Procès verbal - Science Students` Association

The first meeting of the executive
of the Science Students Association of the
University of Ottawa MINUTES
Date: Thursday, May 7th, 2015
Location: GNN 080
Start Time: 6:00PM
Attendance
Esther Eruysal
Maddie Elkhazin
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam
Alick Wang
Rae Woodhouse (enters at 6:22PM)
Meeting starts at 6:18PM
1. Opening of the meeting
-Seconded by Kijoo
2. Motion to adopt the agenda
-Seconded by Pawrnaa
-Motion to amend the agenda by Sorush (add 101 Week after Exec Retreat)
-Seconded by Pawrnaa
3. Second readings from last meeting
-Age requirement for Shinerama Coordinator: motion passes
-Age requirement for Logistics Coordinator: motion passes
-Adding Director of Content: motion passes
-Formal Committee Composition: motion passes (Kijoo, Pawrnaa, Mike and Alick abstain)
-Signing Authority: motion passes (Alick abstains)
4. Ratification of summer executives
-Seconded by Mike
5. Nominations:

Nomination of Senior Advisor: Elsa Mirzaei by Alick Wang
-Seconded by Mike

Election of Secretary: Esther Eruysal and Alexandre Wong by Alick Wang
-Seconded by Mike (Alick, Esther and Alex abstain)

Designation of Interim President: Sorush nominates himself (seconded by Pawrnaa), Grace
nominates Vincent (seconded by Mike)
-by vote: Vincent is Interim President

Appointment of BOA Liaison: Alick nominates André
-Seconded by Vincent
6. Standing Committees

Sponsorship Committee
-Alick, Kijoo and Mike (+ 2 spots)
-André seconded by Alex Wong
-Pawrnaa seconded by Esther

Constitution Committee
-Alick (+ 4 spots)
-Mike, Rae, Sorush, Vincent and Grace seconded by Esther
-by vote: Mike, Rae, Sorush, Vincent

Formal Committee Composition¸
-Sorush, Alick, Mike (+ 3 spots)
-Pawrnaa seconded by Esther
-Alex seconded by Alick
-Rae seconded by Alick
-Esther seconded by Mike
-by vote: Rae, Alex and Pawrnaa

Elections Committee
-Elsa (+ 4 spots)
-Vincent seconded by Alick
-Mike seconded by Esther
-Phil seconded by Esther
-Alick seconded by Alex

Scholastic Events Committee
-Kijoo, Sorush, André, Rae (+ 2spots)
-Pawrnaa seconded by Esther
-Esther seconded by Phil

Services Committee
-Vincent (+ 4 spots)
-Grace seconded by Alick
-Phil seconded by Pawrnaa
-Alex seconded by Alick
-Maddie seconded by Mike
7. Transition
-Josh will be getting the report to Mike soon
-Pawrnaa got e-mail access today
-Summer Exec will have key card access until the end of September, Full Year Execs will have it
until the end of April
-Alick wants to give Sorush, Grace and Kijoo admin access to the Facebook Page
-let Alick know if you need transportation to the dinner
8. Exec Retreat Date
-normally in August (maybe the 14-16)
-need to find a location
9. Training
-CPR and Smart Serve
-maybe some mental health training
-Vincent and Mike to get signing authority
9.1. 101 Week (added item)
-guide shirt colour: highlighter yellow
-theme: needs our help (post ideas on the Facebook group)
-Kate has a draft ready for the guide application and is trying to get it sent this week
-1 week to apply, guides to be picked by the 22nd (next meeting going over guides)
10. New SSA Logo
-work on font, symmetry and linearization
-we like horizontal designs with "X" in the middle
-come back next meeting with new and improved options
11. Social Media
-adding the SSA snapchat in the mail out
-Science 101 Week filter
12. New Couch
-wants it to last at least 5 years
-maybe a corner couch
-Phil suggests to get rid of cubbies
-Vincent will present options and prices next week
13. Next meeting
-within the next 3 weeks
14. Exec Updates
14.1. Senator
-first meeting is next week
14.2. Senior Advisor
-absent
14.3. Internal
-working on the website
-maybe adding "to the discretion of the exec to use director of content"
-full website next week
14.4. External
-n/a
14.5. Academic
-first Academic Standing Committee meeting with Alain and Louise tomorrow morning with Kevin
14.6. Bilingualism
-n/a
14.7. Promotions
-looking into a promo video (Zoom Productions, Alex Moldovan)
14.8. Finance
-projected budget for June 1st
-wants to talk to us to see if the projected budget reflects last year`s budget
14.9. Philanthropic
-Sucker Run next Saturday (May 16)
-Shine Shirts soon
-goal is $10 000 in total ($1000 from the Sucker Run and $1000 from the Great Glebe Garage Sale)
-looking into Shine Jars in grocery stores
-if you have suggestions, let Grace know!
-MRN basement renovations are on their way
14.10. Shinerama Coordinator
-getting her old high school to make a fundraiser competition and the class that raises the most $
gets a pizza party
-tabling at her dance studio recital
14.11. Logistics
-Phil: ATM machine is still in the works (talking to the head of BIO)
14.12. Volunteer Coordinator
-read by Sorush
-get in touch with Kate for guide applications
-Current science students have priority
14.13. President
-wants to move updates before agenda points
-have a task list to be completed by next meeting that he will send by email at the end of each
meeting
15. Varia
-sending out the Shine Squad Applications in the guide e-mail
-Sweaters are coming
16. Motion to end the meeting
-Seconded by Pawrnaa
Meeting ends at 8:28PM
La première rencontre
-
Date: le jeudi 7 mai 2015
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 18h00
de l Association des étudiant e s en science de l université
d Ottawa -PROCÈS VERBAL
Assiduité
Esther Eruysal
Maddie Elkhazin
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam
Alick Wang
Rae Woodhouse (entre à 18h22)
Réunion commence à 16h18
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Kijoo
2. Motion d'adopter l'agenda
-Appuyée par Pawrnaa
-Motion pour modifier l'agenda par Sorush (ajouter Semaine 101 après la retraite exécutive)
-Appuyée par Pawrnaa
3. Deuxième lecture des motions de la réunion précédente
-Exigence d'âge pour le/la coordinateur/trice de Shinerama: motion passe
- Exigence d'âge pour le/la coordinateur/trice des logistiques: motion passe
-Ajouter le/la Directeur/trice de contenu: motion passe
-Composition du comité du bal de formel: motion passe (Kijoo, Pawrnaa, Mike and Alick
abstiennent)
-Autorité de signature: motion passe (Alick abstient)
4. Ratification des exécutives de l'été
-Appuyée par Mike
5. Nominations:

Nomination de la conseillère principale: Elsa Mirzaei par Alick Wang
-Appuyée par Mike

Élection des secrétaires: Esther Eruysal and Alexandre Wong par Alick Wang
-Appuyée par Mike (Alick, Esther et Alex abstiennent)

Désignation du président Intérim: Sorush se nomine (appuyée par Pawrnaa), Grace nomine
Vincent (appuyée par Mike)
-par vote: Vincent est le Président Intérim

Appointement de la liaison du CA: Alick nomine André
-Appuyée par Vincent
6. Comités

Comité des bourses et subventions
-Alick, Kijoo and Mike (+ 2 places)
-André appuyé par Alex Wong
-Pawrnaa appuyée par Esther

Comité de la constitution
-Alick (+ 4 places)
-Mike, Rae, Sorush, Vincent et Grace appuyés par Esther
-par vote: Mike, Rae, Sorush, Vincent

Composition du comité du bal de formel
-Sorush, Alick, Mike (+ 3 places)
-Pawrnaa appuyée par Esther
-Alex appuyé par Alick
-Rae appuyée par Alick
-Esther appuyée par Mike
-par vote: Rae, Alex et Pawrnaa

Comité des élection
-Elsa (+ 4 places)
-Vincent appuyé par Alick
-Mike appuyé par Esther
-Phil appuyé par Esther
-Alick appuyé par Alex

Comités des événements scolaires
-Kijoo, Sorush, André, Rae (+ 2 places)
-Pawrnaa appuyée par Esther
-Esther appuyée par Phil

Comité des services
-Vincent (+ 4 places)
-Grace appuyée par Alick
-Phil appuyé par Pawrnaa
-Alex appuyé par Alick
-Maddie appuyée par Mike
7. Transition
-Josh donne son rapport à Mike bientôt
-Pawrnaa vient d'avoir accès à son courriel aujourd'hui
-l'exécutif de l'été va avoir accès avec leur carte magnétique jusqu'à la fin de septembre, l'exécutif
pour l'année a jusqu'à la fin avril
-Alick veut donner Sorush, Grace and Kijoo l'accès admin à la page facebook
-dire à Alick si vous avez besoin un tour au souper
8. Date de la retraite exécutive
-normalement en août (peut-être le 14-16)
-besoin de trouver un lieu
9. Formation
-RCP et Smart Serve
-peut-être une formation de santé mentale
-Vincent et Mike pour avoir l'autorité signataire
9.1. Semaine 101 (item ajouté)
-couleur des chandails de guide: jaune surligneur
-thème: besoin de notre aide (poster vos idées sur la page facebook)
-Kate a un brouillon pour la demande de guide et essaie de l'envoyer cette semaine
-1 semaine pour demander, guides sont pigés par le 22 (révision des guides à la prochaine réunion)
10. Nouveau logo de l'AÉS
-travailler sur la police, la symétrie et la linéarisation
-on aime les designs horizontaux avec "X" dans le milieu
-revenir à la prochaine réunion avec des options nouvelles et améliorées
11. Médias sociaux
-ajouter le snapchat de l'AÉS dans l'envoi 101
-filtre de "Science 101"
12. Nouveau divan
-veut qu'il reste au moins 5 ans
-peut-être un divan en "L"
-Phil suggère de se débarrasser des casiers dans le bureau
-Vincent va présenter des options et des prix à la prochaine rencontre
13. Prochaine réunion
-dans les prochaines 3 semaines
14. Mises à jour de l'exécutif
14.1. Sénateur
-première réunion est la semaine prochaine
14.2. Conseillère principale
-absente
14.3. Interne
-travaille sur le site web
-peut-être ajouter "à la discrétion de l'exécutif d'utiliser le directeur/trice de contenu"
-site web au complet la semaine prochaine
14.4. Externe
-n/a
14.5. Académique
-première réunion de rendement scolaire avec Alain et Louise demain matin avec Kevin
14.6. Bilinguisme
-n/a
14.7. Promotions
-pense à une vidéo promotionnelle (Zoom Productions, Alex Moldovan)
14.8. Finance
-budget projeté pour le 1e juin
-veut nous parler pour voir si le budget projeté reflète bien le budget de l'année passée
14.9. Philanthropique
-Vente de sucettes est le samedi prochain (16 mai)
-chandails de Shine viennent bientôt
-le but est 10 000$ en total (1000$ de Vente de sucettes et 1000$ du Great Glebe Garage Sale)
-pots de Shine dans les épiceries
-si vous avez des suggestions, laisser Grace savoir!
-rénovations du sous-sol MRN sont en voie
14.10. Coordinatrice de Shinerama
-sa ancienne école secondaire fait une compétition et la classe qui prélève le plus d'argent reçoit de
la pizza
-installer des tables à son récital
14.11. Logistiques
-Phil: le bancomat est encore en marche (parle au chef de BIO)
14.12. Coordinatrice des bénévoles
-lit par Sorush
-parler à Kate pour les formulaires de guides
-les étudiant(e)s qui sont présentement en sciences ont de la priorité
14.13. Président
-veut mettre les mises à jour avant le reste des points de l'agenda
-avoir une liste de tâches à compléter par la prochaine réunion qui sera envoyée par courriel à la fin
de chaque réunion
15. Varia
-envoyer les demandes de Shine Squad avec les formulaires de guides
-gilets sont en chemin
16. Motion pour terminer la réunion
-Appuyée par Pawrnaa
Réunion termine à 20h38