
Job Summary:
Under the supervision of PSP Administrative Supervisor, the Administrative Assistant provides administrative support
to Personnel Support Programs (PSP) staff, including research, data entry and compilation, record keeping, creating
presentations and reports, photocopying, correspondence, mass mailing distribution and follow-up, and transcribing
notes and minute taking. He/She participates on working groups related to the provision of administrative services;
researches processes; examines options and recommends service improvements. He/She assists in the
development, maintenance and distribution of Standard Operating Procedures (SOP’s) for various protocols within
the Division. The Administrative Assistant inputs, updates and maintains the records management file classification
system, and improves and maintains effective means of accessing information. He/She participates in meetings and
working groups with colleagues and assists with the completion of assigned tasks while ensuring that the process is
followed. He/She provides financial administrative support for PSP in accordance with provided budgets, including,
vetting direct billing charges and generating expenditure estimates for defined activities.
Qualifications:
College diploma or certificate in Office Administration, Business Administration, or a related field AND some years of
experience in office administration, health promotion or in a related field
OR
High school diploma AND several years of experience in office administration, health promotion or in a related field
OR
A demonstrated equivalent combination of education, training and/or experience. This includes but is not limited to
demonstrated military education, training or experience.
Language requirement: Bilingual Non-Mandatory
Second Official Language Proficiency
(English or French)
Reading Comprehension
2
Written expression
2
Posted / Affiché le : 19 May 2016 / 19 mai 2016
Expires / Date de clôture : 29 May 2016 / 29 mai 2016
Oral interaction
2
Level: N/A(No proficiency), 1(Basic), 2(Functional), 3(Advanced), 4(Professional)
In the event that the successful candidate does not meet the linguistic profile, the candidate will be required to
undertake second language training.
Experience Requirements:
 In office administration
 In data entry, data manipulation, record-keeping and retrieval techniques
 In maintaining filing systems
 In invoice processing
 In material ordering and tracking
 In drafting correspondence and reports
 In making travel arrangements and travel claims procedures
 In organizing meetings, events and conferences
 In designing, completing and maintaining electronic reporting forms
 In transcribing notes and minute taking
 In conducting research
 In using software for word processing, spreadsheets, presentations, databases, e-mail, and Internet browsing
Benefits Available:
Competitive Benefits including Dental, Medical, Group Life and LTD, Defined Pension Plan & Savings plans (TFSA,
RRSPs), Educational Assistance, Access to a fitness facility and CANEX Privileges
Salary: $17.82/h - $24.33/h
Security: Reliability Status
NPF employees must demonstrate the following shared competencies: client service, organizational knowledge,
communication, innovation, teamwork and leadership.
NPF is committed to employment equity. Our goal is a diverse, inclusive workforce that reflects the communities we
serve. We strongly encourage applications from all of the designated group members. Individuals needing
employment accommodation in the hiring process or job postings in an alternative format may contact the NPF
Human Resources Manager.
Start Date: as soon as possible
Posting Date: 19 May 2016
Application Deadline: 23:59 hrs Pacific Time on 29 May 2016
Application Submission: Submit resume to NPF HR Office quoting competition # HQO-16-067. Email:
[email protected] or online: www.cfmws.com.
We thank all applicants in advance for their interest in this position, however, only those selected for an interview will
be contacted.
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No de dossier : 6004-8-70
OFFRE D’EMPLOI
No de concours : HQO-16-067
Ouvert à :
Toutes les personnes intéressées peuvent postuler ce poste syndiqué de catégorie I. La préférence sera accordée
conformément à la convention collective de l’unité de négociation de l’UEDN/AFPC au QG SBMFC.
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Adjoint administratif ou Adjointe Administrative – PSP HQ
Fonds non-publics
Division des Programmes de soutien du personnel
Quartier général – Ottawa
Poste à temps plein permanent
Qui nous sommes :
Les SBMFC s’emploient à rehausser le moral et le bien-être de la communauté militaire et contribuent ainsi à l’état
de préparation et à l’efficacité opérationnelle des Forces armées canadiennes. Nous sommes fiers de faire partie de
l’Équipe de la défense. Pour de plus amples renseignements à notre sujet, visitez le www.sbmfc.com.
Résumé de l’emploi :
Sous la surveillance du Superviseure Administrative PSP, la ou le titulaire du poste assure le soutien administratif au
personnel de la Direction du conditionnement physique, ce qui comprend faire de la recherche, de l’entrée et de la
compilation de données, tenir des dossiers, créer des présentations et des rapports, photocopier des documents,
traiter la correspondance interne et externe et en assurer la distribution et le suivi, transcrire les notes et rédiger les
procès-verbaux. Elle/Il participe à des groupes de travail se penchant sur des questions ayant trait à la prestation de
services administratifs, effectue des recherches liées aux procédures, examine les options et recommande des
améliorations au service. Elle/Il participe à l’élaboration, à la mise à jour et à la distribution d’instructions
permanentes d’opération (IPO) pour divers protocoles au sein de la Direction. Elle/Il effectue l’entrée, la mise à jour
et le maintien des systèmes de classement et de gestion de dossiers, et améliore et maintien des moyens efficaces
d’obtenir de l’information. Elle/Il participe à des réunions et des groupes de travail avec des collègues et apporte son
aide pour l’exécution des tâches tout en s’assurant que le processus est suivi. Elle/Il assure le soutien administratif
financier à la Direction conformément aux budgets fournis, y compris le rapprochement des dépenses budgétaires, la
vérification des frais de facturation directe et la production d’estimations des dépenses pour des activités précises
Qualification :
Diplôme ou certificat collégial en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine
connexe ET quelques années d’expérience de l’administration de bureau, de la promotion de la santé ou dans un
domaine connexe
OU
Diplôme d’études secondaires ET plusieurs années d’expérience de l’administration de bureau, de la promotion de la
santé ou dans un domaine connexe
OU
Une combinaison équivalente manifeste d’études, de formation et/ou d’expérience, qui peut comprendre entre autres
des études, de la formation ou de l’expérience militaires confirmées.
Exigences linguistiques : Bilinguisme non-obligatoire
Niveaux de compétence linguistique dans la seconde
3
langue officielle (anglais ou français)
Compréhension de l’écrit :
2
Expression écrite :
2
Interaction orale :
2
Niveau : S/O (aucune compétence), 1 (de base), 2 (fonctionnel), 3 (avancé), 4 (professionnel)
Si le candidat retenu ne satisfait pas au profil linguistique, il devra suivre une formation en langue seconde.
Expérience requise :
 De l’administration de bureau
 De l’entrée de données, de la manipulation des données, de la tenue des dossiers et des techniques
d’extraction
 De la tenue de systèmes de classement manuels et électroniques
 Du traitement de factures
 De la commande et du suivi du matériel
 De la rédaction de correspondance et de rapports
 Des préparatifs de voyage et des procédures relatives aux demandes d’indemnité de déplacement
 De l’organisation de réunions, d’événements et de conférences
 De la conception de formulaires de rapport électroniques, de la consignation d’information sur ceux-ci et de leur
tenue
 De la transcription de notes et de la rédaction de procès-verbaux
 De l’exécution de recherches
 De l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, de base de données, de courriel et
de navigation dans Internet
Avantages offerts :
Avantages sociaux concurrentiels, notamment un régime de soins dentaires, un régime de soins de santé, une
assurance vie collective, une assurance invalidité de longue durée, un régime de retraite à prestations déterminées
et des régimes d’épargne (CELI, REER), de l’aide financière pour les études, l’accès à une installation de
conditionnement physique et des privilèges liés à CANEX.
Rémunération : 17,82$/h – 24,33 $/h
Exigences liées à la sécurité : Cote de fiabilité
Les employés des FNP doivent mettre en évidence les compétences partagées suivantes : service à la clientèle,
connaissance de l’organisation, communication, innovation, travail d’équipe et leadership.
Les FNP souscrivent au principe de l’équité en matière d’emploi. Nous visons à offrir un milieu de travail inclusif qui
soutient un effectif diversifié à l’image des communautés que nous servons. Nous invitons fortement tous les
membres des groupes désignés à poser leur candidature. Les personnes qui nécessitent des mesures d’adaptation
au travail pour le processus d’embauche ou qui ont besoin des avis de concours en média substitut peuvent
communiquer avec le gestionnaire des ressources humaines des FNP.
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Date d’affichage : 19 mai 2016
Échéance : 29 mai 2016 à 23 h 59, heure normale du Pacifique
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Présentation de la candidature : Veuillez soumettre votre CV au bureau des ressources humaines des FNP, en
indiquant le numéro de concours HQO-16-067, par courriel à [email protected] ou en ligne à www.sbmfc.com.
Nous remercions à l’avance toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes
sélectionnées seront convoquées à une entrevue.
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