1- ACCUEIL : 2 - SECRETARIAT : A

1- ACCUEIL :
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Assurer l’accueil et tenir le standard téléphonique.
Renseigner et orienter les personnes à la demande.
Renseigner les parents sur les tickets repas et vente des tickets pour le self.
Réceptionner les livraisons et signer le bon de livraison.
2 - SECRETARIAT :
A - Inspection Académique, Rectorat, DDEC et divers :
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Assurer les relations et formalités avec les divers organismes : PV d’installation des
professeurs, des titulaires, des suppléants, préparation rentrée, DNB, retraite.
Constituer le dossier enseignant pour un premier emploi.
Assurer la liaison avec le Rectorat au moyen du logiciel SCONET et consulter régulièrement la
messagerie électronique.
Créer et mettre à jour les fiches de l’Observatoire ECOLE (DDEC) (fiche des enseignants).
Etablir la liste des professeurs principaux par classe pour transmission à l’IA.
Gérer la liste et le suivi des activités de type péri-éducatif pour l’IA et le Rectorat.
Préparer les formalités administratives des dossiers d’orientation des 3° et le Brevet des Collèges
en lien avec les professeurs principaux.
Gérer le forfait d’externat pour l’IA.
Gérer le mouvement des enseignants et les listes d’aptitudes pour l’IA et le Rectorat.
Gérer les remplacements des professeurs pour la DDEC.
Gérer les stages des enseignants en lien avec FORMIRIS pour l’IA et le Rectorat, en concertation
avec la comptabilité.
Assurer les formalités relevant de la Commission Académique de l’Emploi (mutations des
enseignants, formation, cessation progressive d’activité, départ à la retraite, temps partiel autorisé).
Renseigner le logiciel STS WEB (enseignants) et SCONET (orientation 3° Brevet des Collèges).
Faire le lien avec le médecin scolaire pour fixer des RDV pour effectuer les PAI pour les élèves.
B - Fonctionnement interne à l’établissement
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Préparer les cartes professionnelles des enseignants.
Assurer le secrétariat pour les préinscriptions au collège : prendre les RDV et faire une fiche de
préinscription pour le collège.
Assurer le suivi des élèves sur le logiciel APLON.
Préparer les dossiers des bourses de Collège.
Demander aux établissements scolaires les dossiers des nouveaux élèves ainsi que l’exeat.
Photocopier et archiver en doubles exemplaires les bulletins de notes des élèves (1 exemplaire
dans le dossier scolaire et l’autre pour l’établissement).
Suite B
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Envoyer les dossiers scolaires des élèves quittant l’établissement, une fois la scolarité réglée, les
repas payés et les livres rendus.
Frapper les courriers et les circulaires diverses au profit du Collège ainsi que tout courrier
pédagogique à destination des enseignants et du personnel après aval de la direction.
Distribuer les documents et le courrier dans les casiers.
Afficher les circulaires à la demande du Chef d’Etablissement.
Rédiger les déclarations d’accident des élèves (uniquement pour les élèves ayant l’assurance de
l’établissement, pour les autres rédiger une attestation).
Gérer le registre des mouvements des enseignants
Assurer la commande des fournitures administratives (papeterie).
Affranchir le courrier et amener, si nécessaire le courrier à la Poste et aller chercher les
recommandés.
Préparer et donner éventuellement aux parents des élèves les feuilles pour le transport scolaire,
les aider à remplir les formulaires.
Faire établir les devis pour les sorties ou voyages scolaires
Assurer le secrétariat découlant des tâches du poste, y compris les tâches informatiques
mise à jour des logiciels et en particulier les sauvegardes régulières des fichiers.
3 - COMPTABILITE :
 3.1-GESTION DES FAMILLES :
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Préparation des remises de chèques (cantine, scolarité, réinscriptions, inscriptions, transport
occasionnel, livres perdus ou abîmés) et d’espèces.
Gérer la facturation.
Gérer les comptes des familles. en relation avec le secrétariat
Produire les attestations et les estimations de frais à la demande.
Assurer le suivi des bourses suivantes en concertation avec la comptabilité : restauration, bourses
nationales, fond social des cantines et collégien.
 3.2 - COMPTABILITE : Gérer
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Les encaissements / décaissements.
Les factures fournisseurs.
Les chèques et les comptes bancaires.
Préparer la révision comptable.
Préparer les états à la demande.
Suivre les familles en difficultés et rendre compte pour les réunions de l’OGEC
 3.3 - DEMANDES ET SUIVIS DES SUBVENTIONS :
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Du Conseil Général: aide à la restauration, en relation avec le secrétariat, des Fonds Falloux, des
forfaits « part TOS » et « matériels » et toutes autres subventions de l’autorité académique :
Bourses Nationales, Fond Social des Cantines et collégien de toutes subventions, d’une façon
générale
Appliquer les procédures de justification et/ou de rétrocession des subventions.
 3.4 - GESTION DU PERSONNEL :
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Gérer le registre des mouvements du personnel, assurer le suivi des contrats selon les directives du
directeur et de l’OGEC et établir les attestations, déclarations et démarches associées.
Gérer les stages du personnel OGEC (dossier OPCA).