Digitalisation des documents et processus

Traitement des contrats de travail Intérimaires, bulletins
de paie, factures clients, attestations employeur.
Numen conserve dans la durée et en toute
sécurité l’ensemble de vos documents
produits, émis ou reçus, quelle que soit la
nature de vos contenus
TRAITEMENTS RÉALISÉS
LE CLIENT
Synergie est une entreprise de travail
temporaire, de recrutement et de
formation travaillant pour 80 000
entreprises auprès desquelles elle
détache chaque jour environs 50 000
personnes dans de multiples secteurs.
Avec ses 570 agences et 2 300
collaborateurs, Synergie est le 4ème
réseau d'emploi par intérim, en France.
Synergie confie à Numen la prestation d’externalisation de
processus de traitement des contrats de travail Intérimaires,
bulletins de paie, factures clients, attestations employeur.
Cette prestation comprend la prise en charge du cycle de vie
complet des pièces: capture des flux, émission des courriers,
traitement des retours, archivage électronique, vérification des
signatures… et plus particulièrement :
•
Envoi des contrats de travail aux intérimaires et aux
entreprises
-
Capture des données depuis les applications métier du
client
-
Composition des documents (contrats intérimaire /
entreprise)
LES BESOINS
-
Versement dans la GED, mise en place d’un chrono
unique de sortie
Synergie cherchait un moyen de gérer
en toute sécurité des données sensibles
(éléments constitutifs des bulletins de
paie, contrat de mission avec les
entreprises), en se conformant aux
exigences réglementaires (délai de 48h
pour adresser le contrat de travail
d’intérim pour ne pas requalifié
l’intérimaire en salariés permanent).
-
Massification des éditions (courrier égrené), « double
run » possible
-
Préparation des retours (code barre, code document,
enveloppe TSA)
La société est également présente dans
quatorze pays d’Europe mais aussi au
Canada et en Australie.
•
Gestion des retours
-
Gestion des PND (ex NPAI)
-
Traitement des courriers retours (ouverture, mise à plat,
numérisation)
-
Vérification de la conformité : signatures et dates (levée
de doutes)
-
Mise à jour dans la GED et dans l’application métier
-
Archivage à valeur probatoire
-
Relance des intérimaires n’ayant pas retourné leurs
contrats
+ 1 000 000 contrats, bulletins de paie
permanents et intérimaires, les factures,…
LES CONTRAINTES
AVANTAGES CLIENT
• Complexité pour unifier les flux
•
hétérogènes : éditions égrenées depuis
les agences locales et batch du SI
central
• Protocole de manipulation de
documents portant de l’information
sensible (nécessitant une conservation
à valeur probatoire)
•
Par ailleurs, le délai d’envoi des contrats
de travail nécessite une gestion fiable et
rigoureuse afin de maitriser le statut du
salarié intérimaire.
•
Capacité à démontrer l’envoi à J+1 de ses contrats de
travail,
Conservation à valeur probatoire des retours.
Diminution importante des coûts administratifs :
-
LE CONTEXTE
Confrontée à l’augmentation des coûts
d’affranchissement liés à la gestion des
envois des contrats de travail, bulletins
de salaires et factures clients, Synergie
s’est interrogée sur le moyen de réduire
significativement ce poste budgétaire.
Renforcement de la conformité :
Centralisation et massification des envois
(réduction de 27% sur les coûts d’édition et
d’affranchissement),
Élimination des coûts de manipulation papier
(estimés à 01:15 par jour et par agence).
Différenciation commerciale :
-
Diminution des délais d’arrivée des contrats clients,
Respect de la charte graphique (multi enseignes) et
réactivité sur le contenu,
Allègement du front office administratif au profit du
commerce.
Enfin, l’externalisation du service devait
par la même occasion permettre aux
collaborateurs Synergie de gagner en
productivité afin se concentrer sur leur
cœur de métier.
Par ailleurs, la solution Numen permet :
- l’intégration des salariés (intérimaires
etc.) chez ses clients,
- le développement de leurs
compétences ainsi que la gestion de
leur évolution professionnelle.
• 27% d’économie sur les coûts
d’édition et affranchissement
• Renforcement de la conformité
• Diminution importante des coûts
administratifs
Zoom sur l’offre contractualisation en ligne de Numen
• Différenciation commerciale
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Numen SA
87 rue St-Lazare 75009 Paris
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