secrétariat direction des soins

FICHE DE POSTE
Site :
Hôpital Henri Ey
15, avenue de la Porte de Choisy
75013 PARIS
Accès : Métro 7, Tramway 3, Bus 183
arrêt Porte de Choisy
Service: Direction des Soins
Personne à contacter : Nathalie PEYNEGRE – Directrice des Ressources Humaines
Date de parution : 21 juillet 2010
Poste : 42 13
INTITULE DU POSTE
Fonction : Secrétaire à la Direction des Soins
Grade : Adjoint Administratif
• Liaisons hiérarchiques :
- Le Coordinateur Général des Soins
• Liaisons fonctionnelles :
- Les Cadres Supérieurs de Santé
- Les Cadres de Santé
- Les différentes directions fonctionnelles
- Le personnel paramédical
Horaires de travail : Lundi au Vendredi 9h00-17h00
MISSION DU POSTE
Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes du secrétariat de la
Direction des Soins.
ACTIVITES PRINCIPALES
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Accueil physique et prise en charge des personnels et autres publics
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Préparation et suivi de dossiers
- Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de la Commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et
Médico-Techniques
- Reproduction de documents
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
- Gestion de l’intérim soignant hors pôle médico-social
- Remplacement occasionnel des secrétariats direction et DRH
COMPÉTENCES REQUISES
Etre capable de :
- utiliser les procédures, directives, protocoles, mises en
place dans l’établissement
- utiliser les outils bureautiques
- filtrer et orienter les appels téléphoniques
- accueillir différents publics
- définir un plan de classement
- identifier les demandes de différents interlocuteurs
internes ou externes à l’établissement
- synthétiser et prioriser les informations pour les
transmettre à son responsable
- évaluer la pertinence des données administratives
transmises au regard du travail à effectuer
- rédiger et mettre en forme un document de façon
autonome (courrier, compte-rendu, procès-verbal,
dossier…)
- travailler en équipe
- organiser et prioriser les activités de secrétariat
- s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et
variés
QUALITÉS REQUISES
-
discrétion
organisation
méthode
disponibilité
autonomie
esprit critique
dynamisme
curiosité
R:\Fiches de poste\Ressources Humaines\Direction des Soins\secrétariat direction des soins.doc
Dernière impression le 21/07/2010 16:26:00