Diligent Boards™ aide les prestataires de soins indépendants à

Diligent Boards™ aide les prestataires de soins indépendants à gérer leurs activités à l’international
Étude de cas
Diligent Boards™ aide
les prestataires de soins
indépendants à gérer leurs
activités à l’international
Diligent Boards collabore depuis 2011 avec l’une des
principales entreprises internationales de prestation de soins
de santé. Durant toutes ces années avec l’organisation et
sa direction, Diligent Boards a contribué à rationaliser leurs
activités opérationnelles pour mettre en place une culture de
la collaboration numérique.
LE DÉFI
Les organisations de soins de santé peuvent être complexes et leur lourdeur
structurelle rend souvent leur gestion difficile. De plus, avec une entreprise
présente depuis plusieurs décennies au niveau international, les questions de
gouvernance et de communication rendent le défi encore plus complexe.
Exploiter une organisation dynamique présente dans diverses parties du globe
exige d’excellentes capacités de gouvernance et un contrôle strict des réunions
des conseils et comités qui pilotent la stratégie de l’entreprise. Néanmoins, toutes
les informations nécessaires doivent être distribuées. Par le passé, le conseil
d’administration recevait généralement les informations importantes sur papier,
mais le volume des documents devenait incontrôlable. Comme une porte-parole
nous l’a indiqué, l’organisation consommait jusqu’à 10 rames de papier par mois.
5 000 feuilles étaient ainsi utilisées, le coût du papier et de l’encre avoisinant à
lui seul les 1 000 £.
De plus, chaque mois une semaine complète était consacrée à la préparation
des réunions du conseil, pour l’assemblage, les mises à jour, l’impression et
l’expédition des dossiers aux 11 membres du conseil de l’organisation, certains
résidant en dehors du Royaume-Uni. Désireuse d’apporter sa contribution au
développement durable, l’organisation a finalement décidé de migrer vers une
solution de livre numérique pour son conseil.
diligent.com
Diligent Boards™ aide les prestataires de soins indépendants à gérer leurs activités à l’international
Étude de cas
APPROCHE
Après avoir envisagé différentes approches et solutions, du simple logiciel
de création de fichiers PDF aux fournisseurs de portails pour conseils
d’administration, l’équipe a décidé qu’il lui fallait une solution complète.
Des deux candidats restants parmi les solutions choisies, c’est Diligent qui
s’est imposé. « Lorsque vous comparez Diligent à son concurrent direct,
vous vous rendez compte qu’il a été conçu en pensant aux utilisateurs »,
=
ajoute
la porte-parole. « Il est non seulement beaucoup plus intuitif, mais
il assure aussi le niveau de chiffrement et de sécurité qu’exige une
organisation de soins de santé pour protéger ses données sensibles (sans
oublier une réduction drastique de la consommation de papier) », a-t-elle
précisé.
Dans un premier temps, l’entreprise a décidé d’installer Diligent Boards au
sein de l’équipe de direction de 12 personnes, dont deux siègent également
au conseil d’administration principal de l’entreprise. L’équipe dirigeante
a utilisé Diligent Boards durant deux mois, et compte tenu de la rapidité
avec laquelle elle a acquis la maîtrise de la technologie, l’entreprise a
décidé d’étendre l’utilisation de Diligent Boards au conseil d’administration
principal et au conseil de la société d’assurance de l’organisation basée
au Royaume-Uni. L’entreprise avait prévu de fournir des documents sur
papier durant six mois parallèlement à l’utilisation de Diligent Boards, mais
plusieurs membres du conseil ont demandé après deux mois seulement à
ne plus recevoir de dossier imprimé.
RÉSULTATS
« Lorsque vous
comparez
Diligent à son
concurrent direct,
vous vous rendez
compte qu’il a été
conçu en pensant
aux utilisateurs. »
Diligent Boards a aidé l’organisation de soins de santé à économiser du
papier tout en gagnant un temps précieux chaque mois. En fait, produire
des dossiers de conseil ne prend plus désormais qu’un quart du temps
nécessaire par le passé. « Diligent Boards contribue à améliorer la qualité
de l’information. Comme nous rassemblons beaucoup plus rapidement les
documents de réunion, nous avons plus de temps pour créer des dossiers
les plus à jour possibles. Plus précis », explique la porte-parole. « Et comme
nous continuons notre expansion internationale, Diligent Boards nous
permet de partager les informations beaucoup plus facilement. »
L’organisation indique que les nouveaux utilisateurs adoptent facilement
Diligent Boards. La solution est tellement intuitive que 20 minutes suffisent
en moyenne pour former les cadres aux différentes fonctions. Compte
tenu du succès de Diligent Boards, l’organisation internationale de soins
de santé a généralisé l’utilisation de la solution.
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