ASSISTANTE DE DIRECTION DIRECTION GENERALE

FICHE DE POSTE
POLE POLITIQUES
SOCIALES ET DU SOIN
Direction du
développement
professionnel
ASSISTANTE DE DIRECTION
DIRECTION GENERALE
N° : SDGL001C
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MISSIONS GENERALES DU POSTE
•
Assister et faciliter l’exercice professionnel du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint
dans le cadre du pilotage du responsable du secrétariat de la Direction Générale.
ACTIVITES PRINCIPALES
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Accueil physique
Gestion des appels téléphoniques (traitement, filtrage, renseignement, transcription des
messages)
Gestion quotidienne du courrier et des mails reçus
o ouverture, édition et mise à disposition du Directeur Général et du Directeur Général
adjoint
o enregistrement, tri, traitement, diffusion, suivi et archivage
o suivi des suites à donner auprès des destinataires désignés
Gestion du courrier départ : mettre à la signature après visa et vérification du respect des normes
de rédaction et de présentation
Gestion et harmonisation de l’emploi du temps du Directeur Général et du Directeur Général
adjoint en fonction de leurs directives et priorités
Préparation des réunions de travail et des rendez vous (dossiers) et gestion des déplacements des
Directeurs
Rédaction et mise en forme de divers documents : courriers, notes, rapports, supports de
présentation (diaporamas), ordres du jour et compte-rendus de réunions
Diffusion et circulation de l’information auprès des acteurs concernés
Gestion de la réservation de salles de réunions (4 salles)
Réalisation du tableau de garde administrative
Gestion des stocks et commande des fournitures bureau
Tâches complémentaires :
• Secrétariat du service du conseil juridique
• Secrétariat de la Direction de la communication, des partenariats, des projets médicaux et de la
gouvernance (pôle recherche et développement) en l’absence de la secrétaire.
RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
• Situation dans l’organigramme
Agent placé sous l’autorité de la responsable du secrétariat de la Direction Générale et des Directeurs
Généraux
• Liaisons fonctionnelles
Avec l’ensemble des secrétariats des directions fonctionnelles
Avec l’ensemble des services de l’institution, notamment les services cliniques
Avec l’ensemble des partenaires extérieurs (publics, privés, autorités publiques)
COMPETENCES REQUISES (SAVOIR-FAIRE ET CONNAISSANCES)
•
Recensement des savoir-faire
- utilisation maîtrisée des outils bureautiques
- Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe
- Sens de la communication de l’information dans le respect du secret professionnel et de la
confidentialité
- capacité d’adaptation, polyvalence et esprit d’initiative
- disponibilité et réactivité
- sens du travail en équipe
- aisance relationnelle et facilité d’expression
- sens de l’organisation et rigueur dans l’éxécution de ses missions
- définition et utilisation d’un plan de classement et d’archivage notamment numérique
•
Recensement des connaissances
- organisation et fonctionnement interne de l’établissement
- techniques de secrétariat
- droit hospitalier
CONDITIONS PARTICULIERES D’ EXERCICE
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•
amplitude horaire variable : 8h – 16h30 /8h30 – 17h /9h30 – 18h
permanence téléphonique de 8h à 18h
PREREQUIS INDISPENSABLES
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•
Diplôme : BTS assitante de direction ou diplôme équivalent validé
Licence de gestion
PREREQUIS CONSEILLES
•
Expérience en secrétariat de direction ou de direction générale fortement recommandée
CORRESPONDANCES STATUTAIRES EVENTUELLES
•
Correspondance possible et indicative avec les corps et grades des statuts particuliers de la
fonction publique hospitalière: adjoint administratif, secrétaire médicale
C O D E M E T I E R : 45S30
Nom
Emetteur
Vérificateur
Validation
C. GANDON
JO. ARNAUD
C. AUBERT
N. BEST
Date
Emargement
27/09/2013
27/09/2013
27/09/2013