Secrétaire Médicale à l`UCSA de MAUZAC

PROFIL DE POSTE
SECRETAIRE UCSA
DEFINITION
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et des rendez-vous d’UCSA
ACTIVITES PRINCIPALES
Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et
archivage)
Préparation et suivi de dossiers
Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
Saisie nominative de l’activité des intervenants de l’UCSA (médecins somatiques,
dentistes, kiné …)
Prise et saisie information de tous les rendez-vous d’extractions médicales,
Gestion du secrétariat dentaire,
Liaison inter-services
Accueil et renseignements des patients sur certains problèmes administratifs rencontrés ou
en vue de préparer un rendez-vous médical hors UCSA.
Création du dossier médical à l’arrivée de nouveaux détenus
Libérations et transferts de détenus (préparation du dossier médical, courriers …)
Transmission de l’activité de l’UCSA à l’Hôpital de Bergerac par le biais de Crossway et à
l’Hôpital de Vauclaire par fax adressé au CMP Villa René
Elaboration de statistiques
Accueil ponctuel lors de visites de l’UCSA par différents publics.
RELATIONS PROFESSIONNELLES
PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Services pénitentiaires (comptabilité, secrétariat de direction, économat, personnel de
surveillance, SPIP, etc…)
Services hospitaliers CHB (cadre infirmier, soins externes, services économiques, bureau
du personnel, magasin, pharmacie, laboratoire, service des urgences, etc…)
Services hospitaliers CHS (secrétaire CMP Villa René, cadre infirmier, ressources humaines,
etc …)
Autres services : gendarmerie, police nationale, direction régionale de l’Administration
pénitenciaire, ambulances, divers CMP et structures d’accueil extérieures …
SAVOIRSAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser les outils bureautiques
Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs
Réaliser et définir un plan de classement
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, dossier )
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Techniques
de
secrétariat
Bureautique
3
3
Organisation
Et
fonctionnement
Interne de
l’établissement
3
Classement
et archivage
Technique
d’accueil
physique
Techniques
d’accueil
téléphonique
Droit
hospitalier
Techniques de
communication
3
3
3
3
3
1 : connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : connaissances approfondies
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE DU METIER
Lieu : Centre de Détention de Mauzac
Horaires : 9h – 16h 30
Lien hiérarchique : cadre de santé service de médecine I