Les documents RH et les bulletins de paie des salariés IKEA France

Cas client
le 01 juin 2015
Les documents RH et les bulletins de paie
des salariés IKEA France
dématérialisés par Numen
Le Groupe Numen, qui a vocation d’étudier, de concevoir et d’opérer des solutions de BPO
complexes visant à externaliser tout ou partie de fonctions métiers pour ses clients, s’est vu
confier la mise en place d’une solution de gestion électronique du dossier salarié, la
dématérialisation des bulletins de paie et leur archivage dans un coffre-fort numérique personnel
pour une durée de 30 ans.
Créé en 1943, le groupe IKEA est une entreprise suédoise spécialisée dans la conception et la
distribution de mobilier prêt à poser ou à monter en kit et de solutions de décoration. Forte de ses 338
magasins répartis dans 41 pays, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires de 37,9 milliards d’euros en
2014.
En France, IKEA est présent depuis 34 ans et compte aujourd’hui 35 sites (1 siège, 29 magasins, 4
dépôts et 1 centre de Relations Clients) et 10 000 salariés (9 000 Contrats à Durée Indéterminée) pour
un chiffre d’affaires de 2,4 milliards d’euros annuels.
 IKEA France a souhaité diminuer progressivement les coûts d’envoi des bulletins de paie,
simplifier et sécuriser le processus de distribution des bulletins de paie, tout en garantissant
l’unicité du dossier individuel du salarié dans un format électronique.
LE PROJET Souhaitant innover en terme de dématérialisation des documents de ressources humaines,
IKEA a cherché à mettre en place un dossier électronique des salariés afin de simplifier, moderniser,
fluidifier et sécuriser les processus RH, et gagner en temps, en efficacité et en transparence.
Volet 1 : gestion électronique du dossier salarié
Il s’agit tout d’abord de dématérialiser l’ensemble des documents d’administration du personnel,
pour simplifier les échanges entre l’entreprise et ses collaborateurs, qui ont désormais accès en
permanence et de façon immédiate à leur dossier personnel.
Les salariés peuvent ainsi, dans une logique de self-service, mettre à jour en temps réel leurs
informations : changement de Relevé d’Identité Bancaire, nouvelle adresse postale, etc.
En réponse à une réglementation de plus en plus complexe, cette gestion centralisée des dossiers
assure conformité et fiabilité, avec notamment la mise en place de rappels automatisés pour les dates
de péremptions.
Volet 2 : dématérialisation des bulletins de paie et coffre-fort numérique
Outre cette simplification de l’administration du personnel, le projet prévoit, pour chaque salarié, la mise
en place de bulletins de paie électroniques et leur archivage dans un coffre-fort numérique
personnel accessible pour les trente prochaines années.
Ce projet est un pilote au niveau monde pour le Groupe Ikea, initié en France par les nouvelles
réglementations en faveur de la dématérialisation, et par l’intérêt de rechercher toujours des services à
valeur ajoutée pour tous les collaborateurs.
LA SOLUTION L’expertise des équipes Numen dans le secteur RH favorise une compréhension rapide
des besoins et des processus internes.
« Nous avons choisi Numen pour la qualité de sa réponse aux divers éléments du cahier des
charges. Le groupe a été à même de nous proposer une solution pointue et flexible, avec la
possibilité de s’adapter via des solutions ad hoc, alliée à une capacité de gestion de masse des
données personnelles dans des processus automatisés et très sécurisés, tout en mettant à notre
disposition un interlocuteur unique pour des attentes répondues de A à Z » explique Bertrand
FIALIP, Directeur du développement social et des rémunérations chez IKEA France.
Prestataire professionnel de l’éditique de la dématérialisation de documents sensibles, Numen réalise
pour Ikea France une prestation globale (proposant personnel et technologies 100% Numen) de
dématérialisation des documents RH, pour une meilleure optimisation des coûts.
Numen assure, pour le volet « dossier électronique du salarié », la mise en place d’une solution de
gestion électronique du dossier salarié (Easyfolder RH en mode SaaS), la reprise des historiques et
dossiers existants, leur numérisation et leur indexation.
Pour le volet « dématérialisation des bulletins de paie », Numen opère la mise en place d’une solution
permettant à Ikea de proposer à l’ensemble de ses salariés de dématérialiser leurs bulletins de
paie, la gestion de l’aiguillage des documents de type papier (Numen Express) et électronique (Numen
Exchanges), et l’optimisation postale des envois résiduels par courrier aux domiciles des salariés.
Numen, expert en échanges à valeur probatoire, permet des bulletins de paie électroniques 100%
conformes.
LE DÉPLOIEMENT Disponible en mode SaaS, la solution de gestion électronique du dossier salarié
génère peu d’interférences avec le SI de l’entreprise.
Cette phase du projet a été lancée en septembre 2014. Après deux mois d’échanges et de groupes de
travail, la mise en place de la solution a débuté en novembre. Aujourd’hui, le pilote est expérimenté sur le
site de Chambray-les-Tours, tandis que la plateforme d’échanges Numen Exchanges est en cours
d’implémentation.
« Les équipes Numen sont attentives à nos besoins ; nous travaillons ensemble, dans une logique
de collaboration, et nous n’avons pas de retard dans notre planning. Le déploiement de la solution
sur tous les sites Ikea de France est prévu pour juin-juillet 2015 », ajoute Bertrand FIALIP.
Concernant la dématérialisation des
bulletins de paie et leur archivage
dans un coffre-fort numérique, une
première
campagne
de
communication sera menée en
septembre
2015
auprès
des
collaborateurs, pour un envoi
hybride – papier + électronique –
des bulletins de paie d’abord, et
100% électronique à terme. Un
référent « dématérialisation » a été
désigné au sein des équipes Ikea de
chaque magasin pour faire le lien.
La gestion des documents, au
contenu hautement confidentiel, est répartie sur 35 sites en France : 1 siège, 29 magasins, 4 dépôts
et 1 centre de Relations Clients.
Les moyens humains ainsi que les technologies utilisées sont dimensionnés afin d’absorber les variations
de volumes, l’hétérogénéité des formats, et de gérer les exceptions ainsi que les crêtes, tout en
respectant la qualité et les délais attendus par Ikea.
LES AVANTAGES En plus de diminuer les coûts d’envoi des bulletins de paie et annexes, Ikea
innove en matière de gestion RH et offre un nouveau service à ses salariés.
Par ailleurs, la mise en place du dossier électronique du salarié assure la mise à jour des informations
dans le respect du cadre légal, l’homogénéisation et la sécurisation des documents, tout en permettant
de gagner de l’espace d’archivage et d’agir en faveur du développement durable en visant le zéro
papier.
À propos du groupe Numen
Le groupe Numen fédère 980 collaborateurs experts en projets d’externalisation de données et documents sensibles.
Depuis plus de 45 ans, Numen crée une relation de confiance avec ses clients, parmi lesquels : des banques, des
compagnies d’assurances et mutuelles, des enseignes de grande distribution et entreprises industrielles, des
professionnels de l’immobilier, des éditeurs, des institutions européennes, des bibliothèques nationales et organismes
publics. Organisé en 3 divisions – Paiement Services, Document Services et Business Services – le groupe Numen réalise
un chiffre d’affaires de près de 74 M€ avec ses implantations en Europe.
Pour en savoir plus : www.numen.fr / www.linkedin.com/company/494479
Contacts presse : Scenarii - 01 55 60 20 47
Sarah Ousahla - [email protected] / Sonia Lawson - [email protected]