FP_03_DAS_2878_C_ADA_ agent Mataara_ 26 07 2012_BOP.rtf

FICHE DE POSTE
Date de mise à jour : 26/07/2012
I – DEFINITION DU POSTE
1
SERVICE : Direction
2
LIBELLE DE LA FONCTION : agent courrier Mataara
3
NIVEAU DE RESPONSABILITE : 2
4
CATEGORIE DE LA MAQUETTE FUTURE : C
CATEGORIE DE LA MAQUETTE ACTUELLE : C
FILIERE DE LA MAQUETTE FUTURE : FAF
5
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des affaires sociales
IMPUTATION BUDGETAIRE :
S/CHAP : 962 02
PROGRAMME R.H : 97101
CODE POSTE : 2878
CENTRE DE TRAVAIL : 332
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LOCALISATION GEOGRAPHIQUE : Immeuble Te Hotu Papeete
8
FINALITE / DESCRIPTIF SYNTHETIQUE: réception, enregistrement, tri et transmission des courriers « arrivée » sur
Mataara
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EFFECTIFS ENCADRES
NOMBRES :
10
SUPERIEUR HIERARCHIQUE DIRECT : directeur de la DAS
11
MOYENS SPECIFIQUES LIES AU POSTE : téléphone, matériel informatique, scanner, logiciel Mataara.
12
CONTRAINTES ET AVANTAGES DU POSTE :
13
14
A
B
C
D
Autres
ACTIVITES PRINCIPALES :
Assurer un accueil physique et téléphonique relatifs aux courriers ;
Identifier les courriers prioritaires compte tenu des délais de réponse à respecter ou de leur importance ;
Saisir les données relatives aux courriers dans le logiciel Mataara aux fins d’enregistrement ;
Scanner les courriers physiques et les relier aux données saisies dans Mataara ;
Assurer le tri des courriers « physiques » en fonction des destinataires et les distribuer dans les casiers ;
Répondre aux demandes des agents relatives à des recherches de courriers ;
Gérer la réservation de salles de réunion pour les circonscriptions.
ACTIVITES ANNEXES :
- effectuer des travaux de reprographie ;
- préparation logistique des salles de réunions de la direction ;
- assurer le fonctionnement du secrétariat de direction en cas d’absence ou d’empêchement de la secrétaire de direction.
II – PROFIL PROFESSIONNEL
15
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CADRE D’EMPLOI : Adjoint administratif
SPECIALITE SOUHAITABLE : secrétariat
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COMPETENCES
Savoir :
Connaissance des missions de la direction des affaires sociales et des partenaires
institutionnels ;
S: Sensibilisation, A: Application; E: Expert
S
A
X
Savoir-faire :
Organiser son travail et identifier les priorités;
Utiliser le logiciel Mataara ;
X
X
Savoir-être :
Etre méthodique et rigoureux ;
X
E
Sens du contact
Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle
X
X
18
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE :
19
FORMATION D’ADAPTATION OBLIGATOIRE : formation d’adaptation au logiciel Mataara
20
DUREE D’AFFECTATION SOUHAITABLE DANS LE POSTE : de 3 à 5 ans.
Le chef de service
Date :
Signature :
L’agent
Date :
Signature :
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