La septième rencontre exécutive

La septième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL
The seventh meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa – MINUTES
Date: Le jeudi 14 août 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 17h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absente)
Olivia Gallarino (absente)
Steven Patrick Deery (entre à 17h50)
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui (absent)
Ahmed Al-Saaq (absent)
Sabrina Slade (absente)
Elisabeth Hart McKittrick
La réunion commence à 17h11
1. Ouverture de la réunion
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Appuyée par Esther
2. Motion pour modifier l'agenda
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Appuyée par Julia
3. Motion to pour approuver le procès verbal de la réunion précédente
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Appuyée par AMC
4. Tournoi de Beer Pong des Sciences et AÉÉAP
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La fin de semaine prochaine
Dernier événement philanthropique de l'été
Commence à 19h00 à la maison de Sunni
Perdu le contrat de 70% du profit du paiement d'entrée avec Tequila Jack`s
5. Journée Shine
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Idées d'événements: les homme cire leurs jambes, push-ups, des courses de chaise à
roulettes, course avec de l'argent (1-2$), twister, marathon de danse de 8 heures, la
station clin d'oeil, petits gâteaux du tableau périodique, jet de ballon d'eau, tarte à la face
Pour les pancartes: pendant le vente des trousses, grandes affiches avec de la peinture
et des feutres
Pour l'argent: on va peut-être louer notre compteur d'argent pour cette journée au lieu
dont toute l'argent va être comptée. On va possiblement crée un contrat pour la
responsabilité de la FÉUO en cas de dommage.
6. Espace de bureau
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À revenir
7. Trousses de Premiers Soins
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Nous avons une trousse de premiers soins défectueux
Liz a mentionné qu'elle aurait un kit sur sa personne
Olivia Gallarino peut se faire attribuer une trousse
Nous ne pouvons pas mettre des préservatifs dans les trousses de premiers soins
8. Retraite exécutif
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Vérifiez vos courriels pour "quoi apporter"
Collectivement, nous avons besoins des pots et des poêles
Julia apporte un lit de camp
Kevin apporte son matelas gonflable
Elsa apporte des haut-parleurs
Vincent apporte des pinces, des pots et des poêles
Steve arrive à 17h50
6. Espace de bureau
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Tout a sa propre place maintenant
Alors retourne un objet si elle est hors place
Plats sales doivent identifiés, Tupperware est parti
Boîtes à proximité de la réception sont où les loyers seront effectués
Gardez-le propre
9. Prochaine rencontre
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La semaine avant la Semaine 101
10. Mises à jour de l'exécutif
10.1 Sénateur
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aucune
10.2 Conseilleur principale
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Rencontre du comité des élections
Établir des dates en automne
Établir une horaire des élections
10.3 Interne
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Le comité des services va se recontrer à la fin du mois
Les cadenas des casiers sont maintenant coupés
On va commencer à charger en Septembre
10.4 Externe
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aucune
10.5 Sociale
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La Semaine 101 est en 16 jours
Les artistes de Fedstock sont Kardinal Offishal et Lupe Fiasco ainsi que DJ T-Dot et Le
R
Les étudiants d'UOttawa et non les étudiant(e)s 101, les guides ou les membres
exécutives peuvent acheter un billet la dernière semaine en août pour 10$
Feux d'artifices pour la cérémonie de clôture
Formation d'accompagnement- on était supposé participer à cette formation ce samedi,
pour une formation concernant l'accompagnement d'une personne avec un handicap
visuelle
Clause suggérée pour les renonciations- pour les étudiant(e)s participant à notre
Semaine 101 et à Ottawa Frosh Week- si vous participez à l'autre semaine 101- nous ne
couvrons pas les blessures qui sont infligées par l'autre semaine - nous ne sommes pas
responsable, à moins qu'il survient sur notre site
Petit-déjeuner geule des bois après Camp Fortune
Restez alerte pour Ottawa Frosh Week
10.6 Logistiques
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aucune
10.7 Promotions
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A tout sous contrôle
10.8 Bilinguisme
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Messages; les personnes sont confuse s'ils doivent acheter la trousse de la FÉUO et
de l'AÉS
10.9 Finances
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Rencontre pour le comité des finances hier; nous sommes la seule Semaine 101 qui ne
vend pas leur trousse pour 70$
10.10 Académique
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Gilmour est sur la liste pour le symposium académique
Commence à travailler la vente de garage des manuels de cours
Événement scholastique céduler pour cette fin de semaine
10.11 Philanthropique
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En 2 jours nous avons notre dernière vente de suçettes
AÉÉIP a une vente de suçettes et nous les accompagnons
Fête ABC le samedi après la Semaine 101
Peut avoir des conflits avec certaines dates concertant Vets Tour et la fête appréciant
les guides
10.12 Coordinatrice de Shinerama
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aucune
10.13 Coordinatice des bénévoles
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4 guides ont quittés, 2 on été au Cuba
Fête pré-Semaine 101, BBQ à Strathcona avant le tournoi de Pong
La réunion est le 28 et on doit être présent pour 18h
Reilly ou Imroze fera un rappel pour les premiers soins à la réunion des guides
Les guides qui ne peuvent pas rendre sont invités à la dernière réunion exécutif
Pour la fête d'appréciation des guides- Analise Mathers
10.14 Présidente
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L'enregistrement co-scolaires- rencontre informative la semaine prochaine afin
d'apprendre comment établir une coordinatrice des bénévoles pour noter les heures de
bénévolats des personnes qui aident à l'AÉS
Le comité de la Constitution se rencontre avant la fin de l'été
La réunion d'accessibilité a dépensé 70$ pour du papier pour l'imprimante braille
11. Varia
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La commande CREO se fait imprimé
Horaire modifiée- AMC
Steve essaie d'organiser des talkies-walkies (27$ chaque pour la semaine)
Ajouter le mot "formation" dans le procès verbal de la réunion précédente à la mise à
jour de la présidente concernant la culture du viol
12. Motion de terminer la réunion
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Appuyée par Liz
Réunion termine à 19h00
Date: Thursday, July 14th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 5:00PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absent)
Olivia Gallarino (absent)
Steven Patrick Deery (enters at 5:50)
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui (absent)
Ahmed Al-Saaq (absent)
Sabrina Slade (absent)
Elisabeth Hart McKittrick
Meeting starts at 5:11
1. Opening of the meeting
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Seconded by Esther
2. Motion to amend the agenda
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Seconded by Julia
3. Motion to approve the previous meeting's minutes
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Seconded by AMC
4. HK and Science Beer Pong Tournament
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Next weekend
Last philanthropic event for the summer
Saturday: starts at 7PM at Sunni's house
Lost 70% cover deal with Tequila Jack's
5. Shine Day
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Any event ideas: man leg wax, push-ups, wheelie chair races, loonie-toonie mile, twister,
8-hour dance marathon, wink station, baked periodic table of cupcakes, water balloon
throw, pie-face
For posters: during kit sales, hung posters with paint and markers
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For money: we may lend our coin counter for use on shine day where all the money is
being counted in one place, we may draw up a contract for SFUO accountability in case
of damages
6. Office Space
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Come back to it later
7. First Aid Kits
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We have one faulty first aid kit
Liz mentioned that she would have a kit on her
Olivia Gallarino may be assigned another
We cannot put condoms in the first aid kits
8. Exec Retreat
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Check your email for what-to-bring
Collectively we require pots and pans
Julia bringing cot
Kevin brining air mattress
Elsa bringing speakers
Vincent bringing tongs and pots and pans
Steve arrives at 5:50
6. Office Space
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Everything has its own space now,
So return something if it is out of place
Dirty dishes should be CALLED OUT ON, Tupperware is gone
Boxes near the front desk are where rentals will be done
Keep it CLEAN
9. Next meeting
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Week before 101 week
10. Updates
10.1 Senator
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none
10.2 Senior Advisor
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Elections committee meeting next weekend
Establish fall dates
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Nail down election schedule
10.3 Internal
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Services committee will be meeting at the end of the month
Lockers are cut
Charging when we open in September
10.4 External
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none
10.5 Social
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101 week is in 16 days,
Fedstock artists are Kardinal Offishal and Lupe Fiasco, as well as DJ T-Dot, Le R
uOttawa students not 101ers, guides or exec can buy tickets for 10$ last week of August
Fireworks for closing ceremonies
Accompaniment training - we were supposed to attend this Saturday, for training on
accompanying people with visual disabilities
Suggested clause in waivers - for students attending on our 101 week and ottawa frosh
week - if you are participating in the other 101 week - we do not cover injuries that are
inflicted by the other week - we are not liable unless it occurs on site
Potential hangover breakfast after camp fortune
Stay alert for Ottawa frosh week
10.6 Logistics
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none
10.7 Promotional
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Got it under control
10.8 Bilingualism
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Messages; people are confused whether or not they buy SFUO kit or science kit
10.9 Finance
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Finance committee meeting; we are the only 101 week that's not selling for 70$,
10.10 Academic
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Gilmour is on board for Academic Symposium
Getting started with textbook garage sale
Scholastics event scheduled for this weekend
10.11 Philanthropic
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In 2 days we have our last sucker run
IPSSA is having a sucker run and we tag along
ABC party Saturday after 101 week
May be some conflicts with dates concerning Vets Tour and guide appreciation party
10.12 Shinerama coordinator
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none
10.13 Volunteer coordinator
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4 guides dropped out, 2 went to cuba
Pre-101 week party, BBQ at Strathcona before pong tourney
The meeting is on the 28th, we must show up for 6 oclock
Reilly or Imroze will do a refresher for first aid at all guide meeting
The guides that cannot make it are invited to the last exec meeting
For guide appreciation party - Analise Mathers
10.14 President
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Co-curricular record - info meeting next week about how to setup volunteer coordinator
for people's hours who volunteer under the SSA
Constitution committee meeting before the end of the summer
Accessibility meeting spent 70$ on paper for brail printer
11. Varia
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CREO order is being printed
Altered schedule -AMC
Steve is figuring out walkie talkies(27$ each for the week)
Adding the word "workshop" to the previous meeting's minutes in president's update
regarding rape culture
12. Motion to end the meeting
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Seconded by Liz
Meeting ends at 7:00