La première réunion du conseil général 2016

La première réunion du conseil général 2016-2017 de l’Association des
Étudiants en Sciences de l’Université d’Ottawa -Minutes
Date: Jeudi 6 Octobre 2016
Heure: 18h00
Lieu: Thompson 133
Présence
1. Emmanuelle Auguste (E)
2. Howard Wong (H)
3. Jessica Dickie (J)
4. Brittany Love (B)
5. Kevin Roy (K)
6. Rae Woodhouse (R)
7. Michael West (M)
8. Grace Ediae (G)
9. Pawrnaa Perinpanayagam (P)
10. Mayur Tailor (M)
11. André Costisella (A)
La reunion débute à 18h13
1. Ouverture de la réunion
 Appuyé par P
First year Reps :
Logan Barr, Thao Dao, Richard Kim, Nha-Thi Luu, Maria
Park, Chelsea Jones
Biomed Reps:
Esther Eruysal, Thomas Ehret
Biochem Reps:
Emily Smalling, Varis Gupta
Biopharm Reps:
Fériel Rahmani, Emily Roth
Biology Rep:
Laura Weller
Chemistry Rep:
Caroline Wu
Physics Rep:
Stephen Harrigan
Maths Reps:
Dasa Ilham Riadi, Erik Luomala
Geology Rep:
Chris Sole
2. Motion pour commencer la réunion
 Appuyé par P
3. Motion pour adopter l’agenda
 Appuyé par P
4. Approbation des minutes de la dernière réunion
 Appuyé par P
5. Période de question
Aucune
6. Mises à jour des départements
Aucune
7. Mises à jours des exécutifs
7.1 Sénatrice
 Est allée à la réunion des sénateurs(trices) et la Table Ronde de l’Équité
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7.2 Conseiller prinicipal
Tente d’avoir de la pizza à nos évènements
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7.3 Interne
S’est occupé des élections, tout s’est bien passé
Travaille site web, le met à jour
Le bureau a été nettoyé
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7.4 Externe
Tous les clubs sont enregistrés
Les jeux de L’Ontario seront du 3 au 5 Mars
L’Assemblée Générale aura lieu le 4 ou 5 Novembre
Un des représentant BOA (Nick Robinson) nous demande si nous avons des motions à
proposées, si oui le lui passer 3 semaines à l’avance, un comité ad hoc a proposé 3
motions
La coordinatrice de Chimie Organique II cherche des étudiants bilingues pour le ‘‘Fall
Open House’’
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7.5 Académique
Le comité des affaires scholastiques se rencontrera bientôt
Cherche à avoir les termes de référence des bourses
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7.6 Sociale
La Ronde cancelled (feedback: bad timing because of midterms)
Le Tour des Anciens est le Vendredi 7 Octobre
Organise une soirée de film et une soirée trivia
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7.7 Bilinguisme
A Traduits plusieurs documents
Est allée à la TRC
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7.8 Promotions
Les promotions se sont bien passées (Vente de Pulls et Le Tour des Anciens)
Pour demander à Mayur de faire de la promotion pour vous, vous devez absolument
remplir le Google Document
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7.9 Finance
Révision du budget de la semaine 101, nous sommes 2500$ sous le budget
Nous a expliqué comment utilisé la machine à débit
Les chèques sont arrivés (des dépenses faites au cours des élections)
Les formulaires de remboursement sont préparés
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7.10 Philanthropiques
Le 1er Pay it Forward Fridays est le 7 Octobre
Pendant 2h30 nous serviront à manger
Prépare une campagne Food for Thought et Trick or Eat
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7.11 Logistiques
Il reste de la nourriture, ça se peut que l’on donne cela à un refuge
C’est le temps des ventes de pulls
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7.12 Présidente
A finalisé l’horaire de Way Cool
Est allée à une conférence
Va rencontrer Cindy (des affaires alumni)
8. Information Générale
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Les réunions sont faites selon Robert’s rule
9. Courriels
 Ce soir les représentants de département recevront leur courriel AÉS; le courriel est la
propriété de l’AÉS
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10.Cartes d’accès
Elles sont un privilèges
A être utilise à MRN, BSC et GNN
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11. Siteweb
Est en français et en anglais
Sera mis à jour
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13.
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12. Motion pour ajouter un examen d’entrée pour tous les prochains VicePrésident(e)s des affaires promotionnelles
Proposé par Mayur Tailor
Préoccupations soulevées: quel est le format de l’examen? Est-ce que ça vaut la peine?
Est-ce que photoshop devrait être le seul logiciel désign? La motion devrait être réécrit
Motion pour modifier la motion par Stephen Harrigan (un logiciel comparable)
o Tous en faveur sauf Mayur
 La motion passe
Veste de Science
Travaille avec CREO
Elles arriveront à la fin du mois d’Octobre (ou avant les vacances de Noel)
Les ventes seront en Janvier
Présentation d’un prototype, veste de type Bomber, ‘‘SCIENCE’’ sur le dos, le symbole
de uOttawa sur le devant
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Les ventes seront faites tout au long de l’année
Plusieurs symboles d’atomes seront au long des coutures
Prix :50$
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14. Évènement d’équitation
Prix :autour de 60$, le transport est couvert
Tutoriel de 30min sur comment monter à cheval
Promenade de 1hr de temps
L’évènement durera autour de 4hr
Préoccupations soulevées : Le prix, et la période de temps (les examens, la tempétature)

15. Révision de budget de la semaine 101
Motion pour déplacer ce point de discussion à la prochaine réunion
o Tous en faveur, abstentions : André
 La motion passe
16.
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Way cool
2 personnes ne viendront pas
Du 15 au 16 Octobre
Il y aura des présentations par : André, Rae, Pawrnaa, Howard, Mayur et Emmanuelle
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17.Prochaine réunion
Avant la semaine de lecture
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18.Varia
Mercredi il y aura des ateliers financiers
On nous propose de vendre des sarraus et lunettes de sécurité(peut-être deviendra un
nouveau service)
19.Motion pour mettre fin à la réunion
 Appuyé par P
 La réunion prend fin à 19h31
The first meeting of the General Council 2016-2017 of the Science
Student’s Association -Minutes
Date: Thursday October 6th 2016
Time: 6pm
Location: THN 133
Attendance :
Emmanuelle Auguste (E)
Howard Wong (H)
Jessica Dickie (J)
Brittany Love (B)
Kevin Roy (K)
Rae Woodhouse (R)
Michael West (M)
Grace Ediae (G)
Pawrnaa Perinpanayagam (P)
Mayur Tailor (M)
André Costisella (A)
Meeting starts at 6 :13pm
1. Opening of the meeting
 Seconded by P
2. Motion to start the meeting
 Seconded by P
3. Motion to adopt the agenda
 Seconded by P
4. Approving last meeting’s minutes
 Seconded by P
5. Question Period
None
6. Departmental Updates
None
7. Exec Updates
7.1 Senator
 Went to Equity Round Table
7.2 Senior Advisor
 Looking into making a pizza formula to see how many pizzas are needed for an event
7.3 Internal
 Took care of the elections, everything went well
 Is working on the website and updating it
 The office has been cleaned
7.4 External
 All clubs have been registered
 OSG will be from March 3rd to 5th
 The General Assembly will be form November 4th to 5th
 One of the science BOA (Nick Robinson) is asking us if we have any motions to propose
at the assembly, if so to submit them to him 3 weeks in advance (ad hoc committee to
propose the possible 3 motions)
 The organic chemistry 2 laboratory coordinator needs bilingual students for the Fall
Open House
7.5 Academic
 The scholastics committee has met
 Is looking to find some terms of reference to award scholarships
7.6 Social
 La Ronde cancelled (feedback: bad timing because of midterms)
 Vet’s Tour is Friday the 7th
 Is organizing a movie night and trivia night
7.7 Bilingualism
 Translated some documents
 Attended the CRT
7.8 Promotions






Promotions have been going well (Sweater Sale and Vet’s Tour)
If you want promotions to be done for somethings, you must fill out the google form 2
weeks in advance for Mayur
7.9 Finance
Reviewed 101 week budget, we are 2500$ under budget
Explained how to use the debit card machine
Cheques have arrived( election expenses)
Reimbursement forms are ready
7.10 Philanthropic



The 1st Pay it Forward Fridays is October 7th
Will be serving food for 2h30
Is preparing a Food for Thought and/or Trick or Eat campaign
7.11 Logistics


There is leftover food, we could give it to a shelter
Sweater sales are underways!
7.12 President



8
General Information

9
Has finalized the Way Cool Schedule
Attended a conference
Will be meeting up with Cindy of alumni affairs
Meetings are done according to Robert’ Rule
Emails
 Tonight departments Reps will be receiving their emails; they are SSA property
10. Key Cards
 They are a privilege
 Can only be used in MRN, BSC and GNN
11. Website
 Is in french and in english
 Is constantly being updated
12. Motion to add an entrance examination for Vice-President of Promotional Affairs
 Proposed by Mayur Tailor
 Concerns raised: what is the format of the exam? Is it worth it? Should Photoshopt be
the only design software?
 Motion to amend motion by Stephen (use a comparable software, not just Photoshop)
o All in favor; all opposed : Mayur
 Motion passes
13. Science Jackets
 Working with CREO
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
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
They are arriving at the end of October (or definitely before winter break)
The sales will start in january
Presentation of a prototype, bomber style jacket, ‘‘SCIENCE’’ on the back and uottawa
embroidery on the front
Sales will be all year long
Atom symbols on the lining
Price :50$
14.
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
Horseback Riding Event
Price :around 60$, transportation will be covered
30 min tutorial on how to ride a horse
1hr ride
The event would last 4hr
Concerns raised : price, timing (midterms, weather)
15. Review of 101 week Budget
 Motion to table agenda point
o All in favor, abstentions : André
 Motion passes
16.


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Way cool
2 people will not be coming
From October 15th to 16th
There will be presentations : André, Rae, Pawrnaa, Howard, Mayur and Emmanuelle
17. Next Meeting
 Before Reading Week
18. Varia
 Wednesday there will be some financial workshops
 We are being asked to sell lab coats and goggles ( may become a new service of ours)
19. Motion to end the meeting
 Seconded by P
 Meeting ends at 7 :31pm