etude de cas

ETUDE DE CAS
NEOPOST AIDE HOMESERVE À ÉPARGNÉ £35 000 PAR
AN, EN COÛT DE TRAITEMENT DE COURRIER!
Homeserve ouvre et traite plus de 1,4 millions de
courriers par an, ce qui représente en moyenne 7 500
courriers par jour. Jusqu’à présent ils utilisaient un
ouvre-lettre de base pour ouvrir le courrier entrant. «Le
nombre d’heures-homme passé sur le traitement du
courrier a diminué de 10 heures par jour, ce qui équivaut
à une diminution de 200 heures-homme par mois!» dit
Josie Bates, responsable du traitement des données.
« En utilisant les 3 IM-75, on peut traiter notre courrier
entrant 33 % plus rapidement, ce qui nous permet
d’économiser plus de £35,000 par an » conclut Bates.
Homeserve Plc a été créé en 1993 à la suite d’une joint-venture avec
South Staffordshire Water. Depuis la vente de la première police
d’assurance en plomberie en 1994, l’entreprise s’est transformée
en une compagnie florissante, listée au FTSE 250, avec plus de 8
millions de polices d’assurance d’urgence vendues au Royaume Uni,
en France, en Espagne et aux Etats-Unis. Ils ont également établi des
partenariats avec d’autres compagnies d’assurances, d’énergie et
de services collectifs.
Homeserve ouvre et traite plus de 1,4 millions de courriers par an,
ce qui représente en moyenne 7 500 courriers par jour. Jusqu’à
présent ils utilisaient un ouvre-lettre de base pour ouvrir le courrier
entrant. Homeserve a contacté Neopost pour remplacer leur système
d’ouverture d’enveloppe qui était arrivé en fin de vie.
Le courrier entrant est pré-trié dès 7 heures tous les matins par
l’équipe de la salle courrier, assisté de plusieurs collaborateurs
du bureau principal. Le courrier entrant, essentiellement de
la correspondance d’ordre général, des demandes
d’assurance et des renouvellements, était pré-trié,
regroupé puis mis dans une boîte pour être ouvert
avec l’ouvre-lettre. Une fois les enveloppes ouvertes, la
correspondance d’ordre général (500 enveloppes par
jour) était transférée en priorité à 12 collaborateurs du
bureau principal pour qu’ils retirent manuellement les
contenus des enveloppes afin de les scanner par la suite.
Ce processus mobilisait 12 collaborateurs, 30 minutes par
jour, l’équivalent de 6 heures-homme.
Les 7 000 enveloppes restantes, essentiellement des demandes
d’assurance et des renouvellements, étaient traitées à une vitesse
de 300 par heure, l’équivalent de 24 heures-homme par jour.
Au total le traitement de 7 500 enveloppes par jour prenait 30
heures-homme, ce qui fait 150 000 courriers par mois, à 600 heureshomme. Tout cela se traduisait par un montant de £4428 en coût de
traitement par mois.
Suite à un audit approfondi du traitement du courrier entrant par
Neopost, l’entreprise a réalisé qu’elle pouvait faire des économies
NOVEMBER 2011
considérables de coûts et de temps. En conséquence, Homeserve
loue maintenant 3 IM-75 pour traiter l’ouverture de leur courrier. Avec
l’IM-75 Homeserve traite le courrier entrant en un seul processus,
ce qui diminue le temps passé sur le traitement du courrier, et donc
réduit le nombre d’heures-homme, permettant ainsi aux équipes
de travailler sur des tâches plus productives. De plus, les 3 IM-75
de Homeserve utilisent l’outil logiciel STATS, qui permet de régler et
mesurer les niveaux de performance.
Maintenant le courrier arrive à 7 heures du matin pour le traitement
et est pré-trié comme d’habitude. La correspondance est ensuite
chargée sur l’IM-75 qui ouvre automatiquement les enveloppes sur
deux côtés et présente à l’opérateur le document pour extraction.
Pour plus de sécurité, après que le courrier soit extrait de l’enveloppe,
l’enveloppe est scannée afin de vérifier que tous les contenus aient
bien été retirés. Les contenus sont ensuite identifiés et triés afin
d’être scannés et acheminés vers le bon département. Depuis la
mise en place de la nouvelle solution de courrier automatisée, la
correspondance d’ordre général est
traitée une demi-heure plus rapidement
qu’avant, et uniquement par l’équipe
de la salle courrier. Les collaborateurs
du bureau principal peuvent donc
vaquer à leurs occupations normales
une demi-heure plus tôt.
Le traitement des applications est
passé de 300 à 700 articles par heure.
« Cette augmentation de la vitesse de
traitement est très positive pour notre entreprise non seulement
pour les économies de coût et d’heure qu’elle engendre mais aussi
pour une meilleure qualité de service offerte à nos clients. Le nombre
d’heures-homme passées sur le traitement du courrier a diminué de
10 heures par jour ce qui se traduit par une diminution de 200 heureshommes par mois!» dit Josie Bates, responsable du traitement des
données. « En utilisant les 3 IM-75, on peut traiter notre courrier
entrant 33 % plus rapidement, ce qui nous permet d’économiser plus
de £35,000 par an » conclut-elle.