La huitème réunion de l`exécutive 2016

La huitème réunion de l’exécutive 2016-2017 de l’Association des
Étudiants en Sciences de l’Université d’Ottawa-Minutes
Date: Mardi 30 Août 2016
Heure: 18h30
Lieu: ARC 460
Présence
1. Emmanuelle Auguste (Emma)
2. Howard Wong (H)
3. Brittany Love (B)
4. Rae Woodhouse (R)
5. Doan-Nghi Dam-Le (B)
6. Michael West (Mike)
7. Grace Ediae (G)
8. Thomas Ehret (T)
9. Esther Eruysal (E)
10. Mayur Tailor (M)
11. Sorush Rokui (S)
12. Pawrnaa Perinpanayagam (P)
13. André Costisella (A)
14. Kevin Roy (K)
15. Jessica Dickie (J)
Meeting La réunion débute à 18h36
1. Ouverture de la réunion
 Appuyé par P
2. Motion pour débuter la réunion
 Appuyé par P
3. Motion pour adopter l’agenda
 Appuyé par P
4. Approbation des minutes de la dernière réunion
 Appuyé par P
5. Période dédiée aux questions
Aucun
6. Mises à jour des exécutifs
6.1 Sénatrice
Première réunion de l’année: infoweb n’existe plus; uozone et rabaska ont changé; en Octobre
tout le monde sera mis au courant
6.2 Conseiller principal
 Aucun
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
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6.3 Interne
Le bureau est maintenant ouvert
Gardez-le propre
FAQS
Comité des Élections est le point de contact principal

6.4 Externe
Les jeux de Sciences de L’Ontario auront lieu en mars

6.5 Académiqie
Programme alumni UO2.0 program alumni, interactions étudiantes et professeurs. R, E
et H devront y être.

6.6 Social
Team Mendel a gagné, coupon de 10$ pour la marchandise de l’AÉS Durant toute
l’année
Les ventes de tickets pour La Ronde n’ont pas encore commencé, aucun déficit étant
donné que rien a été payé
Le Tour des Anciens est le 7 Octobre

6.7 Bilinguisme
Aucun

6.8 Promotions
Promotion de la semaine 101, posters Facebook101 w, newsletter

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6.9 Finance
Remboursement de plus de 70$
Révision du Budget pour la semaine 101 bientôt disponible
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6.10/11 Philanthropique et Coordinatrice Shinerama
Objectif SHINE ATTEINT!
Shine shots à l’appréciation des guides (estimation de 100$)
Nouvelle initiative Pay It Forward Fridays, premier vendredi de chaque mois
6.12/13 Logistiques d’été et d’année longue
Beaucoup de nourriture restante
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In camera 7:34 appuyé par P, Tous en faveur, A s’abstient, Mike s’oppose
Ex camera appuyé par P, Tous en faveur, J s’abstient
Achat des pulls
Les ventes de pulls commenceront bientôt
Nettoyage de la salle de stockage
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6.14 Coordinatrice des Bénévoles
250$ pour graver le prix des guides
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6.15 Présidente
AÉS2020 continue son travail
Le Nucléus est ouvert
Station de Charge est prête, Apportez votre proper cadenas
R, M K P H sont dans le comités des élections
Une autre rencontre milk and cookies aura lieu
Photos de Graduation peuvent être prises
Distribution des sarraus a bien été, il y en reste
Way cool est du 15 Octobre au 16
Relai pour la vie

7. STEM : un cas pour un nouveau bureau
Un nouveau bureau pour l’AÉS dépend de la disponibilité dans le nouveau bâtiment

8. Prep 101
250$ de rabais pour des cours Prep pour le MCAT, 500$ pour chaque member exécutif,
nous donnerons de la pizza, 2 séminaires et un lien sur le site de l’AÉS pour Prep 101, 6
affichages par terme sur notre page
o Tous s’opposent

9. Heures de bureau
Arrivez 5 min avant
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10. Grad photos
C’est le moment de prendre les photos de graduation

11. Élections
Assurez-vous à ce que tout le monde respecte les règles

12. Casiers
Seront déplacés aux établissements de sports, d’autres à Marion
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13.Vin et Fromages
Gratut, rencontre profs et étudiants
D’autres évènements auront peut-être lieu (rencontres éclairs étudiant+alumni ,
‘‘dissecting success’’ )
Feedback sur les évènements:
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Déplacer Vin et Fromage en Janvier, les discussions porteront probablement sur la
recherche, étant donnée qu’elles suivront des présentations sur ceci
14.Affaires Sociales
Feedback de la semaine 101:
Les retours de bus commenceront plus tôt, Soirée formelle
Le Jugement deviendra une tradition
Le Bowling était un succès
L’expérience: gagner et le fait de s’amuser dépend du guide assigné au groupe
Calypso: aurait dû commencer une heure plus tard pour accommoder tout le monde
Rédemption: Considérer payer pour des 101ers en plus au cas où leurs corps fédéré
n’aurait pas payé
LES T-SHIRTS R DU JUGEMENT SONT À PORTÉ SEULEMENT AU JUGEMENT
Vérification des sacs dans le future doit être revue (limites)
Le bal des diplômés aura lieu après le bal des sciences (Bal des diplômés comité ad hoc)
l’allocation sera determine plus tard: les membres seront; VP Social, VP Finance,
Conseiller Principal, et 2 autres étudiants de 4e année
Vote sur l’option 1(+président) option 2(+logistiques) option3( +les deux): 3/0/12
o Motion pour créer comité:
 Tous en faveur, aucune opposition, G s’abstient
La vente des Veste commence en Février
16. Test Photoshop
 Un sorte de test doit être fait avant de se porter candidat pour le poste de VP des
Affaires Promotionelles
17. Formulaire de demande pour promotions
 Un formulaire doit être rempli (docs.google.com) pour que de la promotion soit
préparée (2 semaines à l’avance)
18. Prochaine réunion
 Première semaine d’Octobre (avec le conseil récemment élu)
19. Varia
 Revue de performance in camera 9:40-10:20
20. Motion pour mettre fin à la réunion
 Appuyé par Pawrnaa
 10:22
The eighth meeting of the executive 2016-2017 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa-Minutes
Date: Tuesday August 30th 2016
Time: 6:30pm
Location: ARC 460
Attendance
21. Emmanuelle Auguste (Emma)
22. Howard Wong
23. Brittany Love
24. Rae Woodhouse
25. Doan-Nghi Dam-Le
26. Michael West (Mike)
27. Grace Ediae
28. Thomas Ehret
29. Esther Eruysal
30. Mayur Tailor
31. Sorush Rokui
32. Pawrnaa Perinpanayagam
33. André Costisella
34. Kevin Roy
35. Jessica Dickie
Meeting begins at 7:01pm
7. Opening of the meeting
 Seconded by P
8. Motion to start the meeting
 Seconded by P
9. Motion to adopt agenda
 Seconded by P
10. Approving last meeting’s minutes
 Seconded by P
11. Question period
None
12. Executives Updates
12.1 Senator
First meeting of the year, infoweb is gone uozone and rabaska has changed, October
everyone will be notified
6.8 Senior Advisor
 None
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6.9 Internal
OFFICE HAS OPENED!
Keep it clean
FAQS
Elections, committee is point of contact

6.10 External
OSG picking dates (march)

6.11 Academic
UO2.0 program alumni and students interactions, R, E and H will attend



6.12 Social
Team Mendel has won, 10$ coupon for ssa merch all year long
La Ronde ticket sales have not gone up yet, no deficit because nothing has been paid
Vet’s tour is October 7th

6.13 Bilingualism
Translations

6.8 Promotions
101 week promo, facebook posters, newsletter



6.9 Finance
Reimbursements, above 70$
Budget review for 101 week out soon
Must pass audit in order to receive money



6.10/11 Philanthropic and Shinerama coordinator
SHINE GOAL REACHED!
Shine shots at guide appreciation around 100$
New initiative Pay it forward Fridays, first Friday of every month

6.12/13 Summer logistics and Full year Logistics coordinators
Lots of food leftover
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



In camera 7:34 seconded by P, all in favor, A abstains, Mike opposes
Out camera seconded by P, all in favor, J abstains
Purchasing a sweater
Sweater sales are soon
Storage room and kitchenette cleaning

6.14 Volunteer Coordinator
250$ to get engraves
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6.15 President
SSA2020 GOING STRONG
Nucleus is open
Charging station bring your own lock
R, M K P H are part of the Elections committee
Another milk and cookies
Grad photos
Lab coats distribution has been good, some items still need to picked up
Way cool is October 15th-16th,
Relay for life

7. STEM: Case for a new office
Possibly get a new SSA office space depending on availability the new STEM Building

8. Prep 101
250$ discount for MCAT Prep courses, 500$ for exec members, will provide us with
pizza, 2 seminars, link on SSA website directing them to prep 101, 6 posts per term.
o All opposed

9. Office Hours
Please Arrive 5 min early

10. Grad photos
It is Graduation photo period

11. Elections
Make sure everyone respects the rules

12. Lockers
Some to be relocated in a sports facility others in Marion (places to place them must be
figured out)
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
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13.Wine and cheese
Free, mingle with profs/students
Issue with teachers AND students coming to the event
Other Events (alumni based: student+alumni speed dating, dissecting success
Feedback on Events:
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Move Wine and Cheese to January to provide adequate time to make changes, possibly
making the conversations about research
14.Social things
101 week feedback:
Bus rides back to be earlier for convenience, Formal Night
Reckoning to hopefully become a tradition
Bowling was very good
The experiment: winning/having fun depends on the guides/head guides working with
them
Calypso: consider starting it an hour later to accommodate everyone, event well very
well
Redemption: Consider paying for extra 101ers in case they do come for the event and
their fed body hasn’t bought in
RECKONING SHIRT TO BE WORN ONLY AT RECKONING
Who is supposed to perform bag checks? Needs to be reviewed!! (boundaries not to
cross)
Grad ball to start happening after formal (grad ball ad hoc committee) allocation must
be determined later on: Members must be: VP Social, VP Finance, Senior Advisor, and 2
other 4th year students; discussion on who should have a seat on the committee;
Vote on option 1(+president) option 2(+logistics) option3( +both): 3/0/12
Motion to create ad hoc committee: all in favor, none opposed, G abstains
Jackets sale starting end February
36. Photoshop Test
 Before running VP of Promotional Affairs some type of testing should be established
37. Promotions Request Form
A form must be filled up (docs.google.com) in order for promotion to be done (2 weeks before)
38. Next meeting
First week of October (including newly elected council)
39. Varia
Performance reviews, in camera 9:40-10:20
40. Motion to end the meeting
o Seconded by Pawrnaa
o Meeting ends at 10:22