The third meeting of the general council `15

The third meeting of the general council ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa – MINUTES
Date: Monday, November 23rd, 2015
Time: 7:00 PM
Location: TBT 083
Attendance
First Year Representatives
Hoang-Nam Chuhg (absent)
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Biochemistry Representatives
Emily Smalling
Ilya Kosnevitch
Biomedical Sciences Representatives
Nicole Landry
Patrick Langlois (absent)
Mathematics & Statistics Representative
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Biopharmaceutical Sciences Representatives
Michael Evan Lazarus
Feriel Rahmani
Biology Representatives
Alexandru Moldovan (absent)
Peter Soroye (absent)
Environmental Sciences
Jesse Lesniowski (absent)
General Sciences Representative
Colette Robitaille (absent)
Chemistry Representative
Ahmed Abdelgadir
Physics Representative
Aazad Abbas
Geology Representative
Jacob Harvey
Executive
Alick Wang
Sorush Rokui
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam
Andre Costisella
Kijoo Kim
Vincent Nguyen
Olivia Gallarino (absent)
Meeting starts at 7:07pm
1. Opening of the meeting
-Seconded by Nicole
2. Motion to adopt the agenda
-Michael motions to move the SSA Budget review before OSG funding
-seconded by Alick
-motion to amend the agenda: all in favour, Mike & Alick abstains
-motion passes
-Motion to adopt the amended agenda
-Seconded by Pawrnaa
3. Exec Updates & Action Items
3.1. Senator
-next meeting is Monday
-new program: engineering & physics
-getting rid of supplemental exams
-Gavin Mcallan: new chancellor
- a lot of negative uproar
3.2. Senior Advisor
-n/a
3.3. Internal
-merch catalogue will be updated on website
3.4. External
-Physics Society wants to join as an SSA Club
-OSSA constitution: McMaster doesn’t want a section in the constitution with the transition of
responsibility to another university
-Mac wants to add penalties for universities that do not pull their weight (André proposed
to make this a by-law)
-next meeting is in January
-Chris Hadfield is not happening
-Ziya Tong: 50% of $ in January ($20 000 not including taxes, flight and night stay)
-no promo for the event until the contract is signed
-possible outside sponsorships
-Updated the FAQ and registration for OSG (Dec 1-18 Jan)
-150$/person
-registration: fill out a form (questions about interest, science, spirit)
3.5. Academic
-good turnout for Wine and Cheese
-suggestions for next year:
-try another room
-maybe more tables
- have a smaller UROP night
-send email reminders
-brochures were a good idea (add prof email addresses)
3.6. Social
-Trivia: Tuesday, Dec 1st @ 6pm
-reps take the lead and make teams/promo
-chem club is making the questions and sending us a draft
-Grace suggests more tables and change the layout
-Party off in second semester
-CSA, IPSSA and SSA
-Formal: room is booked (Shaw Centre)
-committee meeting soon
-Party Off 2similar to IPSSA’s karaoke night
-Newlywed Game a possibility for this event
-Faculty Feud
-maybe bringing back Last Lecture
3.7. Bilingualism
-translated the Constitution
-translated some promotional material
3.8. Promotions
-starting promo points
-take down past event poster
3.9. Finance
-n/a
3.10. Philanthropic
-promo Sexy Bingo (MRN basement) starts at 6pm
-November 30th: end of the year SFUO Movember campaign (karaoke, shaving)
-raised over $1000 with Sweater Sales
3.11. Full Year Logistics
-429 of 431 sweaters have arrived
-each pickup day has a different colour (Friday is Assorted)
-we made a profit of $243 (will be allocated to charity or merch budget)
3.12. President
-Joanne met with us to help us promote us with our events
-new alumni relations officer wants to meet with exec
-grants meeting today
4. Departmental Updates
-Aazad: trying to get a PHY intramural team
5. Motion to Allocate Funds to Ontario Science Games
-roughly cuts the cost per student in half
-seconded by Pawrnaa,
-all in favour, Mike and Alick abstain
-motion passes
6. Motion to Increase Student Levies
-discussion
-seconded by Aazad
-all in favour, Mike, Alick & Esther abstain
-motion passes
7. Coffee House
-raised roughly $650
-comments/suggestions
-very hot in the basement
-very nice prizes
-raffle: maybe not call the winners at the very end
-a lot of people got in from the side door (better monitoring)
-go up to people for raffle sales
-UCU promo was not very popular
-have tickets on their person
-First Years are thinking of running a winter event
8. SSA Annual Budget Review
-presented by Mike
-motion to approve the budget
-seconded by André
-all in favour, Mike abstains
-motion passes
9. Merch 2016
-gen council sweaters: black crew neck with faculty of science (30-45$)
-interest from at least 14 people to make it doable (until Friday to decide)
-merch options for winter
-3/4 baseball tee, baseball hats, tuques, zip ups, ¾ zips, professional jackets
-some merch items might have quotas (set prices accordingly)
-sales will be approximately all of Feb
10. Varia
-Christina is replacing the current IPSSA communications
-Grace got an email from Kaplan: a creative video/essay submission could win an MCAT prep
course (by vote)
-she will prepare something
-Peter suggests to send an email of the agenda (another source to announce meetings instead of
emails)
-including updates in newsletters/fb/twitter
-calendar that has our meeting highlights in the showcase
-Fill out your Warm and fuzzies
11. Motion to end the meeting
-Seconded by Mike
Meeting ends at 9:15pm
La troisième rencontre du conseil général ’15-’16 de l’Association des étudiants (e)s en
science de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: Le lundi 23 novembre 2015
Heure: 19h00
Lieu: TBT 083
Assiduité
Représentant(e)s de première année
Hoang-Nam Chuhg (absent)
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Représentant(e)s de biochimie
Emily Smalling
Ilya Kosnevitch
Représentant(e)s de sciences biomédicales
Nicole Landry
Patrick Langlois (absent)
Représentants de mathématiques et statistiques
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Représentant(e)s de sciences biopharmaceutiques
Michael Evan Lazarus
Feriel Rahmani
Représentants de biologie
Alexandru Moldovan (absent)
Peter Soroye
Représentant de sciences environnementales
Jesse Lesniowski (absent)
Représentante de sciences générales
Colette Robitaille (absent)
Représentant de chimie
Ahmed Abdelgadir
Représentant de physique
Aazad Abbas
Représentant de géologie
Jacob Harvey
Exécutive
Alick Wang
Sorush Rokui
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam
Andre Costisella
Kijoo Kim
Vincent Nguyen
Olivia Gallarino (absente)
Réunion commence à 19h07
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Nicole
2. Motion d’adopter l’agenda
-Michael propose de mettre la révision du budget de l’AÉS avant l’Allocation des fonds à OSG
-appuyé par Alick
-motion de modifier l’agenda: tous en faveur, Mike & Alick abstiennent
-motion passe
-Motion d’adopter l’agenda modifiée
-appuyée par Pawrnaa
3. Mises à jour de l’exécutif et tâches
3.1. Sénateur
-prochaine réunion est lundi
-nouveau programme : génie et physique
-on se débarrasse des examens supplémentaires
-Gavin Mcallan: nouveau chancelier
- beaucoup de discussion négative
3.2. Conseillère principale
-n/a
3.3. Interne
-catalogue de marchandise sera bientôt mis à jour sur le site web
3.4. Externe
-Société de physique veut se joindre comme un club de l’AÉS
-Constitution de l’OSSA: McMaster ne veut pas une section dans la constitution qui donne la
responsabilité à une autre université
-Mac veut ajouter des pénalités pour les universités qui ne font pas leur part (André suggère
de faire ceci un règlement
-prochaine rencontre sera en janvier
-Chris Hadfield ne vient pas
-Ziya Tong: 50% de $ en janvier (20 000$ excluant les taxes, le vol et l’hébergement d’un soir)
-pas de promotions de l’événement jusqu’à ce qu’on signe le contrat
-des subventions externes possibles
-a mis à jour le FAQ et l’enregistrement pour OSG (Déc 1-18 Jan)
-150$/personne
-registration: remplir un formulaire (questions concernant l’intérêt, la science et l’esprit)
3.5. Académique
-bonne participation pour le Vin et le fromage
-suggestions pour l’année prochaine
-essayez une autre salle
-peut-être plus de tables
- avoir une plus petite soirée pour PIRPC
-envoyer des courriels rappels
-les brochures étaient une bonne idée (ajouter les courriels des profs)
3.6. Social
-Trivia: le mardi 1e décembre à 18h
-les représentants doivent prendre l’initiative et former des équipes/promouvoir
l’événement
-le club de chimie fait les questions et nous envoie un brouillon
-Grace suggère plus de tables et de changer l’arrangement spatiale
-Party off au deuxième semestre
-AÉC, AÉÉIPPSSA et l’AÉS
-Bal formel: salle est réservée (Centre Shaw)
-réunion du comité bientôt
-2e Party Off sera similaire à la soirée karaoké de l’AÉÉIPPSSA
-Jeux des jeunes mariés est une possibilité
-Faculty Feud
-peut-être ramener la Dernière Lecture
3.7. Bilinguisme
-a traduit la constitution
-traduit la promotion
3.8. Promotions
-recommence les points de promotions
-jeter les affiches d’événements précédents
3.9. Finance
-n/a
3.10. Philanthropique
-promouvoir Sexy Bingo (sous-sol de MRN) commence à 18h
-3o Novembre: campagne de la FÉUO pour la fin de Movember (karaoké, se raser)
-amassé environ $1000 avec les ventes des gilets
3.11. Coordinatrice des logistiques annuelles
-429 des 431 des gilets sont arrivés
-chaque journée pour ramasser les gilets est une différente couleur (Vendredi est un
mélange)
-on a fait un profit de 243$ (allouée à une charité ou le budget de marchandise)
3.12. Président
-Joanne nous a rencontrés pour nous aider à promouvoir nos événements
-nouvelle officière des relations des anciens étudiants veut rencontrer l’exécutif pour parler
d’événements
-réunion de subventions aujourd’hui
4. Mises à jour des départements
-Aazad: essaie d’avoir une équipe intra muraux PHY
5. Motion d’allouer des fonds pour les Ontario Science Games
-coupe le prix d’environ la moitié
-appuyée par Pawrnaa
-tous en faveur, Mike et Alick abstinent
-motion passes
6. Motion d’augmenter les impôts des étudiant(e)s
-discussion
-appuyée par Aazad
-tous en faveur, Mike, Alick & Esther abstinent
-motion passe
7. Café Jam
-amassé environ 650$
-commentaires/suggestions
-très chaud dans le sous-sol
-bons prix
-loterie: peut-être ne pas annoncer les gagnants à la fin
-beaucoup de personnes sont rentrées par la porte du côté (meilleure supervision)
-aller voir les personnes pour la loterie
-la promotion dans l’UCU n’était pas très populaire
-avoir des billets sur sa personne
-les premières années veulent faire un événement au semestre d’hiver
8. Révision du budget annuel de l’AÉS
-présentée par Mike
-motion d’approuver le budget
-appuyée par André
-tous en faveur, Mike abstient
-motion passe
9. Marchandise 2016
-gilets du conseil général : gilet à encolure arrondie avec la faculté des sciences (30-35$)
-on a besoin l’intérêt d’au moins 14 personnes pour faire ceci (jusqu’à vendredi pour
décider)
-options de marchandise pour l’hiver
-t-shirt de baseball ¾, chapeau de baseball, tuques, zip ups, ¾ zips, gilets professionnels
-certaines marchandises auront des quotas (accorder les prix en fonction)
-les ventes seront environ tout le mois de février
10. Varia
-Christina remplace la position de communication pour l’AÉÉIPPSSA
-Grace a reçu un courriel de Kaplan : une vidéo créative/une soumission de dissertation
pourrait gagner un cours préparatoire MCAT (par vote)
-elle va préparer quelque chose
-Peter suggère d’envoyer un courriel de notre agenda (une autre source d’annoncer nos
réunions, à part de courriels)
-inclure les mises à jour dans notre bulletin/fb/twitter
-calendrier qui a nos procès verbal dans la vitrine
-remplir vos « Fuzzies chauds)
11. Motion de terminer la réunion
-Appuyée par Mike
Réunion termine à 21h15