The fifth meeting of the general council `15

The fifth meeting of the general council ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa – MINUTES
Date: Tuesday, February 9th, 2016
Time: 6:00 PM
Location: TBT083
Attendance
First Year Representatives
Hoang-Nam Chuhg
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Biochemistry Representatives
Emily Smalling
Ilia Kosnevitch (absent)
Biomedical Sciences Representatives
Nicole Landry
Patrick Langlois
Mathematics & Statistics Representative
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Biopharmaceutical Sciences Representatives
Michael Evan Lazarus (absent)
Feriel Rahmani
Biology Representatives
Alexandru Moldovan
Peter Soroye
Environmental Sciences
Jesse Lesniowski (absent)
General Sciences Representative
Colette Robitaille
Chemistry Representative
Ahmed Abdelgadir
Physics Representative
Aazad Abbas (absent)
Geology Representative
Jacob Harvey (absent)
Executive
Alick Wang
Sorush Rokui (absent)
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam (absent)
Andre Costisella
Kijoo Kim (absent)
Vincent Nguyen (absent)
Olivia Gallarino
Grace Ediae (absent)
Meeting starts 6:21PM
1. Opening of the meeting
-Seconded by Varis
2. Motion to adopt agenda
-Motion to put SFUO Elections Candidates before the updates
-seconded by André
-all in favour, Alick abstains
-motion passes
-Motion to approve the amended agenda
-seconded by Michael
3. Approving the previous meeting’s minutes
-seconded by Varis
4. SFUO Elections Candidates
-presentation by Nick Robinson
-presentation by Diyyinah Jamora
-presentation by Fériel Rahmani
-presentation by Brittany Love
5. Exec Updates & Action Items
5.1 Senator
-none
5.2 Senior Advisor
-none
5.3 Internal
-check storage room before ordering things for the office
-Wellness Wednesday is tomorrow
5.4 External
-OSG team is picked (not all paid yet)
-buses are being booked next week
-GA for the OSSA
-February 28th
-Speaker Series
-Minister of Science was interested, he will keep us posted
-Clubs
-Petro Geology Club might be a SSA club
5.5 Academic
-FSWEP workshop (we book table and projector)
5.6 Social
-Formal
-book room as soon as he gets a quote
-DJ booked, photobooth will be booked soon
-Trivia
-after reading week (TBD)
-1 round of questions from the Relay for Life Committee
-Vets vs Rookies
-March 11th
5.7 Bilingualism
-translated the dodgeball sign-up sheet
5.8 Promotions
-none
5.9 Finance
-Movember fundraiser by the First Years
-cheque came in from the SFUO
-completed the 2nd audit
5.10
Philanthropic
-Students against Stigma
-$1000 to Wabano Centre, $1000 to YSB, rest of the $400 will go to students
-Relay for Life
-$15/person: t shirt and entry
-Raise money with pie in the face with profs
-Small fundraisers like bake sales and pizza
-Give Back Fridays
-working with the Ottawa Mission, YSB and Ottawa Services to provide volunteer hours
from students
-MRN after Midnight
-Option 1: dance party
-Option 2: Twister game
5.11
Full Year Logistics
-got a skeleton named Perry
-merch order ends on Friday
-make sure they fill out the online form
5.12
President
-if you have donated more than 150 hours of volunteering your name could be on the SFUO
volunteer wall
-Volleyball tournament fundraiser for Relay for Life
-Feb 28th
-SSA executive elections
-February 29th –March 10th: nomination period
-March 10th: all candidates meeting
-March 14th-16th: campaigning
-March 16th -18th: online voting
6
Departmental Updates
-Star Wars Screening: February 25th
-Dodgeball: February 26th
-prizes for the winning team and most spirited team
-Emily wants to have a game night with pizza
-let her know if your department is interested in collaborating
7
Motions :
7.1 Motion to Amend the Sponsorship Committee (second reading)
-read by Alick
-seconded by Patrick
-all in favour, Alick abstains
-motion passes
7.2 Motion to Create a Selection Committee (second reading)
-read by Alick
-seconded by Patrick
-all in favour, Alick abstains
-motion passes
7.3 Motion to Formally Outline Responsibilities (second reading)
-read by Alick
-seconded by André
-all in favour, Alick and Patrick abstain
-motion passes
7.4 Motion to Formally Amend the Responsibilities of the President (second reading)
-read by Alick
-seconded by Fériel
-all in favour, Alick abstains
-motion passes
7.5 Motion to Modify the Elections Committee Chair (second reading)
-read by Alick
-seconded by Patrick
-all in favour, Alick, Stephen and Mike abstain
-motion passes
7.6 Motion to Ratify Elections CEO
-Elections committee has appointed Hanna Fazal as CEO
-her responsibilities include
-drafting rules, managing disputes, responding requests and inquiries
-ensures elections run smoothly
-then contract states a $12/h pay for up to 30 hours and a $100 honorarium
-Mike asks if there’s going to be poling clerks
-no, because we have online voting
-Motion to ratify Hanna
-seconded by André
-all in favour, Alick and Varis abstain
-motion passes
8
Varia
-Alick lists the upcoming events and will make a calendar
9. Motion to end meeting
-seconded by André
Meeting at 7:21PM
La cinquième rencontre du conseil général ’15-’16 de l’Association des étudiants (e)s en
science de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: Le mardi 9 février 2016
Heure: 18h00
Lieu: TBT083
Assiduité
Représentant(e)s de première annéee
Hoang-Nam Chuhg
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Représentant(e)s de biochimie
Emily Smalling
Ilia Kosnevitch (absent)
Représentant(e)s de sciences biomédicales
Nicole Landry
Patrick Langlois
Représentants de mathématiques et statistiques
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Représentant(e)s de sciences biopharmaceutiques
Michael Evan Lazarus (absent)
Feriel Rahmani
Représentants de biologie
Alexandru Moldovan
Peter Soroye
Représentant de sciences environnementales
Jesse Lesniowski (absent)
Représentant de sciences générales
Colette Robitaille
Représentant de chimie
Ahmed Abdelgadir
Représentant de physique
Aazad Abbas (absent)
Représentant de géologie
Jacob Harvey (absent)
Exéxutive
Alick Wang
Sorush Rokui (absent)
Alexandre Wong
Michael West
Rae Woodhouse
Esther Eruysal
Pawrnaa Perinpanayagam (absente)
Andre Costisella
Kijoo Kim (absent)
Vincent Nguyen (absent)
Olivia Gallarino
Grace Ediae (absente)
Réunion débute à 18h21
1. Ouverture de la réunion
-Appuyé par Varis
2. Motion d’adopter l’agenda
-Motion de mettre les candidat(e)s de la FÉUO avant les mises à jour
-appuyé par André
-tous en faveur, Alick abstient
-motion passe
-Motion d’approuver l’agenda modifier
-appuyé par Michael
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
-appuyé par Varis
4. Candidat(e)s des élections de la FÉUO
-présentation par Nick Robinson
- présentation par Diyyinah Jamora
- présentation par Fériel Rahmani
- présentation par Brittany Love
5. Mises à jour de l’exécutif et les mesures à prendre
5.1 Sénateur
-aucune
5.2 Conseillère principale
-aucune
5.3 Interne
-vérifier l’entrepôt avant de commander des affaires pour le bureau
-Mercredi Motivant est demain
5.4 Externe
-L’équipe de OSG est choisie (pas toutes les personnes ont payées)
-les autobus vont être réservés la semaine prochaine
-AG pour l’AOÉS
-28 février
-Série d’orateurs
-Ministre de Science est intéressée, il va nous garder informé
-Clubs
-Club de pétro géologie va possiblement devenir un club de l’AÉS
5.5 Académique
-atelier PFETE (on réserve les tables et le projecteur)
5.6 Social
-Bal formel
-réserve la salle aussitôt qu’il reçoit une déclaration
-DJ est réservé, photomaton seront réservés bientôt
-Trivia
-après la semaine de relâche (à déterminée)
-1 ronde de questions sera fournie par le comité par le Relai pour la Vie
-Vets vs Rookies
-11 mars
5.7 Bilinguisme
-a traduit l’inscription pour le ballon chasseur
5.8 Promotions
-aucune
5.9 Finance
-Prélèvement de fond de Movembre des premières années
-chèque est rentré de la FÉUO
-a complété le 2e audit
5.10
Philanthropique
-Étudiant(e)s contre la stigmatisation
-1000$ au Centre Wabano, 1000$ BSJ et le reste du 400$ sera pour les étudiant(e)s
-Relay pour la vie
-15$/personne: t-shirt and inscription
-amasser des fonds avec une tarte à la face avec les profs
-petits prélèvements de fonds comme les ventes de pâtisserie ou vendre de la pizza
-« Give Back Fridays »
-travaille avec The Ottawa Mission, BSJ et les Services d’Ottawa afin de fournir des heures de
bénévolats de la part des étudiant(e)s
-MRN après minuit
-Option 1: une danse
-Option 2: jeux de Twister
5.11
Coordinatrice des logistiques annuelles
-on a un squelette qui se nomme Perry
-commande de marchandise termine ce vendredi
-assurez-vous que les personnes remplissent le formulaire en ligne
5.12
Président
-si vous avez dédié plus de 150 heures pour l’AÉS, votre nom pourra apparaître sur le mur des
bénévoles de la FÉUO
-Tournoi de volleyball pour amasser des fonds pour le Relai pour la Vie
-28 février
-élections de l’exécutive de l’AÉS
-29 février –10 mars: période de nomination
-10 mars: réunion de tous les candidats
-14-16 mars: campagne
-16-18 mars: vote en ligne
6
Mises à jour des départements
-Présentation de Star Wars : 25 février
-Ballon chasseur : 26 février
-prix pour l’équipe gagnante et l’équipe avec le plus d’esprit
-Emily veut une soirée de jeux de société avec de la pizza
-laisse-la savoir si votre département veut collaborer
7
Motions :
7.1 Motion de modifier le comité de parrainage (deuxième lecture)
-lu par Alick
-appuyé par Patrick
-tous en faveurs, Alick abstient
-motion passe
7.2 Motion de crée un comité de sélection (deuxième lecture)
-lu par Alick
-appuyé par Patrick
-tous en faveurs, Alick abstient
-motion passe
7.3 Motion de formellement décrire les responsabilités (deuxième lecture)
-lu par Alick
-appuyé par André
-tous en faveurs, Alick et Patrick abstinent
-motion passe
7.4 Motion de formellement décrire les responsabilités du président (deuxième
lecture)
-lu par Alick
-appuyé par Fériel
-tous en faveurs, Alick abstient
-motion passe
7.5 Motion de modifier le directeur du comité des élections (deuxième lecture)
-lu par Alick
-appuyé par Patrick
-tous en faveurs, Alick, Stephen et Mike abstinent
-motion passe
7.6 Motion de ratifier le DGE des élections
-Le comité des élections a nommé Hanna Fazal comme DGE
-ses responsabilités inclus :
-écrire les règlements, gérer les disputes, répondre aux questions et aux
enquêtes
-assurer que les élections se passent bien
-le contrat dit une paie de 12$/heure pour un maximum de 30 heures et un
honoraire de 100$
-Mike demande s’il va avoir des secrétaires de scrutin
-non, car on va avoir le vote en ligne
-Motion de ratifier Hanna
-appuyé par André
-tous en faveur, Alick et Varis abstient
-motion passe
8
Varia
-Alick énumère la liste d’événements et fera un calendrier
9. Motion de terminer la réunion
-appuyé par André
Réunion termine à 19h21