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Fiche de poste
Rectorat de Cayenne
Secrétaire de direction
Identification du poste
Domaine fonctionnel : Secrétariat Général d’Académie.
Emploi type : secrétaire de direction / particulier (e).
Fonction : secrétaire de direction/ particulier(e) auprès du Secrétaire Général d’académie de la
Guyane.
Corps : SAENES (catégorie B).
Localisation du poste : Rectorat de Cayenne-Enseignement scolaire- Route de Baduel - BP 6011
97306 Cayenne.
Votre environnement professionnel
Le Secrétaire Général de l’académie de la Guyane a pour mission, sous l’autorité du Recteur,
d’assurer l’administration de l’académie. A ce titre, il prépare et met en œuvre les décisions du
Recteur, en liaison avec les conseillers techniques et les inspecteurs d’académie. Il a en charge
l’ensemble des services administratifs du rectorat. Il anime et coordonne l’action des chefs de
division et de service.
Pour la réalisation de ses missions, le Secrétaire Général d’Académie est assisté de 2 adjoints :
 Secrétaire Général Adjoint d’Académie, Directeur des supports et des moyens,
 Secrétaire Général Adjoint d’Académie, Directeur des ressources humaines.
Vos activités principales
MISSION GENERALE : assurer le secrétariat particulier du Secrétaire Général et du Secrétaire Général
Adjoint, Directeur des Supports et Moyens. Assurer l’intérim du poste de la secrétaire du Directeur
des Ressources Humaines, en cas d’absence de celle-ci. Polyvalence sur les postes de secrétariat
énumérés ci-après.
 Traiter au quotidien le courrier postal, électronique et le fax : enregistrementdiffusion-suivi.
 Assurer l’accueil téléphonique, physique et réorienter si nécessaire.
 Gérer les agendas papier et électronique du Secrétaire Général en veillant à évaluer l’ordre
de priorité des rendez-vous.
 Assurer diverses missions de secrétariat propre aux besoins du Secrétariat Général (support
au SG, aux SGAA et aux chargés de mission, préparation de documentations, actualisation
des calendriers et diffusion auprès des services, etc.…).
 Interface avec les services rectoraux, Etablissements scolaires, etc.….
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 Assister le Secrétaire Général d’Académie sur toute question ou dossier concernant le
pilotage des services académiques.
 Assurer l’interface afin de permettre la préparation des décisions, leur mise en œuvre et leur
suivi.
 Préparer des notes de synthèse et d’analyse prospective sur des dossiers relatifs au
positionnement de l’Académie dans son environnement local, régional, national.
 Venir en appui au Secrétaire Général d’Académie pour coordonner une action transversale
ou pour traiter une action particulière.
 Assurer l’interface avec les instances correspondantes locales (collectivités, partenaires
publics), régionales (université de la Guyane), ou nationales (autres Rectorats, Ministères,
etc…).
 Organisation des réunions et des instances.
Vos compétences principales mises en œuvre
Savoir :
Connaitre l’environnement institutionnel (ministères ; collectivités territoriales).
Savoir situer le niveau de responsabilité des principaux acteurs (MEN, MOM, Préfecture,
établissements scolaires, organisations syndicales, collectivités territoriales).
Maitrise de l’organigramme du Rectorat.
Savoir-faire :
Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie
électronique, plateformes ministérielles type ARENA).
Etre organisé (e), méthodique, rigoureux (euse).
Savoir communiquer à l’oral et rédiger.
Savoir être :
Probité
Confidentialité
Discrétion
Sens des relations humaines
Qualités d’écoute et de discernement
Maîtrise de soi
Sens du travail en équipe
Réactivité
Capacité d’adaptation
Disponibilité
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