Cas client solution d`ouverture IM-75

Étude de cas
Novembre 2011
Neopost aide Homeserve
à épargner £35 000 par an,
en coût de traitement de courrier !
Homeserve ouvre et traite plus de 1,4 millions de courriers par an,
ce qui représente en moyenne 7 500 courriers par jour. Jusqu’à présent
ils utilisaient un ouvre-lettre de base pour ouvrir le courrier entrant.
«Le nombre d’heures-homme passé sur le traitement du courrier a
diminué de 10 heures par jour, ce qui équivaut à une diminution de 200
heures-homme par mois!» dit osie Bates, responsable du traitement des
données. « En utilisant les 3 IM-75, on peut traiter notre courrier entrant
33 % plus rapidement, ce qui nous permet d’économiser plus de £35,000
par an » conclut Bates.
Homeserve Plc a été créé en 1993 à la
suite d’une joint-venture avec South
Staffordshire Water. Depuis la vente de la
première police d’assurance en plomberie
en 1994, l’entreprise s’est transformée en
une compagnie florissante, listée au FTSE
250, avec plus de 8 millions de polices
d’assurance d’urgence vendues au
Royaume Uni, en France, en Espagne et
aux Etats-Unis. Ils ont également établi
des partenariats avec d’autres compagnies
d’assurances, d’énergie et de services
collectifs.
Homeserve ouvre et traite plus de 1,4
millions de courriers par an, ce qui
représente en moyenne 7 500 courriers par
jour. Jusqu’à présent ils utilisaient un
ouvre-lettre de base pour ouvrir le courrier
entrant. Homeserve a contacté Neopost
pour remplacer leur système d’ouverture
d’enveloppe qui était arrivé en fin de vie.
Le courrier entrant est pré-trié dès 7 heures
tous les matins par l’équipe de la salle
courrier, assisté de plusieurs collaborateurs
du bureau principal. Le courrier entrant,
essentiellement de la correspondance
d’ordre général, des demandes d’assurance
et des renouvellements, était pré-trié,
regroupé puis mis dans une boîte pour être
ouvert avec l’ouvre-lettre. Une fois les
enveloppes ouvertes, la correspondance
d’ordre général (500 enveloppes par jour)
était transférée en priorité à 12
collaborateurs du bureau principal pour
qu’ils retirent manuellement les contenus
des enveloppes afin de les scanner par la
suite. Ce processus mobilisait 12
collaborateurs, 30 minutes par jour,
l’équivalent de 6 heures-homme.
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Les 7 000 enveloppes restantes,
essentiellement des demandes d’assurance
et des renouvellements, étaient traitées à
une vitesse de 300 par heure, l’équivalent
de 24 heures-homme par jour.
Au total le traitement de 7 500 enveloppes
par jour prenait 30 heures-homme, ce qui
fait 150 000 courriers par mois, à 600
heures-homme. Tout cela se traduisait par
un montant de £4428 en coût de
traitement par mois.
Suite à un audit approfondi du traitement
du courrier entrant par Neopost,
l’entreprise a réalisé qu’elle pouvait faire
des économies considérables de coûts et
de temps. En conséquence, Homeserve
loue maintenant 3 IM-75 pour traiter
l’ouverture de leur courrier. Avec l’IM-75
Homeserve traite le courrier entrant en un
seul processus, ce qui diminue le temps
passé sur le traitement du courrier, et donc
réduit le nombre d’heures-homme,
permettant ainsi aux équipes de travailler
sur des tâches plus productives. De plus,
les 3 IM-75 de Homeserve utilisent l’outil
logiciel STATS, qui permet de régler et
mesurer les niveaux de performance.
neopost.com
Maintenant le courrier arrive à 7 heures du
matin pour le traitement et est pré-trié
comme d’habitude. La correspondance est
ensuite chargée sur l’IM-75 qui ouvre
automatiquement les enveloppes sur deux
côtés et présente à l’opérateur le document
pour extraction. Pour plus de sécurité,
après que le courrier soit extrait de
l’enveloppe, l’enveloppe est scannée afin de
vérifier que tous les contenus aient bien été
retirés. Les contenus sont ensuite identifiés
et triés afin d’être scannés et acheminés
vers le bon département. Depuis la mise en
place de la nouvelle solution de courrier
automatisée, la correspondance d’ordre
général est traitée une demi-heure plus
rapidement qu’avant, et uniquement par
l’équipe de la salle courrier. Les
collaborateurs du bureau principal peuvent
donc vaquer à leurs occupations normales
une demi-heure plus tôt.
Le traitement des applications est passé de
300 à 700 articles par heure. « Cette
augmentation de la vitesse de traitement
est très positive pour notre entreprise non
seulement pour les économies de coût et
d’heure qu’elle engendre mais aussi pour
une meilleure qualité de service offerte à
nos clients. Le nombre d’heures-homme
passées sur le traitement du courrier a
diminué de 10 heures par jour ce qui se
traduit par une diminution de 200
heureshommes par mois!» dit Josie Bates,
responsable du traitement des données. «
En utilisant les 3 IM-75, on peut traiter notre
courrier entrant 33 % plus rapidement, ce
qui nous permet d’économiser plus de
£35,000 par an » conclut-elle.