Procès verbal - Science Students` Association

La quatrième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL
The fourth meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association
of the University of Ottawa – MINUTES
Date: Le mardi 17 juin 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 20h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies (absente)
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absente)
Olivia Gallarino (absente)
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (présente en vigueur de Skype à 20h05) – quitté à 22h57 à cause d'une
manque de pile au portable
Vincent Nguyen
Kevin Li (absent)
Alick Wang
Sorush Rokui (présent en vigueur de Skype un peu après Esther)- – quitté à 22h57 à
cause d'une manque de pile au portable
Ahmed Al-Saaq
Sabrina Slade (absente)
Elisabeth Hart McKittrick
Réunion débute à 20h01
1. Ouverture de la réunion

Appuyée par Liz
2. Motion pour modifier l'agenda


Ajouter la mise à jour de Liz
Ajouter "Frigo" après Wipebooks
3. Motion d'adopter l'agenda modifié

Appuyée par Liz
4. L'approbation du procès verbal de la réunion précédente


Approuvé
Appuyé par AMC
5. Brouillon de l'horaire de la semaine 101

Voir powerpoint
6.Commande de T-Shirt et Swag



Les chandails de l'exécutif vont être bleu électrique
Les kits sont similaires à ceux de l'année passée
On va ajouter des publicités pour notre marchandise dans les kits et l'envoi
7. Vente de sucette #3 annulée






Supposée avoir une vente de sucette samedi passé
Pas beaucoup de monde
Peut être il est plus efficace de diversifié les événements pour une meilleure
participation
Ce qui s'en vient: La course Spartan, le tirage LCBO, l'après de Lady Gaga, les ventes
de sucette des corps fédérés, soirée de bar et les Party-off
SVP laissez savoir à Alick si vous ne pouvez pas participer à un événement de
Shinerama
Alick a besoin le plus d'aide possible pour les événements de Shine
8. Collaboration Carleton-Shinerama


Reçu un courriel du coordinateur de Shine/semaine 101 de Carleton
Program de lutte à la corde au parlement; événement différent pour sensibiliser
9. Nouvelle bourse douée de l'AÉS


Avec l'exception des épargnes, le restant de l'argent va envers cette bourse
Les critères de cette bourse ont besoin d'être établis
10. Création d'un comité ad hoc pour les bourses

-
11. Wipebooks






Frank nous a envoyé un courriel-on a des extras
Offert de faire une échange (il n'a plus les vieilles)
Doit décider si on veut graphique ou ligné
On préfère un mélange (on échangerais 30) pour 10 graphiques et 20 lignés
On peut louer les Wipebooks
Possibilité d'ajouter les Wipebooks comme des ajouts aux kits 101 et de les vendre sur
lieu
12. Frigo







Il semble que l'AÉS ne peut pas garder le réfrigérateur nettoyé
Steve veut s'en débarasser
Si vous gardé de la nourriture dans le frigo, gardez le propre
Peut être échanger le frigo pour un autre congélateur
Frigo va être détruit
Les contenants en plastique devront être jetés
Si vous lisez ce procès verbal, à la prochaine rencontre cri: wobbly wobble wo-wowobble wobbin`après le motion d'ouvrir la réunion et je vais littéralement vous donnez
une bar de chocolat (VP Bilinguisme ne fournit pas cette bar de chocolat)
12. Prochaine réunion



Fin juin/début juillet
Une courte réunion à la fin de juin
Deux semaine de congé et ensuite on va se réunir de nouveau
13. Mises à jour
13.1 Sénateur

aucune
13.2 Conseilleur principal

aucune
13.3 Interne








La femme en charge des cartes magnétiques a augmenté notre accès pour la
prochaine année (peu importe l'accès précédent)
Tout le monde devrait avoir l'accès complet, sinon va voir elle directement
Steve part pour l'Amérique central pour 2 semaines et demi
Les codes pour le Smart Serve ont été envoyés- SVP les utilisés avant la semaine 101
Vieilles marchandises peut être données aux premiers arrivants de la semaine 101
Comité des services-nouveaux services pour l'année prochaine
Le nouveau lien du site web amène le vieux site web au nouveau (Yay Steven Patrick
Deery)
Les agendas et les minutes sont maintenant sur le site web
13.4 Externe

aucun
12.5 Sociale



TRS –
L'événement alternatif pour Camp Fortune est Mosaika
L'événement alternatif pour jeudi soir est un jeu laser avec les sciences informatiques





La FÉUO réduit le prix des événements fédérés-2,50$/kit
Le date d'échéance pour le budget est le 1 août, certainement un audit de la semaine
101
Tous événements doivent être accessible
Maison n'est pas accessible par chaise roulante pour la fête du cartier
Tous événements de sciences vont être accessibles
12.6 Logistiques




Prit des choses de l'entrepôt et va assembler des sacs pour les bons guides
BBQ coûte environ 250-300$ sans tax
Peut garder le BBQ dans l'entrepôt à coté du quai de chargement
Sous le budget de la semaine 101
12.6 Bilinguisme



Comm francophone a envoyé un courriel pour promouvoir des activités francophones
Gardrer à jour la page Facebook
Travaille la traduction du site web
12.7 Promotions


Soumis le design Superman pour le chandail de Shinerama pour chaque corps fédéré
Logo #1 sera utilisé pour les T-shirts de la semaine 101, logo #2 pour des petites
marchandises
12.8 Finance






L'autorité de signature- Elsa a soumis tous les papiers nécessaires
Si ce n'est pas relié aux banques, n'importe quels 2 personnes de l'AÉS peuvent signer
pour des contrats
Social et Logistiques peuvent signer pour le bar, par exemple
Tout qui a à faire avec la banque doit être fait par ceux avec l'autorité
La présidente devrait signer les contrats
Services bancaires en ligne-le mot de passe est perdu et on est verrouillé du compte
12.9 Philanthropique







L'événement de Lady Gaga s'en vient- 5 juillet
Le contrat est signé
Les billets et les matériaux promotionnels s'en vient
À venir: Course Spartan – des personnes font des défis pour de l'argent, pour chaque
bénévole on reçoit 50$
Chaque bénévole qui veut participer devrait être dirigé vers Alick afin de prélever de
l'argent
Doit apporter au moins 20 personnes pour l'avantage de 50$
Le tirage LCBO: billets

Les billets doivent être vendus afin de gagner du profit, entre 150-180 billets vont nous
donner un profit
12.10 Coordinatrice de Shinerama



Vendre des Freezies et de l'eau pendant le jour du Canada avec une liste de bénévoles
Motion pour aller huis clos
o Appuyé par Josh
Motion pour quitté huis clos
o Appuyé par Josh
12.11 Coordinatrice des bénévoles

La formation des guides a été envoyée
12.13 Présidente

aucune
13. Varia





La formation de premier soin: 19 et 20 juillet
Ceux qui ont seulement besoin d'une mise à jour sont là pour une journée
Remplacer le grand sofa (possiblement)
Marc Jean s'occupe du site web de la semaine 101 pour la FÉUO
Tous infos pour acheter les kits et les courriels des sociaux est là
14. Motion pour terminer la réunion

Appuyé par Josh
Réunion termine à 23h02
The fourth meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association
of the University of Ottawa – MINUTES
La quatrième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL
Date: Tuesday, June 17th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 8:00PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies (absent)
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absent)
Olivia Gallarino (absent)
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (skypes in at 8:05) – signed out at 10:57 due to battery dying
Vincent Nguyen
Kevin Li (absent)
Alick Wang
Sorush Rokui (skyped in a little after Esther)- signed out at 10:57 due to battery dying
Ahmed Al-Saaq
Sabrina Slade (absent)
Elisabeth Hart McKittrick
Meeting starts at 8:01
1. Opening of the meeting

Seconded by Liz
2. Motion to amend agenda


Add Liz’s update
Add ‘FRIDGE’ after Wipebooks
3. Motion to adopt the amended agenda

Seconded by Liz
4. Approving the previous meeting’s minutes


Approved
Seconded by AMC
5. Rough draft of 101 week schedule

See powerpoint.
6. T-Shirt and Swag Order



Exec shirts will be electric blue
Similar kits to last year
Will add merch advertisements to 101 week kits + mail out
7. Sucker run #3 cancellation






Supposed to be a sucker run last Saturday
Bad turn out
May be more effective to diversify events to increase participation
Coming up: Spartan race, LCBO raffle, Lady gaga after party, Fed body sucker runs,
Carleton collab, bar nights, party-offs.
Please let Alick know if you cannot make a Shinerama event.
Alick needs as much as help as possible for Shine events.
8. Carleton-Shinerama Collaboration


Email from frosh/shine Carleton coordinator
Tug-of-war program on parliament; something unconventional to raise awareness
9. New SSA Endowed Scholarship


With exception of savings, rest of money to SSA endowed scholarship
Criteria for the scholarship needs to be made
10. Creation of an Ad Hoc Scholarship committee

-
11. Wipebooks






Frank emailed – we have leftovers
offered to trade in (ran out of old ones)
decide if we want graphed or lined
we prefer a mix (we would trade 30) for 10 graphed and 20 lined
we can rent out wipebooks
look into putting wipebooks as ad-ons for 101 week kits + sold on site
12. Fridge




seems SSA cannot keep a fridge clean
Steve wants to get rid of it
If food is kept in fridge, clean after it
May trade the fridge for another freezer



Fridge will be destroyed
Tupperware in closets should also be thrown out
If you read these minutes, at the next meeting yell wobbly wobble wo-wo-wobble,
wobbin’ after the “motion to open the meeting” is seconded and I will literally give you a
chocolate bar (VP of Bilinguism will not be providing this chocolate bar)
12. Next meeting



End of June or first week of July
A short meeting at the end of June
Two weeks off and reconvene
13. Updates
13.1 Senator

none
13.2 Senior Advisor

none
13.3 Internal








swipe care lady – went through all cards and increased access for a year no matter the
access prior
everyone now should have full access – if not, go straight to her with information
Steve is leaving to central America for two and a half weeks
Sent out all smart serve codes – please do before 101 week
Old merch – for 101 week registration, first few people get free sweaters?
Services committee – new services for next year
New link from old website goes to new website (yay Steven Patrick Deery!)
Agenda and minutes now on the site
13.4 External

none
12.5 Social








SRT –
Alt event of camp fortune is Mosaika
Thursday’s alt event is laser tag with comp. sci
SFUO is lowering prices for fed events - 2.50$ a kit
Budget deadline is august 1st , definitely a 101 week audit
All events must be accessible
Maison is not wheelchair accessible for block party
All science events will be accessible
12.6 Logistics




Took out old storage stuff and will assemble party bags for good guides
Barbeques have been between the price of 250 – 300 without tax
Can store in the barbeque storage beside the loading dock
Under 101 week budget
12.6 Bilingualism



Comm francophone emailed about activities to promote French people
Post on Facebook
Working on site translation
12.7 Promotions


Submitted Superman shine shirt for all fed bodies on shine day
Logo #1 will be used for T-shirts on 101 week, logo#2 for small merch
12.8 Finance






Signing authority – Elsa submitted all papers
If not banking related, 2 people from the SSA can sign for contracts
The social and logistics and sign for a bar, for example
Anything to do with banking must be done by those with signing authority
President should sign contracts
Online banking – password lost, locked out of account
12.9 Philanthropic








Lady gaga is coming up – July 5th
Contract is signed
Tickets and promo materials come soon
Coming up: Spartan Race – people do stunts for money, for every volunteer we get 50$
Any known volunteers should be reported to Alick to gain money
Must bring at least 20 people for the 50$ advantage
LCBO raffle: raffle tickets
Tickets must be sold to gain profit; between 150 – 800 tickets will gain profit
12.10 Shinerama coordinator



Will sell Freezies & water on Canada day with volunteer spreadsheet
Motion to go into camera
o Seconded by josh
Motion to exit camera
o Seconded by Josh
12.11 Volunteer coordinator

Guide training has been sent out
12.13 President

None
13. Varia





First aid training 19th+20tH of july
Re-cert in one day
Replacing large couch (potentially)
101 week website for SFUO handled by marc jean
all info for buying kits + social emails
14. Motion to end the meeting

seconded by josh
Meeting ends at 11:02