The first meeting of the executive 2016

The first meeting of the executive 2016-2017 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa-Minutes
Date: Monday May 8th 2016 at 8pm
Time: 8pm
Location: GNN 080
Attendance
1. Emmanuelle Auguste (Emma)
2. Howard Wong
3. Jessica Dickie (Jess)
4. Kevin Roy
5. Thomas Ehret (Tom)
6. Rae Woodhouse
7. Doan-Nghi Dam-Le
8. Michael West (Mike)
9. Grace Ediae
10. Pawrnaa Perinpanayagam
11. Esther Eruysal
12. Mayur Tailor
Brittany Love (Absent)
André Costisella (Absent)
Alick Wang (Absent)
Meeting begins at 8:13pm
1. Opening of the meeting
 Seconded by Pawrnaa
2. Motion to start the meeting
 Seconded by Mike
3. Motion to adopt agenda
 Motion to put agenda 2020 as an item
o Seconded by Pawrnaa
 Motion to add T-shirt colors as an item
o Seconded by Pawrnaa
 Motion to put ratifications of new execs before updates
o Seconded by Pawrnaa
 Motion to adopt amended Agenda
o Seconded by Pawrnaa
4. Approving last meeting’s minutes
 Seconded by Pawrnaa
5. Motion to ratify new executives
 All in favor, new executives abstain

Motion passes
6. Executives Updates and action items
6.1 Senator
 Absent, none
6.2 Senior Advisor
 Absent, none
6.3 Internal
 Getting our key cards today
 Website pictures
6.4 External
 Will solve The Catalyst issue (no successors were chosen so they will host elections in
September)
 Ossa possibility for attendance
6.5 Academic
 Thinking of organizing workshops (ex: marketing)
 Scholarships to be determined by comity
6.6 Social
 101 week will be from September 3rd to 10th
 SFUO 0$ budget for 101 week
 Trying to find sponsorship for SSA
 Discussion of 101 week logistics (themes and events)
6.7 Biligualism
 Translated Constitution and SSA2020 Agenda
6.8 Promotions
 Working on a Shine logo
 A/V
6.9 Finance
 Cheque logistics
 Reimbursements
6.10 Philanthropic
 Goal: to raise 11000$
 Review of events calendar
 Online donations may become a possibility
6.11 Shine Coordinator
 Glebe Garage Sale May 28th
6.12/13 Full year logistics and Summer Logistics
 VEMS account
 Stuff to be removed from storage
6.14 Volunteer Coordinator
 101 week guides
 Meeting with VP Equity








6.15 President
No PRT
Milk and Cookies May 25th
Constitution issues
Review of calendar
7.Nominations
Secretary: Emma nominated by Esther seconded by Pawrnaa
o All in favor
BOA Liaison: Jess nominated by Doan-Nghi seconded by Mike
o All in favor
Senior Advisor: Alick nominated by Rae seconded by Pawrnaa
o All in favor
Interim President: Mike nominated by Mike (himself) seconded by Pawrnaa
o All in favor
8.Committees







Election:
o Pawrnaa nominates herself, seconded by Esther
o Mike nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Howard nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Kevin nominates himself, seconded by Esther
Constitution:
o Mike nominates himself seconded by Pawrnaa
o Pawrnaa nominates Doan-Nghi seconded by Jess
o Grace nominates Esther seconded by Pawrnaa
o Kevin nominates Jess seconded by Pawrnaa
Scholastic:
o Tom nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Pawrnaa nominates herself, seconded by Mike
o Grace nominated by Pawrnaa, seconded by Mike
o Jess nominates herself, seconded by Pawrnaa
Formal:
o Kevin nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Jess nominates herself, seconded by Pawrnaa
o Doan-Nghi nominated by Jess, seconded by Pawrnaa
Service:
o Grace nominates herself, seconded by Pawrnaa
o Emma nominates herself, seconded by Pawrnaa
o Howard nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Mike nominates himself, seconded by Pawrnaa
Sponsorship:
o Pawrnaa nominates herself, seconded by Kevin
o Esther nominates herself, seconded by Pawrnaa
Student engagement:
o Mayur nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Howard nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Esther nominated by Grace, seconded by Pawrnaa

o Mike nominates himself, seconded by Pawrnaa
SSA 2020:
o Grace nominates herself, seconded by Pawrnaa
o Mike nominates himself, seconded by Pawrnaa
o Kevin nominates himself, seconded by Pawrnaa
10/11.Executive information and Emails

















Spoke about performance reviews
12.Key cards
Be responsible!
To be used for Marion, Marion office, BSC and GNN
13.SSA questionnaire responses
Reviewed at the meeting
14. Second reading of Bilingualism Testing motion
Reviewed motion proposed by Emily Smalling
Motion passes after vote
15. UOHS involvement
Asked SSA to do a little promotion for them
16. Summer events schedule
Sucker runs and Great Glebe Garage sale
Bar night june 17th
Sucker on Bluesfest after party
17. 101 Week Application Review
Review of 101 week guide application draft
18. Exec Retreat
August 19th to 21st
19.Next meeting
Tabling SSA2020
T-shirt colors
Tremblant Takeover (Frost week)
20.Varia
Individual meetings with Rae
21. Motion to end meeting
Seconded by Pawrnaa
Meeting ends at 10:52pm
La première réunion de l’exécutif 2016-2017 de l’Association des Étudiants
en Sciences de l’Université d’Ottawa-Minutes
Date: Lundi le 8 mai 2016
Heure: 20h
Lieu: GNN 080
Présence
13. Emmanuelle Auguste (Emma)
14. Howard Wong
15. Jessica Dickie (Jess)
16. Kevin Roy
17. Thomas Ehret (Tom)
18. Rae Woodhouse
19. Doan-Nghi Dam-Le
20. Michael West (Mike)
21. Grace Ediae
22. Pawrnaa Perinpanayagam
23. Esther Eruysal
24. Mayur Tailor
Brittany Love (Absent)
André Costisella (Absent)
Alick Wang (Absent)
La réunion débute à 20h13
7. Ouverture de la réunion
 Appuyé par Pawrnaa
8. Motion pour débuter la réunion
 Appuyé par Mike
9. Motion pour adopter l’agenda
 Motion pour ajouter agenda 2020
o Appuyé par Pawrnaa
 Motion pour ajouter couleur des T-shirt en tant que point d’agenda
o Appuyé par Pawrnaa
 Motion pour ajouter ratifications des nouveaux exécutifs avant les mises à jours
o Appuyé par Pawrnaa
 Motion pour adopter l’agenda modifié
o Appuyé par Pawrnaa
10. Approbation des minutes de la dernière réunion
 Appuyé par Pawrnaa
11. Motion pour ratifier les nouveaux exécutifs
 Tous en faveur, les nouveaux exécutifs s’abstiennent

La motion passe
12. Mises à jour des exécutifs
12.1 Sénatrice
Absente, aucune
12.2 Conseiller Principal
 Absent, aucune
12.3 Internes
 Réception des cartes d’accès
 Photos pour le site web
12.4 Externes
 Planifie de résoudre le problème survenu dans le journal The Catalyst (Aucun
memebres exécutifs n’a été choisi, des élections auront lieu en septembre)
 Possibilité d’aller au OSSA
12.5 Académique
 Pense à planifier des ateliers ( ex. Commerce)
 Les récepteurs des bourses seront determinés par le comité
12.6 Sociales
 La semaine 101 sera du 3 Septembre au 10 Septembre
 Le budget de la FÉUO pour la semaine 101 est de 0$
 Tente de trouver des commanditaires pour l’AÉS
 Discussion des logistiques de la semaine 101 (thèmes and évènements)
12.7 Bilinguisme
 Traduit la Constitution et l’Agenda 2020 de l’AÉS
12.8 Promotions
 Travaille sur un logo pour Shinerama
 Équipements audio-visuels
12.9 Finance
 Logistiques pour les chèques
 Remboursements
6.10 Philanthropique
 Objectif: 11000$ pour Shinerama
 Revue du calendrier des évènements philanthropiques
 Travaille sur un moyen de faire des dons en ligne
6.11 Coordinatrice Shinerama
 Vente de Garage Glebe le 28 Mai
6.12/13 Coordinateur des logistiques et des Logistiques d’été
 Compte VEMS
 Plusieurs choses doivent être retirés de la sale de stockage
6.14 Coordinatrice des bénévoles
 Guides de la semaine 101
 Rencontre avec la VP Equité









6.15 Présidente
Pas de TRP
Milk and Cookies le 25 Mai
Quelques choses à fixer dans la constituiton
Revue du calendrier de l’été
7.Nominations
Secrétaire: Emma nominé par Esther appuyé par Pawrnaa
o Tous en faveurs
Liaison BOA: Jess nominé par Doan-Nghi appuyé par Mike
o Tous en faveurs
Conseiller principal: Alick nominé par Rae appuyé par Pawrnaa
o Tous en faveurs
Président Intérim: Mike nominé par Mike (lui-même) appuyé par Pawrnaa
o Tous en faveurs
8.Comité







Élection:
o Pawrnaa se nomine elle-même, appuyé par Esther
o Mike se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Howard se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Kevin se nomine lui-même, appuyé par Esther
Constitution:
o Mike se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Pawrnaa nomine Doan-Nghi, appuyé par Jess
o Grace nomine Esther appuyé par Pawrnaa
o Kevin nomine Jess appuyé par Pawrnaa
Scholastique:
o Tom se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Pawrnaa se nomine elle-même, appuyé par Mike
o Grace nominé par Pawrnaa, appuyé by Mike
o Jess se nomine elle-même, appuyé par Pawrnaa
Bal:
o Kevin se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Jess se nomine elle-même, appuyé par Pawrnaa
o Doan-Nghi nominé par Jess, appuyé par Pawrnaa
Services:
o Grace se nomine elle-même, appuyé par Pawrnaa
o Emma se nomine elle-même, appuyé par Pawrnaa
o Howard se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Mike se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
Commanditaires:
o Pawrnaa se nomine elle-même, appuyé par Kevin
o Esther se nomine elle-même, appuyé par Pawrnaa
Engagement étudiant:
o Mayur se nomine lui-même, appuyé par Pawrnaa
o Howard se nominee lui-même, appuyé par Pawrnaa