The fourth meeting of the general council `15

The fourth meeting of the general council ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa – MINUTES
Date: Friday, January 15th, 2016
Time: 6:00 PM
Location: GNN080
Attendance
First Year Representatives
Hoang-Nam Chuhg (absent)
Varis Gupta
Brittany Love (absent)
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Biochemistry Representatives
Emily Smalling
Ilia Kosnevitch
Biomedical Sciences Representatives
Nicole Landry
Patrick Langlois
Mathematics & Statistics Representative
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Biopharmaceutical Sciences Representatives
Michael Evan Lazarus
Feriel Rahmani
Biology Representatives
Alexandru Moldovan (absent)
Peter Soroye
Environmental Sciences
Jesse Lesniowski (absent)
General Sciences Representative
Colette Robitaille
Chemistry Representative
Ahmed Abdelgadir
Physics Representative
Aazad Abbas
Geology Representative
Jacob Harvey
Executive
Alick Wang
Sorush Rokui
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam
Andre Costisella
Kijoo Kim
Vincent Nguyen
Olivia Gallarino
Meeting starts at 6:00pm
1. Opening of the meeting
-Seconded by Stephen
-Motion to read an amended version of a motion by Alick
-all in favour, Alick abstains
-motion passes
2. Motion to adopt agenda
-Seconded by Alex Wong
3. Approving the previous meeting’s minutes
-Seconded by Mike
4. Exec Updates & Action Items
4.1.
Senator
-no update
4.2.
Senior Advisor
- analyzing data for Student Engagement
4.3.
Internal
-Furniture is being cleared Monday @7am
-clubs/associations have to go through him for bookings
-Services committee updates:
-Wellness Wednesdays: service in MRN basement (coffee, bagels, etc)
-Resource facebook page
-course facebook pages (French and English sections)
-monitor the pages to avoid academic fraud
4.4.
External
-OSG
-last day to register is Saturday
-contract is signed, transportation is decided
-planning committee is able to participate
-blind selection process
-Minister of Science
-contacted, no response (will try again later)
-Physics Society is now a club
4.5.
Academic
-Scholastic Events Committee updates:
-LabTinder
-separate links for different lab years
-600 people are signed up
-Textbook Garage Sale is next Tuesday
-really promote the event
-save tables from old furniture
4.6.
Social
-presented the social calendar for the rest of the semester
-Guerre des Toques: 22nd of January
-IPPSSA Party Off: 28th of January (potential collaboration)
-Last Lecture: 11th of January
-Berezovski (CHM), Laneuville (BIO), Czajkowski (PHY)
-Gen council event: 26th of February
-Minister of Science: March 1st
-Vets vs Rookies: 11th of March
-Exec elections: 25th of March
-Formal: 1st of April
-Trivia: 6th of April
-Grace suggests to switch Last Lecture and Trivia
-Formal: Trillium Hall at the Shaw Centre (on hold)
-hall capacity of 500 people
-DJ and photo booth are being booked soon
-wants suggestions from Gen Council
-may be able to give party favours again
4.7.
Bilingualism
-no update
4.8.
Promotions
-Invite people to fb events
-Promo points is working well
4.9.
Finance
-the audit is approved ($11 300)
-working on the second audit now
-MRT: discussed Movember donations (getting cheques soon after money comes in from the
SFUO)
-Shine cheque is cashed
4.10. Philanthropic
-Students Against Stigma: 3 day series that focuses on mental health
-27, 28 and 29th of January
-Schedule on line
-thinking of Relay for Life events
-thinking of smaller events to raise money for the Mission
-possible clothing drive for the Syrian refugees
4.11. Full Year Logistics
-erroneous faculty sweaters have been fixed (in storage room)
-merch sale will be coming up
-sheet with available merchandise will be available the 18th
4.12. President
-Scholarships & Grants committee updates:
-$1000 allocated to Women in Science
-club funding for undergrad geo club
-$500 to UOHS
-exec met for performance review (everyone passed)
-SSA 2020 will meet soon
-Elections committee will meet soon
-January Party will be next Friday
-Referendum is coming up: summer uPass (must be a registered student during the summer),
health plan (raising by 29$ and 8% increase per year), fund Syrian refugee students
5. Departmental Updates
-n/a
6. Motions :
6.1 Motion to Amend the Sponsorship Committee
-read by Alick
-seconded by Pawrnaa
-abstentions: Kijoo, Michael L, Stephen and Alick
-motion passes
6.2 Motion to Create a Selection Committee
-read by Alick
-seconded by Pawrnaa
-abstentions: Jacob, Stephen and Alick
-motion passes
6.3 Motion to Formally Outline Responsibilities
-read by Alick
-seconded by Pawrnaa
-abstentions: Ilia and Alick
-motion passes
6.4 Motion to Formally Amend the Responsibilities of the President
-read by Alick
-seconded by Pawrnaa
-abstentions: Ilia and Alick
6.5 Motion to Modify the Elections Committee Chair
-read by Alick
-seconded by Pawrnaa
-abstentions: Alick, Ilia and Michael
-motion passes
7. Star Wars Screening
-Aazad is thinking of making an event to screen Star Wars
-book the location before promo
-thinking of February
8. Merch Sale 2016
-presentation by Rae
-getting a skeleton to model the clothes
9. Science Video
-Alex Wong wants you to send him ideas
10. First Year Event
-possible participation from dept. reps
-dodgeball tournament (possibly glow in the dark)
-teams of 5-7 people with a tournament schedule (2 hours)
-possibly Feb 25th, 26th or 27th
-make sure to be able to turn off gym censors
-possibly having a prize for the winning team
11. Varia
-André cancelled Ziya Tong
-Capital Hoops: tickets are on sale (try and sell tickets in the office)
-February 5th
-reminder that we sell other merch throughout the year
-Stéphanie: volunteers for Backpack to Briefcase and First Year Town Hall
12. Motion to end meeting
-seconded by Vincent
Meeting for 8:03pm
La quatrième rencontre du conseil général ’15-’16 de l’Association des étudiants (e)s en
science de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: Le vendredi 15 janvier 2016
Heure: 18h00
Lieu: GNN 080
Assiduité
Représentant(e)s de première annéee
Hoang-Nam Chuhg (absent)
Varis Gupta
Brittany Love (absente)
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Représentant(e)s de biochimie
Emily Smalling
Ilia Kosnevitch
Représentant(e)s de sciences biomédicales
Nicole Landry
Patrick Langlois
Représentants de mathématiques et statistiques
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Représentant(e)s de sciences biopharmaceutiques
Michael Evan Lazarus
Feriel Rahmani
Représentants de biologie
Alexandru Moldovan (absent)
Peter Soroye
Représentant de sciences environnementales
Jesse Lesniowski (absent)
Représentant de sciences générales
Colette Robitaille
Représentant de chimie
Ahmed Abdelgadir
Représentant de physique
Aazad Abbas
Représentant de géologie
Jacob Harvey
Exéxutive
Alick Wang
Sorush Rokui
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam
Andre Costisella
Kijoo Kim
Vincent Nguyen
Olivia Gallarino
Réunion débute à 18h00
1. Ouverture de la réunion
-Appuyé par Stephen
-Motion de lire la version modifiée d’une des motions, proposé par Alick
-Tous en faveur, Alick abstient
-motion passe
2. Motion d’adopter l’agenda
-Appuyé par Alex Wong
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
-Appuyé par Mike
4. Mise à jour de l’exécutif et tâches
4.1.
Sénateur
-aucune
4.2.
Conseillère principale
- analyse les données pour l’engagement étudiant
4.3.
Interne
-les meubles seront déplacés lundi matin à 7h
-clubs/associations doivent passer par lui pour les locations
-Mises à jour du comité des services:
-Mercredi motivant: service dans le sous-sol de MRN (café, bagels, etc)
-page de ressources sur facebook
-page facebook pour des cours (sections anglaises et françaises)
-surveiller la page pour éviter la fraude académique
4.4.
Externe
-OSG
-dernière journée pour s’inscrire est ce samedi
-le contrat est signé et le transport est organisé
-le comité peut participer
-processus de sélection aveugle
-Ministre de Science
-a contacté, pas de réponse (va essayer encore)
-la Société de physique est maintenant un club
4.5.
Académique
-Mises à jour du comité des événements scolaires:
-LabTinder
-différents liens pour les différentes années
-600 personnes sont inscrites
-La vente de garage des manuels est jeudi prochain
-vraiment promouvoir l’événement
-garder quelques tables pour l’événement
4.6.
Social
-a présenté le calendrier social pour le reste du semestre
-Guerre des Toques: 22 janvier
-Party Off d’AÉÉIPPSSA: 28 janvier (collaboration possible)
-Dernière Lecture: 11 janvier
-Berezovski (CHM), Laneuville (BIO), Czajkowski (PHY)
-Événement du conseil général: 26 février
-Ministre de Science : 1e mars
-Vets vs Rookies: 11 mars
-Élections de l’exécutif: 25 mars
-Bal formel: 1e avril
-Trivia: 6 avril
-Grace suggère d’inverser l’ordre de la Dernière Lecture et Trivia
-Bal formel: Pavillon Trillium au centre Shaw (sur réserve)
-capacité de 500 personnes
-DJ et photomaton seront réservés bientôt
-veut des suggestions du conseil général
-on pourra peut-être donner des petits cadeaux encore
4.7.
Bilinguisme
-aucune
4.8.
Promotions
-Inviter les personnes aux événements sur facebook
-Points de promotions fonctionnent bien
4.9.
Finance
-L’audit est approuvé (11 300$)
-travaille dessus le 2e maintenant
-TRM: discuté les dons de Movembre (va écrire les chèques aussitôt qu'il reçoit l’argent de la
FÉUO)
-chèque de Shinerama est déposé
4.10. Philanthropique
-Étudiant(e)s contre la stigmatisation: événement de 3 jours qui porte l’emphase sur la santé
mentale
-27, 28 et 29 janvier
-horaire est en ligne
-pense à des événements pour le Relai pour la vie
-pense à des événements plus petits pour amasser des fonds pour la Mission
-possiblement une collecte de vêtements pour les réfugiés Syriens
4.11. Coordinatrice des logistiques de l’année
-les gilets de la faculté avec des erreurs sont réparés (dans l’entrepôt)
-vente de marchandise sera bientôt
-formulaire avec toutes les options sera disponible le 18
4.12. Président
-Mises à jour du comité des bourses et subventions :
-1000$ alloué aux Femmes en Science
-financement pour le club de géologie
-500$ pour UOCS
-l’exécutif s’est rencontré pour la révision de performance (tout le monde a passé)
-AÉS 2020 va bientôt se rencontrer
-comité des élections va bientôt se rencontrer
-fête de janvier sera vendredi prochain
-Referendum arrive bientôt: uPass d’été (doit être inscrit comme un étudiant), service de santé
(augmente de 29$ et une augmentation de 8% par an), financement pour des étudiants syrien
réfugiés
5. Departmental Updates
-n/a
6. Motions :
6.1 Motion de modifier le comité de parrainage
-lu par Alick
-appuyée par Pawrnaa
-abstentions: Kijoo, Michael L, Stephen et Alick
-motion passe
6.2 Motion de crée un comité de sélection
-lu par Alick
-appuyée par Pawrnaa
-abstentions: Jacob, Stephen et Alick
-motion passe
6.3 Motion de formellement décrire les responsabilités
-lu par Alick
-appuyée par Pawrnaa
-abstentions: Ilia et Alick
-motion passe
6.4 Motion de formellement décrire les responsabilités du président
-lu par Alick
-appuyée par Pawrnaa
-abstentions: Ilia et Alick
6.5 Motion de modifier le directeur du comité des élections
-lu par Alick
-appuyée par Pawrnaa
-abstentions: Alick, Ilia et Michael
-motion passe
7. Présentation de Star Wars
-Aazad pense à faire un événement où on présente le film Star Wars
-doit réserver la salle avant de promouvoir l’événement
-février
8. Vente de marchandise 2016
-présentation par Rae
-cherche un squelette pour être mannequin
9. Vidéo de Science
-Alex Wong veut que tu lui envoie des idées
10. Événement des premières années
-possiblement une collaboration avec les autres représentant(e)s départementaux
-tournoi de ballon chasseur (possiblement luminescent)
-des équipes de 5 à 7 personnes avec un horaire de tournoi (2 heures)
-possiblement le 25, 26 ou 27 février
-doit s’assurer de fermer les censeurs dans le gymnase
-possiblement avoir un prix pour l’équipe gagnant
11. Varia
-André a annulé Ziya Tong
-Capital Hoops: les billets sont en vente (essayer de vendre des billets dans le bureau)
-5 février
-un rappel qu’on vend d’autre marchandise pendant l’année
-Stéphanie: veut des bénévoles pour Backpack to Briefcase et pour une assemblée avec les
premières années
12. Motion pour terminer la réunion
-appuyé par Vincent
Réunion termine à 20h03