Fiches de paie dématérialisées : le virage

Fiches de paie dématérialisées : le virage
numérique au service de l’optimisation de la
gestion des Ressources Humaines
Dans un contexte où le numérique, soutenu et appuyé par l’Etat, se propage de
plus en plus au sein des entreprises, la fonction RH doit rapidement s’adapter.
Pour suivre cette « R-évolution » déjà bien en marche, l’automatisation des
processus RH, qui passe par la dématérialisation, s’impose comme un levier
nécessaire à leur optimisation, permettant d’éliminer les tâches à faible valeur
ajoutée, et parfois encore traitées manuellement.
Pour accélérer ce passage au numérique aujourd’hui essentiel, de nombreuses
réformes sont entrées en vigueur au 1er janvier 2015. Parmi les changements
annoncés, quatre ont des répercussions directes et importantes pour les directions
des Ressources Humaines : le compte Personnel de Formation, le compte de
Pénibilité (quatre facteurs de risque doivent être mis en place en 2015, et six en
2016), la rémunération des stages et la simplification du bulletin de paie.
La mise en place de ces réformes n’est pas simple, et elle est coûteuse, à l’heure où
l’optimisation des services RH et des gains de productivité sont plus que jamais
requis.
Pour pallier ces contraintes, les outils numériques et innovants représentent une
véritable opportunité pour les services RH de se concentrer sur leur métier.
Si la loi permet depuis le 12 mai 2009 la dématérialisation de la fiche de paie sous
certaines conditions, la réalité du terrain nous amène à constater que le chemin est
encore long pour la généralisation de son application.
Si deux générations s’affrontent : la génération X, plutôt attachée au « papier », et
les « digital natives », nés avec les usages numériques, des solutions existent pour
répondre à la gestion hybride de ce document auquel est attaché le salarié, dès lors
que le service Ressources Humaines est à même de proposer un service en
adéquation avec le mode de communication (papier et numérique).
L’externalisation des services est une des solutions offrant des gains de
productivité directs sur la diffusion de la fiche de paie papier (impression, mise sous
pli) et du bulletin de paie numérique grâce au Coffre-Fort Numérique.
La digitalisation du recrutement et la dématérialisation du dossier du salarié
permettent de donner des outils aux directions des ressources humaines pour
maîtriser le virage du numérique.
Les « digital natives » sont des acteurs proactifs d’aujourd’hui et de demain
pour la démarche numérique RH. Ils ont poussé, poussent et pousseront les
entreprises à adopter rapidement de nouveaux usages (réseaux sociaux,
travail collaboratif, réactivité, etc.). Le digital continuera d’intervenir à tous les
niveaux pour optimiser et sécuriser l’activité des ressources humaines.
Une politique du « Zéro papier » initiée par la direction générale permettrait
d’avoir toutes les cartes en main afin de prendre les décisions adéquates,
répondre aux exigences de l’entreprise et des hommes qui la composent et par
conséquence de l’évolution de son organisation.
Frédéric de COSTER,
Responsable Commercial Marchés, Groupe Numen
Cas client
le 01 juin 2015
Les documents RH et les bulletins de paie
des salariés IKEA France
dématérialisés par Numen
Le Groupe Numen, qui a vocation d’étudier, de concevoir et d’opérer des solutions de BPO
complexes visant à externaliser tout ou partie de fonctions métiers pour ses clients, s’est vu
confier la mise en place d’une solution de gestion électronique du dossier salarié, la
dématérialisation des bulletins de paie et leur archivage dans un coffre-fort numérique personnel
pour une durée de 30 ans.
Créé en 1943, le groupe IKEA est une entreprise suédoise spécialisée dans la conception et la
distribution de mobilier prêt à poser ou à monter en kit et de solutions de décoration. Forte de ses 338
magasins répartis dans 41 pays, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires de 37,9 milliards d’euros en
2014.
En France, IKEA est présent depuis 34 ans et compte aujourd’hui 35 sites (1 siège, 29 magasins, 4
dépôts et 1 centre de Relations Clients) et 10 000 salariés (9 000 Contrats à Durée Indéterminée) pour
un chiffre d’affaires de 2,4 milliards d’euros annuels.
 IKEA France a souhaité diminuer progressivement les coûts d’envoi des bulletins de paie,
simplifier et sécuriser le processus de distribution des bulletins de paie, tout en garantissant
l’unicité du dossier individuel du salarié dans un format électronique.
LE PROJET Souhaitant innover en terme de dématérialisation des documents de ressources humaines,
IKEA a cherché à mettre en place un dossier électronique des salariés afin de simplifier, moderniser,
fluidifier et sécuriser les processus RH, et gagner en temps, en efficacité et en transparence.
Volet 1 : gestion électronique du dossier salarié
Il s’agit tout d’abord de dématérialiser l’ensemble des documents d’administration du personnel,
pour simplifier les échanges entre l’entreprise et ses collaborateurs, qui ont désormais accès en
permanence et de façon immédiate à leur dossier personnel.
Les salariés peuvent ainsi, dans une logique de self-service, mettre à jour en temps réel leurs
informations : changement de Relevé d’Identité Bancaire, nouvelle adresse postale, etc.
En réponse à une réglementation de plus en plus complexe, cette gestion centralisée des dossiers
assure conformité et fiabilité, avec notamment la mise en place de rappels automatisés pour les dates
de péremptions.
Volet 2 : dématérialisation des bulletins de paie et coffre-fort numérique
Outre cette simplification de l’administration du personnel, le projet prévoit, pour chaque salarié, la mise
en place de bulletins de paie électroniques et leur archivage dans un coffre-fort numérique
personnel accessible pour les trente prochaines années.
Ce projet est un pilote au niveau monde pour le Groupe Ikea, initié en France par les nouvelles
réglementations en faveur de la dématérialisation, et par l’intérêt de rechercher toujours des services à
valeur ajoutée pour tous les collaborateurs.
LA SOLUTION L’expertise des équipes Numen dans le secteur RH favorise une compréhension rapide
des besoins et des processus internes.
« Nous avons choisi Numen pour la qualité de sa réponse aux divers éléments du cahier des
charges. Le groupe a été à même de nous proposer une solution pointue et flexible, avec la
possibilité de s’adapter via des solutions ad hoc, alliée à une capacité de gestion de masse des
données personnelles dans des processus automatisés et très sécurisés, tout en mettant à notre
disposition un interlocuteur unique pour des attentes répondues de A à Z » explique Bertrand
FIALIP, Directeur du développement social et des rémunérations chez IKEA France.
Prestataire professionnel de l’éditique de la dématérialisation de documents sensibles, Numen réalise
pour Ikea France une prestation globale (proposant personnel et technologies 100% Numen) de
dématérialisation des documents RH, pour une meilleure optimisation des coûts.
Numen assure, pour le volet « dossier électronique du salarié », la mise en place d’une solution de
gestion électronique du dossier salarié (Easyfolder RH en mode SaaS), la reprise des historiques et
dossiers existants, leur numérisation et leur indexation.
Pour le volet « dématérialisation des bulletins de paie », Numen opère la mise en place d’une solution
permettant à Ikea de proposer à l’ensemble de ses salariés de dématérialiser leurs bulletins de
paie, la gestion de l’aiguillage des documents de type papier (Numen Express) et électronique (Numen
Exchanges), et l’optimisation postale des envois résiduels par courrier aux domiciles des salariés.
Numen, expert en échanges à valeur probatoire, permet des bulletins de paie électroniques 100%
conformes.
LE DÉPLOIEMENT Disponible en mode SaaS, la solution de gestion électronique du dossier salarié
génère peu d’interférences avec le SI de l’entreprise.
Cette phase du projet a été lancée en septembre 2014. Après deux mois d’échanges et de groupes de
travail, la mise en place de la solution a débuté en novembre. Aujourd’hui, le pilote est expérimenté sur le
site de Chambray-les-Tours, tandis que la plateforme d’échanges Numen Exchanges est en cours
d’implémentation.
« Les équipes Numen sont attentives à nos besoins ; nous travaillons ensemble, dans une logique
de collaboration, et nous n’avons pas de retard dans notre planning. Le déploiement de la solution
sur tous les sites Ikea de France est prévu pour juin-juillet 2015 », ajoute Bertrand FIALIP.
Concernant la dématérialisation des
bulletins de paie et leur archivage
dans un coffre-fort numérique, une
première
campagne
de
communication sera menée en
septembre
2015
auprès
des
collaborateurs, pour un envoi
hybride – papier + électronique –
des bulletins de paie d’abord, et
100% électronique à terme. Un
référent « dématérialisation » a été
désigné au sein des équipes Ikea de
chaque magasin pour faire le lien.
La gestion des documents, au
contenu hautement confidentiel, est répartie sur 35 sites en France : 1 siège, 29 magasins, 4 dépôts
et 1 centre de Relations Clients.
Les moyens humains ainsi que les technologies utilisées sont dimensionnés afin d’absorber les variations
de volumes, l’hétérogénéité des formats, et de gérer les exceptions ainsi que les crêtes, tout en
respectant la qualité et les délais attendus par Ikea.
LES AVANTAGES En plus de diminuer les coûts d’envoi des bulletins de paie et annexes, Ikea
innove en matière de gestion RH et offre un nouveau service à ses salariés.
Par ailleurs, la mise en place du dossier électronique du salarié assure la mise à jour des informations
dans le respect du cadre légal, l’homogénéisation et la sécurisation des documents, tout en permettant
de gagner de l’espace d’archivage et d’agir en faveur du développement durable en visant le zéro
papier.
À propos du groupe Numen
Le groupe Numen fédère 980 collaborateurs experts en projets d’externalisation de données et documents sensibles.
Depuis plus de 45 ans, Numen crée une relation de confiance avec ses clients, parmi lesquels : des banques, des
compagnies d’assurances et mutuelles, des enseignes de grande distribution et entreprises industrielles, des
professionnels de l’immobilier, des éditeurs, des institutions européennes, des bibliothèques nationales et organismes
publics. Organisé en 3 divisions – Paiement Services, Document Services et Business Services – le groupe Numen réalise
un chiffre d’affaires de près de 74 M€ avec ses implantations en Europe.
Pour en savoir plus : www.numen.fr / www.linkedin.com/company/494479
Contacts presse : Scenarii - 01 55 60 20 47
Sarah Ousahla - [email protected] / Sonia Lawson - [email protected]
COMMUNIQUÉ DE PRESSE
Paris, le 01 juin 2015
La gestion des documents RH facilitée grâce aux solutions Numen
Les services de ressources humaines ont pour vocation de gérer, administrer, mobiliser et
développer le potentiel humain d’une entreprise à travers différentes missions telles que le
recrutement, la formation, la gestion de la paie, etc.
La Direction des Ressources Humaines reçoit ainsi de nombreux documents entrants : CV,
contrats, arrêts de travail, demandes diverses et autres formulaires.
Dématérialiser tous ces documents entrants, c’est mieux les partager, les traiter et les
conserver.
Les bénéfices de la dématérialisation des processus RH sont multiples :
-
simplification de la gestion des documents RH et des échanges entre employeurs et salariés
-
sécurisation et pérennisation des documents
-
optimisation de la confidentialité et de la traçabilité des documents sensibles
-
modernisation des process
-
recentrage des personnels RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée
-
réduction des coûts associés à l’impression et à la distribution des documents
-
augmentation de la satisfaction des collaborateurs
-
séduction des candidats au recrutement grâce à la vitrine digitale et efficace de l’entreprise
À terme, les services de ressources humaines pourront se dégager du temps de travail pour leur
permettre de se concentrer sur la gestion du capital humain de l’entreprise.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Un salarié perd en moyenne 6 heures par semaine
à chercher des informations papier existantes.
Un cadre peut y passer jusqu’à 30% de son temps.
La gestion des échanges de documents
représente 6 à 15% du chiffre d’affaires d’une entreprise.
Numen propose des solutions dédiées qui répondent à l’ensemble des besoins liés à
la gestion et l’administration du personnel de l’entreprise :
-
Grâce à Numen Exchanges, l’échange de documents dématérialisés s’effectue en toute
confiance, de la signature en ligne au coffre-fort numérique ;
-
Une fois dématérialisé, le document doit être conservé dans un environnement qui garantit
un partage efficace, sécurisé, confidentiel et pérenne. Conçue pour servir cet objectif, la
déclinaison spécialisée RH de la suite EasyFolder, dédiée à la gestion et à l’archivage de
documents électroniques (GED), apporte une solution reconnue pour son ergonomie et sa
pertinence.
-
EasyFolder suite, avec ses divers modules et connecteurs, apporte une solution complète pour
faire de la dématérialisation une valeur ajoutée de l'entreprise lors de ses recrutements,
dans la fidélisation de ses collaborateurs et l'accompagnement des managers.
Par ailleurs, la loi du 14 juin 2013 impose la mise en place d’une base unique, support pour la
consultation des partenaires sociaux. L’offre EasyFolder accompagne les entreprises dans
leur projet d’amélioration du dialogue social en garantissant accessibilité, traçabilité,
intégrité, confidentialité et sécurité des informations.
-
Numen Éditique permet de réduire les coûts de production et d’affranchissement du
courrier sortant.
À propos du groupe Numen
Société de service informatique à la fois éditeur de solutions, hébergeur et prestataire de services de
dématérialisation, Numen s’engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale,
d’optimisation de la relation client et de back offices, de gestion documentaire, de valorisation de contenus
culturels et sensibles.
Grâce à ses 980 collaborateurs-experts, Numen est le partenaire technologique de confiance de plus de 500
entreprises issues des secteurs banque, assurance, immobilier, santé, édition, distribution, culture, industrie,
ressources humaines, etc. mais aussi d’institutions européennes et d’organismes publics.
Forte de ses 45 années d’expertise, de sa présence locale (9 implantations régionales) et européenne, et de son
centre de développement et de BPO à Madagascar, l’entreprise enregistre un chiffre d’affaires annuel de plus de
65 millions d’euros.
Pour en savoir plus : www.numen.fr / www.linkedin.com/company/494479
Contacts presse : Scenarii - 01 55 60 20 47
Sarah Ousahla - [email protected] / Sonia Lawson - [email protected]
Fiche porte-parole
Éric DORNE
Directeur Délégué de Cimail
BIOGRAPHIE
À l’âge de 12 ans, Eric Dorne se découvre une passion qui depuis ne
l’a plus quitté : l’informatique.
C’est donc tout naturellement que, bac scientifique en poche, il
choisit d’intégrer l’Institut Supérieur d’Electronique et du
Numérique (ISEN) de Lille, afin de parfaire ses connaissances dans
ce domaine.
Très vite, il rejoint la Junior Entreprise de l’école, qui voit naître et
développe son goût d’entreprendre. Au sein de la Junior Entreprise
de l’ISEN, Eric Dorne conçoit des logiciels pour des clients, qu’il ne
peut cependant pas vendre car la politique de l’organisme autorise
uniquement la vente de services.
Pourtant persuadé du potentiel de sa production, et dans le souci
d’en faire profiter les entreprises environnantes, Eric Dorne fonde
en 1991 sa société, spécialisée dans l’édition de logiciels. Il gère
CIMAIL SOLUTIONS les deux années suivantes, en parallèle de ses
études.
Après avoir conçu et distribué pendant 10 ans un progiciel de
gestion intégré destiné à l’immobilier sur le territoire national,
l’entreprise s’est spécialisée en 2001 sur des solutions de
dématérialisation, travail collaboratif et CRM. CIMAIL SOLUTIONS
dispose ainsi aujourd’hui d’une compétence pointue en GED,
archivage à valeur probante et coffre-fort électronique et Gestion
de la Relation Client.
23 ans après, Eric Dorne est à la tête d’une entreprise florissante de
50 personnes qui enregistre une croissance annuelle comprise
entre 20 et 60% depuis plusieurs années.
En février 2014, CIMAIL SOLUTIONS intègre le Groupe Numen pour
donner un nouvel élan à sa croissance.
EXPERTISES &
THEMATIQUES
D’INTERVENTION
GED (Gestion Electronique de Documents)
SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probante
CFN (Coffre-fort Numérique)
CRM Gestion de la Relation Client
Portail collaboratif
Domaines d’application :
Immobilier, Secteur Public, Ressources Humaines, Santé
CONTACT PRESSE : SCENARII
Sarah OUSAHLA
01 55 60 20 47
[email protected]