The second meeting of the executive 2016

The second meeting of the executive 2016-2017 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa-Minutes
Date: Sunday May 29th 2016
Time: 6pm
Location: GNN 080
Attendance
1. Emmanuelle Auguste (Emma)
2. Howard Wong
3. Jessica Dickie (Jess)
4. Brittany Love
5. Thomas Ehret (Tom)
6. Rae Woodhouse
7. Doan-Nghi Dam-Le
8. Michael West (Mike)
9. Grace Ediae
10. Pawrnaa Perinpanayagam
11. Esther Eruysal
12. Mayur Tailor
13. André Costisella
Kevin Roy (Absent)
Alick Wang (Absent)
Meeting begins at 6:06pm
1. Opening of the meeting
 Seconded by Esther
2. Motion to start the meeting
 Seconded by Mike
3. Motion to adopt agenda
 Motion to put annual budget presentation as first item
o Seconded by Pawrnaa
4. Approving last meeting’s minutes
 Seconded by Pawrnaa
5. Executives Updates and action items
5.1 Senator
 First year survival guide

5.2 Senior Advisor
Absent, none


5.3 Internal
Updating the website
Key cards can be used in every science building except Macdonald
5.4 External
 Catalyst elections to be run in September
 OSSA participation


5.5 Academic
Scholarships review
Academic symposium



5.6 Social
101 week planning
Trying to find sponsorships/vendors for SSA
Will attend SRT

5.7 Bilingualism
Translated Website profiles and Constitution



5.8 Promotions
Working on 101 week logos
A/V equipement
Cost of things to be reviewed with 2020 committee


5.9 Finance
Working on a budget
Clubs funding to be reviewed (monitoring amount of money used for its own members)



5.10 Philanthropic
650,15$ raised at Great Glebe Garage Sale
Planning on doing independent donations
Preparing invites to Sucker Runs

5.11 Shine Coordinator
Online link for shine donations



5.12 Full year logistics
Successful storage room cleaning
BBQ purchased and shipped
Need of better tools


5.13 Summer logistics
BBQ Tarp
Meeting with Topline


5.14 Volunteer Coordinator
199 guide applications so far;120 guides needed (to picked by the 5th )
By standard training



5.15 President
Milk and Cookies was successful
Constitution and Student engagement committees met
SSA2020 plan for the year



6.Budget Presentation
Review of SSA budget (Past and expected revenues)
Review of expenses (allocation, total subsidy)
Spending areas: Events, Merchandise, external funding, administrative, ancillary)

7.Business Cards
30 cards per exec

8.101er survival guide
Evolving project passed on to Senator



9.Yearbook
Discussion of its possibility
Discussion of its popularity and sales (may be very difficult)
A year in the glance, grad pictures, review of the year-something to commemorate our
year (possibly in video form)

10.Certifications check
Smart Serve, First Aid, Mental health first aid



11.OSSA Participation
Minimum of 3 delegates to attend
120$/person at McMaster University July 15th: Discussion of student issues etc.
President and external must attend



12.Jackets
Customized ($50-80)
Grey and Garnet with embroidery
Consultations with CREO

13. 101 Week
Review of the 101 week schedule/events

14.101 week logo
Review of SSA 101 week logo

15.101 week promotional video
Going over its realization

16.AV Tech
Purchase of speakers/microphones

17.Next meeting
Next meeting in 2 weeks




18.Varia
Services meeting
Mayur to be added to SSA2020 ad hoc committee
o Proposed by Grace
o All in favor, motion passes
19.Motion to end meeting
Seconded by Pawrnaa
Meeting ends at 9:42pm
La deuxième réunion de l’exécutif 2016-2017 de l’Association des
Étudiants en Sciences de l’Université d’Ottawa-Minutes
Date: Dimanche 29 mai 2016
Heure: 18h
Lieu: GNN 080
Présence
14. Emmanuelle Auguste (Emma)
15. Howard Wong
16. Jessica Dickie (Jess)
17. Brittany Love
18. Thomas Ehret (Tom)
19. Rae Woodhouse
20. Doan-Nghi Dam-Le
21. Michael West (Mike)
22. Grace Ediae
23. Pawrnaa Perinpanayagam
24. Esther Eruysal
25. Mayur Tailor
26. André Costisella
Kevin Roy (Absent)
Alick Wang (Absent)
La réunion débute à 18h06
6. Ouverture de la réunion
 Appuyé par Esther
7. Motion pour débuter la réunion
 Appuyé par Mike
8. Motion pour adopter l’agenda
 Motion pour placer la presentation du budget annuel en tant que premier item
o Appuyé par Pawrnaa
9. Approbation des minutes de la dernière réunion
 Appuyé par Pawrnaa
10. Mises à jours des exécutifs
10.1 Sénatrice


Prépare un guide de survie pour étudiants en 1ère année
10.2 Conseiller principal
Absent, aucun


10.3 Interne
Met à jour le siteweb
Les cartes d’accès peuvent être utilisées dans tous les buildings de sciences sauf
Macdonald


10.4 Externe
Les élections pour le Catalyst auront lieues en Septembre
Participera à OSSA


10.5 Académique
Révision des bourses
Symposium Académique



10.6 Social
Plannification de la semaine 101
Tente de trouver des commanditaires pour l’AÉS
Se présentera à la TRS

10.7 Bilinguisme
Traduit le siteweb et la Constitution



10.8 Promotions
Travaille sur des logos pour la semaine 101
Équipement audio-visuel
Les coûts totaux seront revues par le comité AÉS2020


10.9 Finances
Travaille sur le budget
Le financement des clubs sera revu



5.10 Philanthropique
650,15$ a été obtenu lors de la Vente de Garage Glebe
Planifie de faire des dons individuels
Prépare les invitations aux ventes de sucettes

5.11 Coordinatrice Shinerama
Prépare un lien pour faire des dons Shinerama en ligne



5.12 Coordinateur des logistiques
Nettoyage de la salle de stockage
BBQ a été acheté et livré
De meilleurs outils sont nécessité


5.13 Coordinateur des logistiques d’été
Bâche de BBQ
Réunion avec Topline


5.14 Coordinatrice des bénévoles
199 applications de guides ; on a besoin de 120 guides (Doivent être choisi le 5)
By standard training



5.15 Présidente
Milk and Cookies a été fait avec succès
Les comités de Constitution et d’engagement se sont rencontrés
Vision du plan d’AÉS2020 pour l’année



6.Présentation du budget
Révision du budget de l’AÉS (Revenus passés et attendus)
Révision des dépenses (allocation, subvention totale)
Aire de dépenses : Évènement, Marchandise, financement externe, administratif,
additionnel)

7.Cartes d’affaires
30 cartes par exécutif

8.Guide de survie pour les 101ers
Le projet en évolution a été passé à la sénatrice



9.Livre souvenir
Discussion de sa possibilité
Discussion de sa popularité et des ventes (peut être très difficile)
Un aperçu de l’année, photos de graduation, révision de l’année-une commémoration
(possiblement en vidéo)

10.Vérification des Certifications
Smart Serve, Premiers soins, Premiers soins en Santé Mentale

11.Participation à OSSA
Un minimum de 3 délégués doivent y être présent
120$/personne à l’Université McMaster le 15 juillet: discussion de problèmes étudiants
etc.
Présidente et VP external doivent s’y rendre


12.Vestes
Personnalisé($50-80)
Gris et Grenat avec broderie



Consultations avec CREO

13. Semaine 101
Révision de la semaine 101 of horaire/évènements

14.Logo de la semaine 101
Révision du logo de l’AÉS pour la semaine 101

15.Vidéo promotionelle de la semaine 101
Vérification de sa réalisation

16.Techno AV
Achats des hauts-parleurs et microphones

17.Prochaine réunion
Dans 2 semaines




18.Varia
Réunion du comité des services
Mayur ajouté au comité AÉS2020 comité ad hoc
o Proposé par Grace
o Tous en accord, la motion passe
19.Motion pour mettre fin à la réunion
Appuyé par Pawrnaa
La réunion prend fin à 21h42