Courrier - Communauté d`Agglomération du Val de Fensch

PROFIL DE POSTE – AGENT D’ACCUEIL – TRAITEMENT COURRIER
Missions du service
L’Unité Fonctionnelle « Courrier » de la CAVF contribue à l’optimisation de la gestion numérisée des
courriers entrants en veillant à sa pérennité.
Elle assure, pour l’ensemble des directions et des services de la CAVF, les activités suivantes :
• La réception et l’enregistrement du courrier sur le logiciel spécialisé (numérisation et indexation
des courriers)
• La répartition et la distribution du courrier
• Vérification du contrôle de cohérence et de la saisie
Activités principales :
• Réceptionne et enregistre le courrier sur l’outil spécialisé prévu à cet effet (Numérisation et
Indexation du courrier, tri, classement, archivage, numérisation, ainsi que contrôle de cohérence)
• traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé,
• Assure la répartition et la distribution des courriers aux services par voie électronique
• Crée et assure la mise à jour du référentiel « courrier »
• Propose et prend en charge toute étude visant à l’amélioration de la procédure actuelle
• Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
• réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents
services, primo renseignements
Activités annexes:
• Assure le suivi des dépenses liées au contrat « Maileva » de la Poste (externalisation des envois de
courriers en nombre)
• Assure la gestion et le suivi des expéditions de colis avec l’aide de la machine
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
• Travail seul ou en équipe.
• Horaires fixes imposés (plages horaire d’ouverture au public),
• L'activité peut s'exercer en présence des usagers (espaces publics ...) ou en dehors des
heures d’ouverture de l'établissement concerné.
Moyens nécessaire :
•
Ordinateur et imprimante
•
Photocopieur, scanner et fax et autres moyens de numérisations
•
Internet et messagerie électronique
•
Téléphone
Logiciels bureautiques de gestion électronique du courrier et de gestion électronique documentaire,
autres…
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
rémunération : temps complet - régime indemnitaire
poste à pourvoir au plus tôt
lettre + CV à l'attention du Président
Communauté d'agglomération du Val de Fensch
1 rue de Wendel
BP 20176
57705 HAYANGE