CC logiciel gestion atelier - SICTOM Pézenas-Agde

MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L’INFORMATION ET DE
LA COMMUNICATION
SICTOM PEZENAS-AGDE
Service Finances et Marchés Publics
27 avenue de Pézenas
BP 112
34120 NEZIGNAN L’EVÊQUE
Tél: 04 67 98 58 05
ACQUISITION, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE
D’UNE SOLUTION DE GESTION D’ATELIER, DE PARC DE
VEHICULES ET DE STOCK DE FOURNITURES
Cahier des Clauses Techniques Particulières
Table des matières
1.
2.
3.
Généralités ...................................................................................................................................... 3
1.1.
Présentation du syndicat ......................................................................................................... 3
1.2.
Contexte .................................................................................................................................. 3
1.3.
Modalités de pilotage du projet .............................................................................................. 4
Objectifs fonctionnels...................................................................................................................... 4
2.1.
Solution de base ...................................................................................................................... 4
2.2.
Tranches conditionnelles......................................................................................................... 6
Prestations de mise en œuvre......................................................................................................... 6
3.1.
Reprise des données ............................................................................................................... 6
3.2.
Préparamétrage....................................................................................................................... 6
3.3.
Paramétrage ............................................................................................................................ 6
3.4.
Formation ................................................................................................................................ 7
3.4.1.
Formation des administrateurs techniques : .................................................................. 7
3.4.2.
Formation des utilisateurs : ............................................................................................. 7
3.5.
4.
Prestations d’assistance et de maintenance ........................................................................... 7
Environnement technique ............................................................................................................... 7
4.1.
Gestion de la sécurité .............................................................................................................. 7
4.2.
Gestion de la durée de conservation des informations .......................................................... 7
4.3.
Performance ............................................................................................................................ 7
4.4.
Ergonomie générale ................................................................................................................ 8
4.5.
Hébergement........................................................................................................................... 8
ACQUISITION, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE D’UNE SOLUTION DE GESTION
D’ATELIER, DE PARC DE VEHICULES ET DE STOCK DE FOURNITURES
1. Généralités
La consultation a pour objet l’acquisition, la mise en œuvre et la maintenance d’une solution de
gestion d’atelier, de parc automobile et de gestion de stock de fournitures.
Elle est composée d’une solution de base et de modules qui pourront être acquis par affermissement de
tranches.
1.1. Présentation du syndicat
Le SICTOM – Syndicat InterCommunal pour le Traitement des Ordures Ménagères est un
Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) créé en 1976.
Aujourd’hui le SICTOM rassemble 58 communes et près de 122 844 habitants permanents, chiffre qui
croît considérablement en période estivale : jusqu’à 300 000 résidents.
Au fil des années, l’accueil de nouvelles communes, l’augmentation constante de la population,
l’intérêt croissant de la population pour des questions environnementales et de développement durable,
les collaborations réussies (l’ADEME, Eco-Emballages, le Conseil Général) ont permis de multiplier
les missions du SICTOM :
Collecte et traitement des déchets ménagers et assimilés,
Collecte sélective et tri des emballages ménagers recyclables,
Gestion du centre de tri et des deux quais de transfert,
Gestion des déchèteries et des C.E.T. (Centre d’Enfouissement Techniques),
Collecte du verre et des points d’apports volontaires,
Communication et prévention auprès des usagers.
Broyage et évacuation des déchets verts,
Transport en FMA des déchets vers les exutoires,
Gestion plateforme de compostage des déchets verts et valorisation des déchets de bois.
1.2. Contexte
Le syndicat dispose d’une flotte de l’ordre de 150 véhicules (Bennes d’Ordures ménagères, semiremorques, polybennes, véhicules utilitaires et de tourisme).
Pour entretenir cette flotte, le syndicat possède son propre atelier doté d’un chef d’atelier, de 3
mécaniciens et d’un magasinier.
Le syndicat gère également ses équipements de protection individuelle, diverses fournitures
administratives et produits ménagers. Une personne est chargée de la gestion des stocks
correspondants.
Chefs de service, directeurs, contrôleurs de gestion, acheteurs doivent pouvoir accéder à la solution
chacun pour les prérogatives qui les concernent.
Au total, la solution sera accessible pour :
-
3 utilisateurs opérationnels (chef d’atelier, magasinier atelier, gestionnaire stock fournitures),
-
5 utilisateurs en consultation.
La collectivité souhaite un système intégré et non pas la juxtaposition de plusieurs solutions.
1.3. Modalités de pilotage du projet
La mise en œuvre du projet s‘effectuera avec le concours permanent des acteurs du groupe projet
constitué de la façon suivante :
-
Directeur général des services,
-
Directeur des infrastructures et des équipements,
-
Chef de service,
-
Chef d’atelier,
-
Contrôleur de gestion,
-
Utilisateurs principaux autant que de besoin,
-
Le titulaire du marché responsable de la mise en œuvre.
Piloté par le directeur des infrastructures et des équipements, le groupe projet a pour rôle de suivre la
mise en place jusqu’à la phase de mise en production de la solution et de faire remonter les
informations utiles sur l’évolution du projet en vue de l’ajuster, de l’enrichir voire de le réorienter.
2. Objectifs fonctionnels
La collectivité souhaite se doter d’une solution disposant des fonctionnalités suivantes :
2.1. Solution de base
-
Gestion d’une base d’information comportant a minima :
o La carte d’identité du véhicule (reprenant les détails de la carte grise) ; l’historique du
véhicule doit prendre en compte le changement possible d’immatriculation,
o La classification du véhicule (catégorie, sous-catégorie, marque, modèle, version),
o Le suivi historisé des affectations du véhicule,
o Le suivi des équipements et matériels rattachés aux véhicules,
o Le paramétrage et l’édition d’états et de statistiques,
o L’inventaire du parc,
o La gestion d’un historique du parc,
o La gestion du renouvellement des véhicules.
-
Gestion des carburants et du kilométrage :
o Importation des données fournisseurs. En l’occurrence le système doit être capable
d’importer en masse les données de facturation de Total ou de tout autre fournisseur si
la collectivité venait à en changer et les données issues de la pompe interne de la
collectivité (les données sont remontées au logiciel ALX 70 de ALX technologie).
o
o
o
o
o
o
o
o
Gestion des cartes/badges de carburant,
Gestion des cuves de carburant internes,
Gestion des incohérences kilométriques,
Gestion des anomalies de consommation,
Suivi des kilomètres parcourus,
Calcul des consommations par véhicules, par service, par direction, par catégorie de
véhicule ou pour l’ensemble du parc,
Calcul des coûts, par véhicule, par catégorie de véhicule, par service, direction, par
type d’énergie ou pour l’ensemble du parc,
Edition d’états correspondants.
-
Suivi des prévisionnels d’entretien et des contrôles obligatoires
o Calcul des prévisionnels d’intervention (selon fréquence, km, durée ou km/durée),
o Edition d’états et alertes correspondants.
-
Gestion des réparations et de l’entretien
o Gestion de l’atelier. La solution doit être évolutive pour pouvoir gérer plusieurs
ateliers en cas de mutualisation des moyens entre collectivités :
Gestion des ordres de réparation,
Préparation des travaux avant l’arrivée des véhicules en atelier,
Planification des entretiens et contrôles préventifs,
o Gestion des signalements ou demandes de travaux (concerne 3 chefs de service
extérieurs à l’atelier),
o Pointage automatique des temps des agents d’atelier,
o Gestion des indisponibilités des agents d’atelier,
o Gestion des stocks : Le système doit être capable de :
Créer et modifier des fiches articles, gérer des familles d’articles, gérer les
mouvements entrées-sorties des consommables, gérer les lieux et emplacements de
stockage, d’alerter quand le stock minimum est atteint par article, proposer les
quantités de réapprovisionnement, gérer les inventaires, l’historique des
consommations par article/par fournisseur
o Les opérations intégrées dans le module de gestion de l’atelier doivent être liées à la
gestion des stocks (si une pièce est utilisée lors d’une réparation, elle doit être
défalquée du stock).
o Coûts d’entretien : le système doit être capable de fournir un coût de réparation et
d’entretien incorporant les coûts directs et indirects par véhicule et par service
o Historique complet de l’entretien par véhicule, y compris contrôles techniques, mines,
contre-visites
o Gestion des fournisseurs : le système doit pouvoir contenir les fournisseurs de pièces
ou de prestations associées. Il doit fournir les coûts associés à chaque fournisseur.
o Edition d’états correspondants.
-
Gestion des stocks de fournitures : le système devra être capable de fournir un système de
gestion de stocks de fournitures diverses (EPI, matériel divers), de la même manière et avec
les mêmes fonctionnalités que pour la gestion du stock des pièces d’atelier.
-
Outil de requête permettant de formater des éditions prédéfinies et personnalisables de façon
conviviale, sans nécessité de disposer de compétences informatiques particulières. Le
soumissionnaire décrira les modalités et possibilités de son système de restitution ainsi que les
formats de restitution.
-
Possibilité de produire des documents et courriers modélisés, reprenant automatiquement des
données enregistrées dans la base, à partir des écrans fonctionnels du logiciel.
-
Possibilité d’émettre ces documents par Mail ou par fax à partir du logiciel.
-
Possibilité de rattacher des documents (photos, documents scannés ou autres formats).
-
Archivage des documents et/ou courriers émis.
-
Compatibilité avec les outils bureautiques utilisés pour génération des états sous formats PDF,
Word, Excel.
2.2. Tranches conditionnelles
Des tranches conditionnelles sont prévues à ce marché. Elles correspondent à des fonctionnalités
que la collectivité se donne l’opportunité d’acquérir. A chaque tranche est associée une
formation des utilisateurs à la nouvelle fonctionnalité.
-
-
TC1 : Bilan carbone de la flotte : Le système sera capable de déterminer le bilan carbone de
l’ensemble de la flotte en prenant en compte l’ensemble des paramètres habituels ;
TC2 : Facturation des entretiens et réparations : Le système devra être capable d’émettre une
facture correspondant à une réparation en prenant en compte les coûts de pièce et de main
d’œuvre effectuée par les agents de la collectivité ;
TC3 : Import des données de facturation et des historiques techniques des prestataires de
maintenance : le système devra être capable d’importer en masse ces données ;
TC4 : Calcul des amortissements : Le système devra pouvoir procéder au calcul automatisé de
l’échéancier d’amortissement ;
TC5 : Import en temps réel des données de facturation des pleins de carburant chez les
pétroliers (Total,..)
TC6 : Service permettant de rédiger les bons de commande depuis le logiciel et de les
transférer à notre application de gestion financière SEDIT de Berger-Levrault. Le système
devra alerter si un article est déjà en stock. Les données à fournir par webservice via un fichier
xml sont décrites en annexe.
3. Prestations de mise en œuvre
3.1. Reprise des données
La collectivité souhaite que les données incluses dans son système actuel de gestion d’atelier
(APVéhicule. APStock n’est pas utilisé) soit reprises dans son futur système.
Les données liées aux différents stocks devront également être reprises (format excel).
Le soumissionnaire décrira les modalités de reprise des données et les tâches incombant à la
collectivité.
3.2. Préparamétrage
Le système sera au maximum préparamétré au regard de ce qui se fait habituellement. La collectivité
ne devra plus que faire des modifications à la marge. De même, les requêtes les plus fréquentes
devront avoir été incorporées à l’outil de requêtes du système.
3.3. Paramétrage
Le titulaire accompagnera la collectivité dans le paramétrage de l’application. Les candidats décriront
les modalités et le temps d’accompagnement prévu.
3.4. Formation
3.4.1. Formation des administrateurs techniques :
Le titulaire formera les informaticiens de la collectivité au dépannage de premier niveau (redémarrage
des serveurs, redémarrage de l’application,…). La durée de cette formation ne pourra être inférieure à
½ journée.
3.4.2. Formation des utilisateurs :
Le titulaire formera de manière adaptée les différents profils d’utilisateurs : utilisateurs opérationnels
d’une part (a minima 2.5 jours de formation), utilisateurs en consultation d’autre part (a minima 1
journée de formation).
Des formations ultérieures pourront être sollicitées.
Le titulaire fournira la documentation utilisateur, qui devra être exhaustive et en français.
3.5. Prestations d’assistance et de maintenance
-
Maintenance évolutive : mise à disposition dans le cadre du contrat de maintenance des
nouvelles versions du logiciel et des correctifs apparaissant pendant la durée du contrat.
Le titulaire mettra en place une hot-line fonctionnant 5j/7 de 8 à 18h sur une ligne non
surtaxée permettant à la collectivité de faire remonter les dysfonctionnements de l’application.
La correction ou une solution de remplacement devra être fournie dans les 3 jours ouvrés.
4. Environnement technique
4.1. Gestion de la sécurité
L’accès aux fonctions de l’outil doit être sécurisé et tout utilisateur doit décliner son code utilisateur et
son mot de passe. Cette authentification doit conduire le système à déterminer le profil d’utilisation.
Une journalisation des actions doit être prévue afin de déterminer qui peut avoir commis des erreurs
dans l’exploitation du système.
4.2. Gestion de la durée de conservation des informations
La durée de conservation des informations dépend de la nature des interventions qui ont lieu sur ces
informations. Elle fait l'objet de règles précises, généralement édictées par la CNIL.
Des traitements périodiques doivent donc permettre :
•
•
d'assurer l'archivage des informations,
d'éliminer automatiquement toutes les informations dont la durée de conservation
paramétrable est arrivée à son terme,
• de conserver durablement certaines informations, sous forme anonyme, dans la perspective de
traitements statistiques ultérieurs.
Les données produites seront traitées comme des archives intermédiaires ou définitives, elles sont
présentes pour mémoire et répondent à la loi 1979 codifiée (Code du patrimoine) qui interdit leur
éventuelle destruction sans visa des archives départementales.
4.3. Performance
Les temps de réponse attendus du système informatique, en termes de recherche et de manipulation
des informations, ne doivent pas être un frein à l’utilisation du produit et à son adhésion.
4.4. Ergonomie générale
Le système est destiné à des non informaticiens, ils devront être autonomes après avoir suivi la
formation adéquate.
De ce fait, la solution devra être :
•
•
•
•
•
•
Simple
Intuitive
Claire
Adaptée à la fois aux traitements unitaires et de masses
Documentée
Traçable
4.5. Hébergement
La solution sera hébergée sur les serveurs de la collectivité. Les candidats indiqueront la configuration
minimale de ces serveurs.
Les candidats devront indiquer de manière facultative en prestation supplémentaire une solution
d’hébergement dans leur propre datacenter. Les candidats exposeront en détail les modalités
d’hébergement en particulier sur la sécurité de accès et les niveaux de disponibilité.