The second meeting of the general council `15

The second meeting of the general council ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa – MINUTES
Date: Wednesday, November 4th, 2015
Time: 7:00 PM
Location: FSS 4004
Attendance
First Year Representatives
Hoang-Nam Chu
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie (absent)
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Biochemistry Representatives
Emily Smalling
Ilya Kosnevitch
Biomedical Sciences Representatives
Nicole Landry
Patrick Langlois
Mathematics & Statistics Representative
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Biopharmaceutical Sciences Representatives
Michael Evan Lazarus (absent)
Feriel Rahmani
Biology Representatives
Alexandru Moldovan
Peter Soroye
Environmental Sciences
Jesse Lesniowski
General Sciences Representative
Colette Robitaille
Chemistry Representative
Ahmed Abdelgadir (late)
Physics Representative
Aazad Abbas (late)
Geology Representative
Jacob Harvey (absent)
Executive
Alick Wang
Sorush Rokui (late)
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam (late)
Andre Costisella
Kijoo Kim
Vincent Nguyen
Olivia Gallarino
Meeting starts at 7:07PM
1. Opening of the meeting
-seconded by Esther
2. Motion to adopt agenda
-Alick proposes to switch the order of the updates
-Mike wants to put committees after the updates
-motion to amend the agenda by Alick, abstentions: Mike and Alick, all in favour
-motion passes
-Motion to adopt the agenda by Alick
-seconded by Mike
3. Approving last meeting`s minutes
-Seconded by Andre
4. Ratification of appointed representatives
-all in favour, Alick abstains
-passes
5. Departmental Updates
-none
6. Exec Updates & Action Items
6.1 Senator
-find out chancellor next Monday
6.2 Senior Advisor
-n/a
6.3 Internal
-write sticky notes on computer not on paper
6.4 External
-Relay committee has been chosen
-BOA meeting:
-proposed mural for trans women of colour
-Romeo told us to promote the GA
-errors for the president voting, new voting dates are Nov 9th and 10th
-Speaker Series:
-offer was not big enough for Hadfield
-Wong suggests the minister of Science
-looking into other speakers
-OSSA:
-McMaster is not the host in the constitution (open to more changes in the future)
6.5 Academic
-the Academic Fraud committee is going through some cases
6.6 Social
-trivia is December 2nd at the Draft
-Chem club is preparing the questions
-SSA spent $500 for nachos
Friday: Maskerave, 5$/ticket at Junxion, organized by IPSSA
-SSA, IPSSA and CSA are combining for a Party Off next semester
-probably a Thursday
-budget of $100/$200
6.7 Bilingualism
-n/a
6.8 Promotions
-taking website photos after the meeting
-all of council should do 2 weeks before the start of the event
-issues with unauthorized posters should be redirected to him
-logo is painted in the office
-we can pay Facebook to promote certain events
6.9 Finance
-SFUO finance by-election: Camilla
-has received an email for an MRT yet
-audit submitted on Monday
-$ for Shine (summer) has been deposited into our account
-101 Week cheques cashed
6.10 Philanthropic
-Shine: $10 008
-Movember: donations from merch sales
-main goal for Movember is awareness
-Sexy Bingo: $2 in MRN basement
-pay at the door or buy tickets in advance
-have the 3D print in a box: grab things and donate
-CLS: end of Movember kick off and karaoke (maybe Café Alt)
-Criminology Social got us the Movember kits
6.11 Full Year Logistics
-431 sweater sales
-spent a lot of hours in the merch room, please keep it clean
-sweaters are set to come in mid-November
L-Alick suggests separate pick up dates
-not a good turnout at the Equity Round Table
-Relay: volunteer form is online
6.12 President
-curriculum meeting met 3 times
-gifts to the faculty members: Rae allocated them already
-GroupMe: be productive
-getting poppies in the office soon
-Constitution is done just waiting to be translated
7. OSG Planning Committee
-inter-university competition between science fed bodies
-march 18th to 20th
-if you are on the OSG planning committee, you cannot participate in this event
-125$/ person excluding transportation
-price of the bus depends on Carleton’s participation
-we don’t have very many details on the nature of the events
-discussion on the cost of transportation
-Rae suggests fundraising
-Andre made an FAQ for OSG
-could not change the constellation
8. OSG Subsidies
-discussed main ideas in point 7
-more discussion for different ways to lower the cost
9. 101 Week Budget Review
-Presented by Mike
-suggesting to create a First Aid and BBQ fund
-we have a surplus of around 14K
10. SSA 2020
-committee to try and improve the quality of service of the SSA throughout
11. SSA Annual Budget
-Presented by Mike
-motion to table the budget approval to next meeting by Alick
-all in favour, Alick & Mike abstain
-passed
12. Wine and Cheese
-111 students signed up
-16 profs signed up
-making name tags for the event
-access to the room at 3-4pm (set up tables and area for food)
-going to need help (send an email later)
13. Coffee House
-promo is up
-auditions end on Monday
-ticket sales are starting the 9th
-sales in UCU and in the office
-working on coffee donations
-mass email for bake sale to gen council
-Kevin and friends to do sound
14. Standing Committees
-Elections Committee
 Alick (chair), Vin & Mike are members
 Alex Brandts: seconded by Mike
 Liam Peet-Paré: seconded by Alex Brandts
 Members after voting: Alick, Vincent, Mike, Alex B & Liam
-Constitution Committee
 Alick (chair) is a member
 Nam: seconded by Varis
 Pawrnaa: seconded by Nicole
 Peter: seconded by Mike
 Stephen: seconded by Esther
 Members after voting: Alick, Nam, Pawrnaa, Peter & Stephen
-Scholastic Events Committee
 Kijoo (chair), Rae, Sorush & Mike are members
 Brittany: seconded by Pawrnaa
 Doan-Nghi: seconded by Pawrnaa
 Members after voting: Kijoo, Rae, Sorush, Mike, Brittany & Doan-Nghi
-Formal Committee
 Sorush (chair), Alick & Mike are members
 Nicole: seconded by Pawrnaa
 Jesse: seconded by Pawrnaa
 Grace: seconded by Pawrnaa
 Fériel: seconded by Pawrnaa
 Pawrnaa : seconded by André
 Varis : seconded by Pawrnaa
 Rae : seconded by André
 Members after voting: Sorush, Alick, Mike, Rae, Jesse & Grace
-Services Committee
 Vin (chair) is a member
 Alex M : seconded by Pawrnaa
 Nicole: seconded by André
 Pat : seconded by Pawrnaa
 Fériel : seconded by Pawrnaa
 Emily : seconded by Pawrnaa
 Members after voting: Vincent, Nicole, Pat, Fériel & Emily
-Sponsorship Committee
 Alick (chair), Kijoo & Mike are members
 Pawrnaa: seconded by Esther
 Varis: seconded by Stephen
 Alex M: nominated by Pat (declined)
 Members after voting: Alick, Kijoo, Mike, Varis & Pawrnaa
Adhoc committees:
-Student Engagement
 Alick (chair) is a member
 Steph: seconded by Pawrnaa
 Andre: seconded by Pawrnaa
 Wong: seconded by Varis
 Nam: seconded by Pawrnaa
 Oli: seconded by Pawrnaa
 Esther: seconded by Mike
 Members after voting: Alick, Alex W, Olivia, Nam & Stephen
-SSA 2020
 Alick (chair), Mike & Vincent are members
 Grace: seconded by Varis
 Rae: seconded by Pawrnaa
 Varis: seconded by Stephen
 Pawrnaa: seconded by Varis
 Nicole: seconded by Varis
 Members after voting: Alick, Mike, Vincent, Grace & Pawrnaa
-OSG






André (chair), Alick, Sorush are members
Alex M: seconded by Varis
Iliya: seconded by Rae
Ahmed: seconded by Mike
Aazad: seconded by Pawrnaa
Members after voting: André, Alick, Sorush, Alex M & Ahmed
15. Varia
-Pawrnaa is working on the 1st year survival guide
-Wong suggests to make it more general
-Fériel: wants to include more about UROP and research
-Rae: add a “How to Ottawa”
-Alick: tips for exam marking (academic issues)
-Liam: diversity awareness
-Kijoo: future opportunities
-Nicole: timeline of your program
-Emily: rough draft of calendar
-Stephen: services
-Nicole: give out USB with the Survival Guide on it
-Ilya suggests to have a study session
-Grace: TreeOttawa wants to have a table at our events (Coffee House, trivia…)
16. Motion to end meeting
-Seconded by Mike
Meeting ends at 10:04pm
La deuxième rencontre du conseil général ’15-’16 de l’Association des étudiants (e)s en
science de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: Le mercredi 4 novembre 2015
Heure: 19h00
Lieu: FSS 4004
Assiduité
Représentante(e)s de première annéee
Hoang-Nam Chu
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie (absente)
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Représentant(e)s de biochimie
Emily Smalling
Ilya Kosnevitch
Représentant(e)s de sciences biomédicales
Nicole Landry
Patrick Langlois
Représentants de mathématiques et statistiques
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Représentant(e)s de sciences biopharmaceutiques
Michael Evan Lazarus (absent)
Feriel Rahmani
Représentants de biologie
Alexandru Moldovan
Peter Soroye
Représentant de sciences environnementales
Jesse Lesniowski
Représentante de sciences générales
Colette Robitaille
Représentant de chimie
Ahmed Abdelgadir (en retard)
Représentant de physique
Aazad Abbas (en retard)
Représentant de géologie
Jacob Harvey (absent)
Exécutive
Alick Wang
Sorush Rokui (en retard)
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam (en retard)
Andre Costisella
Kijoo Kim
Vincent Nguyen
Olivia Gallarino
Réunion commence à 19h07
1. Ouverture de la réunion
-appuyée par Esther
2. Motion d’adopter l’agenda
-Alick propose d’échanger l’ordre des mises à jour
-Mike veut mettre les comités après les mises à jour
-motion de modifier l’agenda par Alick, abstentions: Mike, Alick, tous en faveur
-motion passe
-Motion d’adopter l’agenda par Alick
-appuyée par Mike
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
-appuyée par André
4. Ratification des représentant(e)s
-tous en faveur, Alick abstient
-passe
5. Mise à jour des départements
-aucune
6. Mise à jour de l’exécutif et mesures à prendre
6.1 Sénateur
-on va savoir le chancelier lundi
6.2 Conseillère principale
-n/a
6.3 Interne
-écrire des notes à l’ordi et non à la main
6.4 Externe
-le comité de Relai pour la vie a été choisit
-réunion du CA :
-proposé un mural pour les femmes trans de couleur
-Romeo nous a dit de promouvoir
-erreurs pour le vote de la présidente, nouvelles dates sont le 9 et 10 novembre
-Séries d’orateurs:
-l’offre n’était pas assez grand pour Hadfield
-Wong suggère la ministre de Science
-recherche pour autres orateurs
-OSSA:
-McMaster n’est pas l’hôte dans la constitution (ouvert à plus de changements dans le futur)
6.5 Académique
-le comité de fraude académique vérifie certains cas
6.6 Social
-trivia sera le 2 décembre au Draft
-le club de chimie prépare les questions
-l’AÉS fournit 500$ pour des nachos
-Vendredi : Maskerave, 5$/billet à Junxion, organisé par AÉÉIP
-AÉS, AÉÉIP et AÉC travaille ensemble pour Party Off pour le semestre prochain
-probablement un jeudi
-budget d’environ 100$/200$
6.7 Bilinguisme
-n/a
6.8 Promotions
-prend la photo pour le site web après la réunion
-tout le conseil devrait promouvoir des événements 2 semaines avant le début de l’événement
-les problèmes avec des affiches non autorisées devraient être redirigés vers lui
-logo est peinturé dans le bureau
-on peut payer Facebook pour promouvoir nos événements
6.9 Finance
-élection partielle de la FÉUO: Camilla
-n’a pas eu de courriel pour une TRM
-audit a été soumis lundi
-$ pour Shinerama (été) a été déposé dans notre compte
-les chèques de la Semaine 101 ont été encaissés
6.10 Philanthropique
-Shinerama: 10 008$
-Movember: dons des ventes de marchandise
-objectif principal de Movember est la sensibilisation
-Sexy Bingo: 2$ dans le sous-sol de Marion
-payer à la porte ou acheter les billets à l’avance
-avoir les objets d’imprimerie 3D dans une boîte : donner un don
-SVC : célébration de clôture pour Movember et karaoké (peut être Café Alt)
-le VP Social de Criminologie nous a donné les trousses de Movemeber
6.11 Coordinatrice des logistiques annuelles
-431 ventes de gilets
-a dépensée beaucoup de temps dans la salle de marchandise, svp le gardez propre
-les gilets seront ici ver la mi-novembre
-Alick suggère des dates différentes pour le ramassage
-pas une bonne assiduité à la table ronde d’équité
-Relai pour la vie : formulaire de bénévolat est en ligne
6.12 Président
-le comité du curriculum s’est rencontré 3 fois
-cadeaux pour les membres de la faculté : Rae les a déjà alloués
-GroupMe : soyez productive
-va avoir des coquelicots dans le bureau bientôt
-la constitution est terminée et doit être traduite
7. Comité de planification d’OSG
-compétition inter-université entre les corps fédérés de science
-le 18 au 20 mars
-si vous êtes membres du comité, vous ne pouvez pas participer à l’événement
-125$/personne excluant la transportation
-le prix de l’autobus dépend de la participation de Carleton
-on n’a pas plusieurs détails concernant les événements
-discussion du prix de transportation
-Rae suggère des prélèvements de fonds
-André a fait une FAQ pour OSG
-n’a pas pu changer la constellation
8. Subventions d’OSG
-a discuté les points principaux au point 7
-plus de discussion pour réduire le prix de transport
9. Révision du budget de la Semaine 101
-présentée par Mike
-suggère d'avoir un fond pour le BBQ et les premiers soins
-on a un surplus d’environ 14 000$
10. AÉS 2020
-comité qui essaie d’améliorer les services de l’AÉS et l’Association en générale
11. Budget annuel de l’AÉS
-présenté par Mike
-motion de retarder l’approbation du budget jusqu’à la prochaine réunion par Alick
-tous en faveur, Alick & Mike abstiennent
-passe
12. Vin et Fromage
-111 étudiants sont inscris
-16 sont inscris
-va faire des étiquettes pour l’événement
-on a accès à la salle pour 15-16h (organiser les tables et la région avec la nourriture)
-va avoir besoin de la nourriture (envoyer un courriel plus tard)
13. Café Jam
-les promotions sont sorties
-auditions terminent lundi
-la vente des billets commence le 9
-ventes à l’UCU et dans le bureau
-cherche pour des dons de café
-courriel pour la vente de pâtisserie (envoyer au conseil général)
-Kevin et ses amis vont faire le son
14. Comités permanents
-Comité des élections
 Alick (directeur), Vin & Mike sont des membres
 Alex Brandts: appuyé par Mike
 Liam Peet-Paré: appuyé par Alex Brandts
 Membres après le vote: Alick, Vincent, Mike, Alex B & Liam
-Comité de la Constitution
 Alick (directeur) est un membre
 Nam: appuyé par Varis
 Pawrnaa : appuyée par Nicole
 Peter: appuyé par Mike
 Stephen: appuyé par Esther
 Membres après le vote: Alick, Nam, Pawrnaa, Peter & Stephen
-Comité des événements scolaires
 Kijoo (directeur), Rae, Sorush & Mike sont des membres
 Brittany: appuyée par Pawrnaa
 Doan-Nghi: appuyée par Pawrnaa
 Membres après le vote: Kijoo, Rae, Sorush, Mike, Brittany & Doan-Nghi
-Comité du bal formel
 Sorush (directeur), Alick & Mike sont des membres
 Nicole: appuyée par Pat
 Jesse: appuyé par Pawrnaa
 Grace: appuyée par Pawrnaa
 Fériel: appuyée par Pawrnaa
 Pawrnaa : appuyée par André
 Varis : appuyé par Pawrnaa
 Rae : appuyée par André
 Membres après le vote : Sorush, Alick, Mike, Rae, Jesse & Grace
-Comité des services
 Vin (directeur) est un membre
 Alex M : appuyé par Pawrnaa
 Nicole: appuyée par André
 Pat : appuyé par Pawrnaa
 Fériel: appuyée par Pawrnaa
 Emily : appuyée par Pawrnaa
 Membres après le vote: Vincent, Nicole, Pat, Fériel & Emily
-Comité des bourses
 Alick (directeur), Kijoo & Mike sont des membres
 Pawrnaa: appuyée par Esther
 Varis: appuyé par Stephen
 Alex M: nominé by Pat (refusé)
 Membres après le vote: Alick, Kijoo, Mike, Varis & Pawrnaa
Comités Adhoc :
-Engagement étudiant
 Alick (directeur) est un membre
 Steph: appuyé par Pawrnaa
 Andre: appuyé par Pawrnaa
 Wong: appuyé par Varis
 Nam: appuyé par Pawrnaa
 Oli: appuyée par Pawrnaa
 Esther: appuyée par Mike
 Membres après le vote: Alick, Alex W, Olivia, Nam & Stephen
-AÉS 2020
 Alick (directeur), Mike & Vincent sont des membres
 Grace: appuyée par Varis
 Rae: appuyée par Pawrnaa
 Varis: appuyé par Steph
 Pawrnaa: appuyée par Varis
 Nicole: appuyée par Varis
 Membres après le vote: Alick, Mike, Vincent, Grace & Pawrnaa
-OSG






André (directeur), Alick, Sorush sont des membres
Alex M: appuyé par Varis
Iliya: appuyé par Rae
Ahmed: appuyé par Mike
Aazad: appuyé par Pawrnaa
Membres après le vote: André, Alick, Sorush, Alex M & Ahmed
15. Varia
-Pawrnaa travaille dessus le guide de survie de première année
-Wong suggère de le rendre plus général
-Fériel: veut inclure plus au sujet de PIRPC et de la recherche
-Rae: ajouter un « Comment Ottawa »
-Alick: des conseils pour la correction des examens (troubles académiques)
-Liam: sensibilisation de la diversité
-Kijoo: opportunités futures
-Nicole: ligne de temps pour votre programme
-Emily: brouillon du calendrier
-Stephen: services
-Nicole: donner des clefs USB avec le guide dessus
-Ilya suggère avoir une session d’étude
-Grace: TreeOttawa veut avoir une table à nos événements (Café Jam, Trivia, etc.)
16. Motion de terminer la réunion
-Appuyée par Mike
Réunion termine à 22h04