LETTERBOX MAARCH

LETTERBOX
MAARCH
Gestion du courrier
LetterBox Maarch est une solution dédiée à la gestion du courrier. Il est utilisé afin de
consulter, d'archiver ou de retrouver des courriers numérisés. Ce logiciel ne traite que les
courriers entrant.
Présentation
Connexion
Saisir le login et le mot de passe
L'interface
Les corbeilles / menus
Il y a 2 façons d'accéder aux différents outils du traitement du courrier :
Les corbeilles
Ici la notion de corbeille n'a pas de rapport avec le fait de mettre un élément ou un fichier "à la
poubelle". La corbeille est l'équivalent d'un élément physique (classeur, dossier, bannette...)
permettant de classer du courrier.
Faire le choix d'une corbeille par le menu déroulant.
Le menu
Ce menu se trouve sur la droite de la fenêtre de présentation. Cliquer sur un des dossiers
présentés :
Courrier en copie
Courrier en retard
Courrier à traiter
Format des fichiers
Courrie r entrant
Les courriers entrants seront au format PDF. Ils seront numérisés par le service courrier.
Réponse attachée
Les réponses attachées au courrier peuvent être de différent format (doc, xls ....).
Traitement du courrier
Lire
Utiliser le menu de navigation ou les corbeilles.
Mes courriers en copie : liste des courriers envoyés à d'autres services
Courrier "du service" : courrier arrivé
Mes courriers en retard : courrier dont la date de traitement prévue est expirée
Mes courriers à traiter : courrier ouvert mais non traité
Traiter
Ouvrir le courrier en cliquant dessus, une fenêtre apparaît qui vous permet de choisir plusieurs
options pour le traitement de votre courrier :
Informations sur le courrier à traiter
Options pour le traitement du courrier
Les différentes options permettent de gérer vos réponses, notes personnelles...
Attacher une réponse
Cela permet d'ajouter un fichier au traitement du courrier. Le fichier doit être numérisé
avant d'être rattaché au courrier reçu. Cliquer sur le bouton
afin de
choisir le fichier de réponse. Consultation du fichier par l'icône de la loupe, suppression par la
croix blanche. :
Valider des modifications ou terminer le traite ment d'un courrier
La validation permet :
d'apporter des modifications au suivi du courrier
de rediriger le courrier
de clôturer le courrier (archivage)
Utiliser le menu déroulant actions situé en bas de la fenêtre du traitement du courrier :
Faire une recherche
Formulaire
Cliquer sur le bouton de recherche afin d'afficher le formulaire qui permet de rechercher des
courriers suivant différents critères. Plusieurs critères de choix sont possibles.
Bouton de recherche :
Formulaire de recherche :
Résultat
Le résultat de la recherche s'affiche.
Détails
Pour visualiser le courrier sélectionné :
ou
Pour voir toutes les informations concernant courrier sélectionné :
Informations sur l'affaire :
Historique :
Documents rattachés :
Notes :
Propriétés du fichier :
Statistiques