Automatiser vos procédures de traitement du courrier

Automatiser vos procédures de traitement du
courrier
Dès son enregistrement, le courrier et ces annexes
dématérialisées sont immédiatement disponibles pour les
autres postes organisationnels: les traitements peuvent
commencer (Imputation et réponse en ligne, transmission
électronique, etc.)
Seules circulent les « copies électroniques » du courrier et de ses
annexes éventuelles (authentifiées par le cachet électronique de
EMERAUDE); les originaux étant classés et ainsi définitivement
préservés des risques de perte !
Toutes les actions entreprises sur les différents courriers et
documents (circuit suivi, publication, action par utilisateur,
destinataire d’imputation, etc.) sont enregistrées. Ces
données d’historique sont accessibles en consultation à
tout moment.
Rechercher et localisez les documents à partir
de mots clé
Cette fonctionnalité donne la possibilité de retrouver un
document (ou un courrier) à partir de mot clé portant sur
ses attributs d’enregistrement (référence, objet, date, etc.)
ainsi que sur son contenu (reconnaissance optique de
caractère).
Dématérialisez et archivez vos documents
physiques
EMERAUDE dématérialise (numérise) vos documents au
moyen de scanners. Les documents convertis dans un
format électronique sont intégrés dans la base
documentaire à des fins d’archivage.
Remarque : La dématérialisation prend en compte les
documents physiques multi page.
Améliorer votre productivité
Que vous soyez dans votre organisation ou à l’extérieur
(option accès distant) , les traitements en ligne des
courriers (imputation et réponse)
et documents
(publication, accès instantané et simultané) vous
permettent de gagner un temps précieux.
La possibilité d’assigner des délais d’exécution en
permanence évalué par le logiciel de sorte à détecter tous
les dossiers « hors délai » chez les collaborateurs aide dans
la maîtrise des délais de traitement.
Renforcer la confidentialité, la sécurité et
traçabilité autours de vos documents
la
La confidentialité de vos courriers et documents est assurée
par le mécanisme de Droit d’Accès Dynamique (DAD).
Le classement automatique des documents
Tous les documents et courriers enregistrés, sont
automatiquement classés par exercice, institution
émettrices ou réceptrice, etc. en vue de faciliter sa
localisation. Plus de charge de classement pour vos
collaborateurs en général et vos assistantes en particulier
Une solution simple à mettre en œuvre
La simplicité de déploiement de EMERAUDE et sa facilité de
prise en main vous garantissent des coûts d’exploitation
réduits. Tout vos collaborateurs en feront une utilisation
optimale.
N’accède au contenu du courrier, que les personnes de
l’organisation qui sont concernées par son traitement.
CRYSTAL
Gestion des Achats et du Budget
RUBIS
Pointage, calcul des heures supplémentaires
FONCTIONNALITES
Gestion du courrier et
des documents
Classement et
recherche de
l’information
Sécurité
Statistique
Autres modules
Caractéristiques
techniques
DESCRIPTIONS




























Enregistrement des courriers
Imputation en ligne
Suivi et gestion des courriers « hors délai »
Demande de tâche
Lien courrier arrivée – courrier départ
Gestion des annexes aux courriers
Enregistrement des documents
Publication des documents
Gestion des affaires
Extraction texte et image
Versionning
Création d’arborescence thématique
Plan d’archivage
Classement automatique
Recherche multicritère
Cachet d’authentification
Sécurité dynamique d’accès aux contenus d’information (DAD)
Sauvegarde structurée
Gestion des utilisateurs
Cryptage des documents et courriers
Dénombrement courrier et documents par axes (nature, producteur,
département, etc.)
Calcul des temps moyen de traitement
Tableaux et graphique d’analyse des tendances
Accès distant
Gestion des intérims
Interopération logicielle
Déploiement automatique des nouvelles versions
Lien archive physique et archive numérique
Client-serveur
Architecture
Clients
Caractéristiques
Serveur
Windows XP, Vista, 7
Windows 2000, Windows 2003, Windows 2008
SQL SERVER 2005, SERVER 2008
Pour des informations complémentaires, veuillez contacter :
SOLIUM INFORMATION TECHNOLOGY
Email
Adresse
Téléphone
Fax
II plateaux, rue des Jardins (Derrière les Impôts), Abidjan Côte
d’Ivoire
[email protected]
22 BP 297 Abidjan 22 Côte d’Ivoire
22 41 77 09
22 41 77 79