The seventh meeting of the executive 2016

The seventh meeting of the executive 2016-2017 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa-Minutes
Date: Tuesday August 30th 2016
Heure: 6:30pm
Lieu: ARC 460
Présence
1. Emmanuelle Auguste (Emma)
2. Howard Wong
3. Brittany Love
4. Rae Woodhouse
5. Doan-Nghi Dam-Le
6. Michael West (Mike)
7. Grace Ediae
8. Thomas Ehret
9. Esther Eruysal
10. Mayur Tailor
11. Sorush Rokui
12. Pawrnaa Perinpanayagam
13. André Costisella
14. Kevin Roy
15. Jessica Dickie
La réunion débute à 18h43
1. Ouverture de la réunion
 Appuyé par Pawrnaa
2. Motion pour débuter la réunion
 Appuyé par Pawrnaa
3. Motion pour adopter l’agenda
 Appuyé par Pawrnaa
4. Approbation des minutes de la dernière réunion
 Appuyé par Pawrnaa
5. Période dédiée aux questions
Aucun
6. Mises à jour des exécutifs
6.1 Sénatrice
 Le comité du guide de Survie è l’année longue n’est pas près pour cette année
 Vérifie les trousses pour le matériel de premiers soins
6.2 Conseiller principal
 Aucun
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6.3 Interne
Certaines affaires seront jetés
Le site web est près
Le comité des élections est près pour le 1er Septembre S
6.4 Externe
Aucune dates pour les Jeux de Sciences de L’Ontario ne sont planifiées
Des conférenciers ont été contacté, toujours sans réponse; l’évènement peut ne pas
avoir lieu cette année
Enregistrement des clubs
6.5 Académique
Symposium Académdique, l’horaire est près : Bio-C, Connecting Young Minids, le club
envrionnemental et le club de Chimie
On attend une réponse du professeur Czakowski
Vente en ligne de Manuels est préparée
Rencontre avec Cindy pour Vin et Fromage
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6.6 Social
Les évèenements du Dimache sont poussés de 2hrs pour mieux accommoder les gens
L’Accueil du Président aura à manger
Ramassage des trousses sera le Samedi
Fedstock aura lieu à Tabaret, autour de 90U et Morrisset et uSquare
Dj tdot, Ryan Powell, DJ Scorpion, Indie band
Take by night may be shorter, guides will then help with set up
Le diner 101 n’aura plus lieu, il y aura les ‘‘hunger games’’ à la place
Nous serons les 1ers à partir pour Camp Fortune,l’AÉS sera responsable de
déchargement des autobus
Il y aura le ‘‘bubble soccer’’ et ‘‘archery tag’’
423 trousses précommandées
Calypso=89 101ers
Le lieu de bowling est très large (24 lignées)
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6.7 Bilinguisme
Liste de TRC
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6.8 Promotions
L’Impression de tout le matériel necessaire est fait
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6.9 Finance
Visionne le montant d’argent obtenus pour Shine jusqu’à présent
Les Remboursements nécessite 3 signatures
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6.10/11 Philanthropique et coordinatrice Shinerama
Prépare les tshirts Shine
De l’aide serait apprécié
Ramassage des trousses pour Shine
Menchies animera un journée Shine day le Mardi- on attend une réponse
Inscription pour les quarts de travail lore de la journée Shine
Barbecue le 8 Septembre
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6.12/13 Logistiques d’été et d’année longue
A parlé avec Protection, le passage herig est un passage d’urgence
2 agents de sécurité vérifieront les sacs
Il y aura 2 navettes (aller-retour) pour nos évènements, illimité
Matériel requis pour de la peinture
Le bureau de développement durable a été contacté pour des carafes d’eau
6 bacs de poubelles sont requis
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6.14 Coordinatrice des bénévoles
102 guides 28 guides en chef
Journée plage
A prepare des petits paquets pour le guides en chef contenant les chants, les services
étudiants et des jeux
Animera l’évènement des Alumni
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6.15 Présidente
A rencontré le bureau de développement
Matériel de premiers soins nécessaires
Heures de bureau finalisés
Représentante TRP pour la Nuit sans Peur
Tout le monde est certifié en premier soins
Formation de Santé Mentale
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7. Semaine 101
Nous devons absolument connaître l’horaire par coeur
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8. Bannière de la semaine 101
Nouvelle bannière sera peut-être disponible
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9. Réseaux sociaux de la semaine 101
Contrôlé par Mike, Mayur et Emma
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10. Horaire de la semaine 101schedule
Est Finalisé
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11. Drapeau
Est arrivé
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12. Entraînement de bureau
Tout ceux n’ayant pas reçu d’entraînement pour leurs heures de bureau doivent aller
en parler à Mike
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13. Prochaine réunion
Prochaine réunion dans 2 semaines
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14.Varia
Vestes de Sciences
La règle d’or: ‘‘Science is the best mother******* faculty’’
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15. Motion pour mettre fin à la réunion
Appuyé par Pawrnaa
Meeting ends at 20h
The seventh meeting of the executive 2016-2017 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa-Minutes
Date: Tuesday August 30th 2016
Time: 6:30pm
Location: ARC 460
Attendance
16. Emmanuelle Auguste (Emma)
17. Howard Wong
18. Brittany Love
19. Rae Woodhouse
20. Doan-Nghi Dam-Le
21. Michael West (Mike)
22. Grace Ediae
23. Thomas Ehret
24. Esther Eruysal
25. Mayur Tailor
26. Sorush Rokui
27. Pawrnaa Perinpanayagam (P)
28. André Costisella
29. Kevin Roy
30. Jessica Dickie
Meeting begins at 6:43pm
7. Opening of the meeting
 Seconded by Pawrnaa
8. Motion to start the meeting
 Seconded by Pawrnaa
9. Motion to adopt agenda
 Seconded by P
10. Approving last meeting’s minutes
 Seconded by P
11. Question period
None
12. Executives Updates
12.1 Senator
 Survival guide year long committee not ready for this year
 Checking kits for first aid stuff
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6.8 Senior Advisor
None
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6.9 Internal
Things to be thrown out
Website is good
Elections committee set for September 1st
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6.10 External
No OSG dates yet
Speaker series contacting spakers no answers, might not happen this year
Club registration
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6.11 Academic
Academdic symposium, schedule ready , Bio-X, CYM, environ. Club, chem club
Czakowski to wait on response
Text garage sale ready online
Meeting with Cindy for wine and cheese
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6.12 Social
Sunday events pushed by 2hrs to accommodate everyone..
President welcome will have food
Recommend kit pickup for Saturday
Fedstock will be tabaret lawn and pathway between 90U and Morrisset, uSquare
Dj tdot, Ryan Powell, DJ Scorpion, Indie band
Take by night may be shorter, guides will then help with set up
101 dinner will no longer happen and become hunger games
Will be the first to leave for camp fortune, ssa will be responsible for bus unloading
No more bubble soccer-archery tag
423 pre sale kits ordered
Calypso=89 101ers
Bowling place very big (24 lanes)
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6.13 Bilingualism
New Student list has been received
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6.8 Promotions
Printing of all 101 week materials has been finalized
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6.9 Finance
Emailing how much money we have for shine
Reimbursements need three signatures
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6.10/11 Philanthropic and Shinerama coordinator
Sorting out shine shirts
Requesting help
Picking up shine kits
Menchies to host shine day on Tuesday- waiting on a reply
Signing up for shifts
September 8 bbq shift
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6.12/13 Summer logistics and Full year Logistics coordinators
Met with Protection, watch out for Herig underpass (emergency lane)
Employ 2 security guards for bag checks
2 buses shuttling back and forth for events, unlimited
Paint dispensers, equipement needed
Sustainability contacted for water jugs
6 garbage bins
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6.14 Volunteer Coordinator
102 guides 28 head guides
Beach day
Head guide little package with cheers, services, ice breakers
MC for alumni event
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6.15 President
Met with the development office,
First aid supplies
Office hours finalized
PRT rep for take by the night
First aid certified
Mental health training
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7. 101 week
We need to know the schedule
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8. 101 week big banner
New banner to be made possibly
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9. 101 week social media
Controlled by Mike, Mayur et Emma
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10. 101 week schedule
Finalized and must been known by all execs
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11. Flag
New Flag has arrived and is ready for 101 week
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12. Office Training
All those who have not office hours training must contact Mike
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13.Next meeting
Next meeting in 2 weeks
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14.Varia
jackets
Golden rule: ‘‘Science is the best mother******* faculty’’
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15.Motion to end meeting
Seconded by P
Meeting ends at 8pm